KI-Vorschläge und ähnliche Transaktionen

Beim Verbuchen einer Bank­transaktion zeigt Abrechnung360 rechts in der Buchungs­ansicht einen KI-Vorschlag für Konto, Betrag und ggf. § 35a-Anteile. Die KI lernt dabei aus drei Quellen:

1. Verwendungszweck und Betrag der aktuellen Transaktion.
2. Ähnliche Buchungen desselben Objekts und Jahres.
3. Beschreibungen der Buchungs­konten im Kontenplan.

• Bankbewegung
• Verwendungszweck + Betrag
• Ähnliche Buchungen
• Kontenplan-Beschreibung
• Vorbelegte Position

Was der Vorschlag vorbelegt

Feld	Wie die KI vorbelegt
Buchungskonto	Bestes passendes Konto auf Basis Verwendungszweck und Kontenplan-Beschreibung
Betrag	Voller Transaktions­betrag, ggf. aufgeteilt bei mehreren Positionen
§ 35a-Aktivierung	Aktiv bei Hinweisen wie „Lohnanteil“, „Arbeitsstunden“ im Verwendungszweck
Lohn- und Fahrtkosten	Aus dem Verwendungszweck extrahierter Betrag — sofern erkennbar
§ 35a-Gruppe	Anhand des Kostenkontos vorausgewählt
Abgrenzung	Vorgeschlagen, wenn Rechnungs- oder Leistungszeitraum vor dem Vorjahr datiert ist

Vorschlag verbessern

Ergänzen Sie die Beschreibung in den Kontenplan-Konten (Kontenplan) — Stichworte wie „Aufzug“, „Hausmeister inkl. Lohnanteil 70 %“ oder „IBAN des Lieferanten“ verbessern die Treffsicherheit deutlich.

Ähnliche Transaktionen

Hat ein wiederkehrender Dienstleister immer denselben Verwendungszweck (z. B. „Versicherung Allianz Police 12345“), schlägt die KI nach der ersten Verbuchung das gewählte Konto auch für alle weiteren Transaktionen vor. Die Genauigkeit steigt mit jeder gebuchten Transaktion.

Beispiel	Wirkung
Monatliche Versicherungs­prämie	Nach 1. Buchung: KI schlägt das Versicherungs­konto vor
Hausmeister-Abrechnung	Nach 1. Buchung mit § 35a: KI schlägt § 35a + denselben Anteil vor
Quartalsweise Hausgeldzahlung pro Einheit	Nach 1. Buchung: KI ordnet weitere Zahlungen demselben Hausgeldkonto zu

Mehrere ähnliche Umsätze auf einmal buchen

Neben der Buchung listet die Karte ‹n› ähnliche Transaktionen weitere offene Umsätze mit gleicher IBAN oder ähnlichem Namen bzw. Buchungstext — der Betrag spielt dafür keine Rolle. Haken Sie die gewünschten an — oder alle über alle übernehmen — und buchen Sie mit Übernehmen (KI-Vorschlag) oder Bestätigen & Weiter: Die Buchung wird auf alle ausgewählten Umsätze übertragen.

• Jeder Umsatz behält seinen eigenen Betrag. Besteht die Buchung aus einer einzigen Position über den ganzen Betrag, übernimmt jeder ähnliche Umsatz das Konto mit seinem eigenen Betrag — etwa ein Hausgeld, das im Folgemonat anders ausfällt.
• Eine Aufteilung passt nur auf denselben Betrag. Mehrere Positionen (oder eine Position mit Lohnanteil) werden nur auf Umsätze mit genau demselben Betrag übertragen. Weicht ein ausgewählter Umsatz ab, lehnt Abrechnung360 den Vorgang ab und nennt dessen Datum; buchen Sie ihn dann einzeln.
• Umbuchungen gehen ebenfalls. Eine Umbuchung auf ein eigenes Bankkonto lässt sich für mehrere ähnliche Umsätze zugleich bestätigen. Liegt ein ähnlicher Umsatz auf dem Zielkonto selbst — die Gegenseite des Übertrags —, zeigt seine Umbuchung automatisch auf das Konto, von dem das Geld kam.

Was die KI nicht automatisch tut

• Bestätigen — Sie prüfen den Vorschlag und bestätigen die Transaktion manuell.
• Konto erraten ohne Kontext — bei generischem Verwendungszweck („Überweisung“, „Sonstiges“) muss das Konto manuell gewählt werden.
• Komplexe Aufteilungen — bei z. B. einer Sammelrechnung mit 4 Kostenarten ergänzt die KI ggf. eine Position; weitere Positionen pflegen Sie selbst.
• Abgrenzungs­jahr eindeutig setzen — bei mehrdeutigem Leistungs­zeitraum bleibt das Feld leer.

Vorgehen mit dem KI-Vorschlag

1. Buchen-Modus starten

   In der Buchhaltung den Buchen-Modus öffnen — er führt nacheinander durch die offenen Transaktionen.

2. Vorschlag prüfen

   Rechts erscheint die vorbelegte Position. Stimmt das Konto? Ist der Betrag korrekt? Ist § 35a richtig erkannt?

   

3. Anpassen oder bestätigen

   • Passt → Übernehmen, ggf. weitere Positionen ergänzen, dann Transaktion bestätigen.
   • Konto falsch → manuell ändern; die nächste ähnliche Transaktion lernt davon.
   • § 35a falsch → Häkchen entfernen oder Lohnanteil korrigieren.
   • Mehrteilig → erste Position übernehmen, Restbetrag übernehmen klicken und weitere Positionen pflegen.

4. Bestätigen

   Sobald die Summe der Positionen dem Transaktions­betrag entspricht, lässt sich die Transaktion bestätigen.

Wann manuell überstimmen?

Auch wenn der Vorschlag plausibel aussieht — überstimmen Sie ihn bei:

• Erster Buchung einer neuen Kostenart — Sie definieren damit den späteren Standard.
• Sonderfall im Verwendungszweck — z. B. Sammelüberweisung, die normalerweise auf Konto X läuft, dieses Mal aber auf Y.
• § 35a-Anteil unklar — lieber leer lassen, als falsch beziffern (siehe Haushaltsnahe Dienstleistungen).

Falsch gelernte Muster korrigieren

Wenn die KI sich auf ein falsches Muster festgesetzt hat (z. B. eine bestimmte Versicherung versehentlich auf das Reparaturkonto gebucht), korrigieren Sie das mit einer einzelnen Neubuchung:

1. Falsch verbuchte Transaktion(en) zurücksetzen.
2. Neu buchen, mit dem richtigen Konto.
3. Die KI nimmt das neue Muster auf — ab der nächsten ähnlichen Transaktion stimmt der Vorschlag.

Prüfpunkte

• Konto plausibel für den Verwendungszweck?
• Betrag stimmt mit der Transaktion überein?
• § 35a-Anteil aus Rechnung nachvollziehbar — sofern aktiv?
• Abgrenzung korrekt, wenn die Leistung in ein anderes Jahr gehört?
• Restbetrag = 0 vor dem Bestätigen?

Nächster Schritt

→ Transaktionen buchen — vollständiger Ablauf einer Buchung.
→ Transaktion zurücksetzen — Fehlbuchungen aufheben.