Kontenarten

Abrechnung360 unterscheidet dreizehn Kontenarten. Jede hat eine eigene Rolle in Wirtschaftsplan, Buchhaltung und Abrechnung. Die Kategorie wird einmalig bei der Anlage gewählt und kann nachträglich nicht mehr geändert werden.

Übersicht

Kontenart	Wer pflegt?	Wofür?
Bankkonto	Verwalter	Bankbuchungen, CAMT-Salden
Kostentragung	Verwalter	Umlagefähige + nicht-umlagefähige Kosten
Direktkosten	Verwalter	Kosten direkt einer Einheit zugeordnet
Rücklage	Verwalter	Erhaltungsrücklage und zweckgebundene weitere Rücklagen
Sonderumlage	Verwalter	Außerordentliche Sonderzahlung
Hausgeld	systemverwaltet	Pro Einheit ein Hausgeldkonto
Sammelkonto	systemverwaltet	Zentraler Hub für Eigentümer­forderungen
Forderung	Verwalter	Offene Forderung gegen Eigentümer oder Dritte
Verbindlichkeit	Verwalter	Verbindlichkeit der WEG
Vermögenswert	Verwalter	Bewegliches Vermögen und Vorräte
Privatentnahmen	Verwalter	Privateinlagen und -entnahmen des Eigentümers (nur MV)
Kaution	Verwalter	Kautionseinzahlungen und -rückzahlungen (nur MV)
Mietkonto	systemverwaltet	Ist-Mieteingänge je Einheit bzw. Mietverhältnis (nur Mietverwaltung)

Im Detail

Bankkonto

Repräsentiert ein reales Bankkonto der Verwaltung. Empfängt Buchungen aus dem CAMT-Import oder manueller Erfassung. Mehrere Bankkonten pro Objekt sind möglich (z. B. Giro + Tagesgeld + Rücklagen­konto).

• IBAN ist Pflicht — sie steuert die automatische Zuordnung beim Import.
• Anfangsbestand zum 01.01. ist nicht eingebbar: Er kommt aus den Kontoauszügen — vom Saldo, der dem Jahreswechsel am nächsten liegt, mit den Umsätzen dazwischen auf den 01.01. gerechnet. Siehe Anfangsbestand zum 01.01..
• Umbuchungen zwischen eigenen Konten erkennt der Import über die Gegen-IBAN und verbucht sie nicht als Aufwand; offen gebliebene Überträge buchen Sie als Position auf das eigene Bankkonto.

Kostentragung

Sammelt alle laufenden Kosten der WEG: Hausstrom, Aufzug, Versicherungen, Hausmeister, Verwalter­vergütung, etc.

• Verteilerschlüssel ist Pflicht — er bestimmt die Verteilung im Wirtschaftsplan und in der Abrechnung.
• Umlagefähig (nur Mietverwaltung) entscheidet, ob die Kosten in die Betriebs­kosten­abrechnung eingehen.

Direktkosten

Kosten, die einer einzelnen Einheit zugeordnet werden (z. B. Heizöl­abrechnung für einen Einzelheizungs-Eigentümer).

• Einheit ist Pflicht.
• Erscheint im Wirtschaftsplan unter Direktkosten und in der Einzelabrechnung dieser Einheit.

Rücklage

Laufendes Rücklagenkonto, typischerweise die Erhaltungs­rücklage.

• Startsaldo wird automatisch zum 01.01. aus dem Vorjahres-Endsaldo gesetzt.
• Zuführung wird im Wirtschaftsplan in der Registerkarte Rücklagen geplant und über das Hausgeld eingezogen.
• Rücklagen­entwicklung erscheint in der Jahres­abrechnung als eigener Block.

Sonderumlage

Rücklage mit Fälligkeit und Betrag für eine konkrete Maßnahme (z. B. Dachsanierung).

• Betrag und Fälligkeit sind Pflicht.
• Beim Speichern werden geplante Buchungen pro Einheit automatisch erzeugt.
• Als einzige Kontenart mit fester Buchungsrichtung: Zahlungseingänge der Eigentümer gehören auf das Unterkonto der Einheit, Auszahlungen auf das Hauptkonto.
• Siehe Rücklagen & Sonderumlagen.

Hausgeld

Systemverwaltet — pro Einheit existiert genau eines. Wird vom System aus dem Wirtschaftsplan und der Hausgeld-Festsetzung gefüllt.

• Manuelle Buchungen sind nicht vorgesehen.
• Erscheint in der Einzelabrechnung als Saldo Hausgeld.

Sammelkonto

Pro WEG existiert genau ein zentrales Sammelkonto. Es ist die Quelle aller geplanten Buchungen (Hausgeld, Sonderumlagen, Rückzahlungen) und bündelt offene Forderungen der Eigentümer.

• Nicht löschbar.
• Wird beim Anlegen der WEG automatisch erstellt.

Forderung und Verbindlichkeit

Aus einer Jahres­abrechnung resultieren Nachzahlungs­forderungen (Eigentümer schuldet) oder Rückzahlungs­verbindlichkeiten (WEG schuldet). Diese Konten entstehen automatisch beim Generieren der Abrechnung — Sie können sie aber auch manuell anlegen (z. B. für Außenstände gegen Dienstleister). In der Mietverwaltung ist das Verbindlichkeitskonto auch der richtige Platz für ein Darlehen: Die Tilgung wird dort gebucht und bleibt damit erfolgsneutral, die Zinsen gehören auf ein nicht umlagefähiges Kostenkonto.

Feld	Pflicht	Bedeutung
Einheit / Dritter	ja	Wer schuldet / wem geschuldet wird
Betrag	ja	Offener Betrag
Fälligkeit	optional	Entscheidet über Sollstellung und Buchungsjahr — siehe unten

Beide Kontenarten sind in beide Richtungen buchbar. Eine Rücklastschrift, eine zurückgelaufene Guthabenerstattung, eine Korrektur oder ein durchlaufender Posten (z. B. Miete für einen Eigentümer, die auf dem WEG-Konto eingeht) landet daher auf demselben Konto wie die ursprüngliche Buchung. Einen unplausiblen Endsaldo meldet die Abrechnungsprüfung, gesperrt wird die Buchung nicht — siehe Buchungsrichtung.

Die Fälligkeit entscheidet, wie A360 mit dem Betrag umgeht:

• Mit Fälligkeit entsteht eine Sollstellung. Der Betrag erscheint in den offenen Posten der Einheit, im Mahnwesen und im Zahlungs-Cockpit, und das Konto gehört zum Buchungsjahr der Fälligkeit — es erscheint also nur in den Listen dieses Jahres.
• Ohne Fälligkeit bleibt der Betrag ein Bestand: er steht im Vermögensbericht und in jedem Jahr in der Kontenliste, wird aber nicht eingezogen und nicht gemahnt. Das ist der richtige Zustand für angefallene, noch nicht abgerechnete Leistungen (z. B. Messdienst), einen Sicherheitseinbehalt oder eine streitige Forderung. Die Abrechnungsprüfung weist darauf hin.

Hinweis

Eine Abrechnungsspitze aus der Abrechnungsgenerierung bleibt bis zum erfassten Beschlussdatum ein Entwurf ohne Sollstellung — der Anspruch entsteht erst mit dem Beschluss (§ 28 Abs. 2 WEG).

Vermögenswert

Bestandskonto für Werte, die weder Kosten noch Einnahmen sind. Ein Vermögenswert führt nur den Bestand (Anfangs- und Endbestand) — er ist kein Buchungskonto und erscheint deshalb nicht im Buchungsdialog. Die Zahlung, mit der ein Vermögenswert angeschafft wird, buchen Sie auf ein Kostenkonto (siehe Anschaffung buchen); der Vermögenswert weist den Bestand im Vermögensbericht aus. In der Mietverwaltung zählen Vorratskäufe (z. B. Heizöl) in der Überschussrechnung als Ausgabe des Zahlungsjahres (Abflussprinzip).

Typische Verwendungen:

• Bewegliches Vermögen der WEG (Rasenmäher, Werkzeug) — wird im Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG, Abschnitt 2.4) zum Anschaffungswert ausgewiesen.
• Vorräte mit Verbrauchslogik (z. B. Heizöl): Wird ein Verbrauchskonto verknüpft, korrigiert die Bestandsveränderung (Anfangsbestand + Käufe − Endbestand) den verteilungsrelevanten Betrag dieses Kostenkontos in der Jahresabrechnung (BGH V ZR 251/10).

Feld	Pflicht	Bedeutung
Anfangsbestand	optional	Bestand zum 01.01. des Wirtschaftsjahres
Endbestand	vor der Abrechnung	Bestand zum 31.12., z. B. per Inventur/Peilung
Verbrauchskonto	optional	Kostenkonto, dessen verteilbarer Betrag um die Bestandsveränderung korrigiert wird

Ein Verteilerschlüssel ist nicht erforderlich. Im Kontenplan finden Sie Vermögenswert-Konten in der Registerkarte Vermögenswerte.

Der Endbestand wird nicht berechnet

Abrechnung360 kann den Endbestand nicht herleiten: Wie viel Öl im Tank steht und was der Rasenmäher noch wert ist, sind Messungen, keine Buchungen. Ein leeres Feld wird deshalb als 0 € gelesen — und eine 0 hat Folgen:

• Bei einem Vorrat gilt der gesamte Anfangsbestand zuzüglich aller Käufe als verbraucht und wird auf die Einheiten verteilt. Das kann einzelne Abrechnungen von Guthaben auf Nachzahlung drehen.
• Bei jedem Vermögenswert steht der Posten im Vermögensbericht mit 0 € und wird mit 0 € ins Folgejahr übernommen — er verschwindet also ab dem nächsten Jahr aus dem Bericht.

Im PDF fällt das nicht auf, weil die Zeile „Restbestand” bei 0 € gar nicht erst gedruckt wird: Sichtbar ist nur der abgehende Anfangsbestand.

Achtung

Tragen Sie den Endbestand vor jeder Abrechnung ein. Die Abrechnungsprüfung warnt, sobald ein aktiver Vermögenswert einen Anfangsbestand hat und der Endbestand auf 0 steht. Sie warnt bewusst auch bei einer ausdrücklich eingetragenen 0, weil ein wirklich leerer Tank nicht von einem nie ausgefüllten Feld zu unterscheiden ist. Ist der Vorrat tatsächlich aufgebraucht oder der Gegenstand abgegangen, können Sie den Hinweis übergehen — er blockiert die Generierung nicht.

Beim Jahreswechsel schreibt die Abrechnungsgenerierung den Endbestand automatisch als Anfangsbestand des Folgejahres fort. Sie pflegen also pro Jahr nur einen Wert.

Anschaffung eines Vermögenswerts buchen

Eine Anschaffung besteht immer aus zwei Konten: dem Vermögenswert für den Bestand und einem Kostenkonto für die Zahlung. Das gilt für einen Rasenmäher genauso wie für Genossenschaftsanteile, die eine Genossenschaftsbank (z. B. GLS Bank, Volks- und Raiffeisenbanken) für ein Konto der WEG verlangt.

Beispiel: Die WEG zahlt 500 € Geschäftsanteile an ihre Bank.

1. Vermögenswert anlegen: Objekteinstellungen → Kontenplan → Registerkarte Vermögenswerte → Buchungskonto anlegen, z. B. „Geschäftsanteile GLS Bank“, Endbestand 500,00 €. Damit stehen die Anteile im Vermögensbericht (Abschnitt 2.4) und werden in die Folgejahre übernommen.
2. Kostenkonto für die Zahlung anlegen: Registerkarte Kostentragung → Buchungskonto anlegen, z. B. „Geschäftsanteile GLS Bank“, und im Feld Rücklage die Rücklage auswählen, aus der die Anschaffung finanziert wird. Mit zugeordneter Rücklage wird das Konto nicht auf die Eigentümer verteilt — die Zahlung erscheint als Entnahme in der Rücklagenentwicklung.
3. Zahlung buchen: Buchhaltung → Buchen → die Banktransaktion auf das Kostenkonto aus Schritt 2 buchen.

Warum die Rücklage? Die Anschaffung verringert die Geldmittel. Sinkt nicht gleichzeitig eine Rücklage, geht die Schlüssigkeitskontrolle (Geldmittel ≥ Rücklagen) nicht mehr auf. Fachlich sauber ist die Entnahme aus einer Liquiditätsrücklage oder ein Beschluss der Eigentümerversammlung; die Erhaltungsrücklage ist zweckgebunden.

Achtung

Buchen Sie eine Anschaffung nicht auf ein normales Kostenkonto ohne Rücklage — dann tragen die Eigentümer den Betrag in der Einzelabrechnung als Kosten, obwohl er als Vermögen erhalten bleibt.

Privatentnahmen

Nur in der Mietverwaltung verfügbar. Das Konto führt den Privatverkehr zwischen Eigentümer und Mietobjekt:

• Auszahlung vom Objektkonto an den Eigentümer → Privatentnahme
• Einzahlung des Eigentümers auf das Objektkonto → Privateinlage

Beide Richtungen sind erfolgsneutral und erscheinen weder als Mieteinnahme noch als Ausgabe in der Überschussrechnung, sondern dort nur als erfolgsneutrale Zahlung. Ein Verteilerschlüssel, Betrag oder Fälligkeitsdatum ist nicht erforderlich.

Achtung

Bezahlt der Eigentümer eine echte Objektaufwendung privat, gehört die Aufwendung weiterhin auf das fachlich passende Kostenkonto. Das Privatkonto bildet nur die Gegenbewegung des Eigentümers ab.

Kaution

Nur in der Mietverwaltung verfügbar. Das Konto bildet die erfolgsneutrale Kautionsverbindlichkeit ab:

• Einzahlung des Mieters erhöht den Kautionssaldo.
• Rückzahlung an den Mieter vermindert den Kautionssaldo.
• Eine Einheit kann optional zugeordnet werden.

Kautionen sind keine Mieteinnahmen und Rückzahlungen keine Ausgaben des Objekts. Das reale Guthaben auf dem Kautions- oder Treuhandkonto wird weiterhin als Bankkonto geführt und bleibt von der Kautionsverbindlichkeit getrennt.

Mietkonto

Systemverwaltet, nur in der Mietverwaltung: Pro Einheit bzw. Mietverhältnis führt Abrechnung360 ein Mietkonto („Mietkonto Einheit 3 — Mustermann“), auf dem die Ist-Mieteingänge gebucht werden. Die Eingänge erscheinen in der Überschussrechnung aufgeteilt in Kaltmiete und Vorauszahlungen und im Soll/Ist-Vergleich des Bereichs Mieten & Vorauszahlungen.

• Manuelles Anlegen ist nicht möglich; die Konten entstehen mit dem Mietverhältnis.
• Ein USt-Satz kann Mietkonten nicht zugewiesen werden — der Umsatzsteuer-Ausweis wird am Mietverhältnis aktiviert.

Welche Kategorie wofür?

Sie wollen …	Kontenart
Eine Bankverbindung anlegen	Bankkonto
Laufende Kosten der WEG verbuchen	Kostentragung
Eine Einzelkosten-Position einer Wohnung verbuchen	Direktkosten
Erhaltungs­rücklage führen	Rücklage
Eine ETV-Sonderumlage einrichten	Sonderumlage
Eine Nachforderung an einen Eigentümer dokumentieren	Forderung
Eine Rückzahlung an einen Eigentümer ausweisen	Verbindlichkeit
Heizöl-Vorrat oder bewegliches Vermögen führen	Vermögenswert
Privatentnahmen/-einlagen erfolgsneutral erfassen (MV)	Privatentnahmen
Mietkaution erhalten oder zurückzahlen (MV)	Kaution
Hausgeld pro Einheit	systemverwaltet, keine manuelle Anlage
Mieteingänge je Mietverhältnis (MV)	systemverwaltet, keine manuelle Anlage

Verwandte Referenzen

• Buchungskonto-Felder — Welche Felder pro Kategorie?
• Verteilerschlüsselarten — Welche Schlüssel können verknüpft werden?
• Kontenplan — Wie der Kontenplan im Objekt aufgebaut ist.