Vorgänge
Ein Wasserschaden, eine anstehende ETV oder ein Eigentümerwechsel sind Vorgänge, die sich über mehrere Tage ziehen und in der Regel mehrere Personen betreffen. Die Erweiterung Vorgänge erfasst diese Aufgaben zentral — mit Status, Zuständigkeit, Frist, Kommentaren und Anhängen.
Spalten oder Liste
Abschnitt betitelt „Spalten oder Liste“Oben links wechseln Sie zwischen Board und Liste; beide Ansichten zeigen denselben Datenbestand.
Das Board zeigt je Status eine Spalte mit der Anzahl der enthaltenen Vorgänge. Ein Vorgang wird per Maus in eine andere Spalte gezogen; der neue Status wird sofort gespeichert. Die Liste stellt dieselben Vorgänge als Tabelle dar — mit Titel, Status, Bearbeiter, Fälligkeit, Anzahl der Anhänge, Anzahl der Kommentare und Erstelldatum.
Über beiden Ansichten steht ein Filter nach Bearbeiter, wahlweise auch auf Nicht zugewiesen. In der Liste kommt ein Filter nach Status hinzu. Innerhalb einer Spalte sind die Vorgänge nach Anlagedatum sortiert; eine manuelle Reihenfolge ist nicht vorgesehen.
Die fünf Status
Abschnitt betitelt „Die fünf Status“| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Aufgenommen, noch nicht in Bearbeitung |
| In Bearbeitung | Wird aktuell bearbeitet |
| Wartet | Liegt bei einem Dritten — Handwerker, Versicherung, Eigentümer |
| In Prüfung | Bearbeitet, steht zur Kontrolle aus |
| Abgeschlossen | Erledigt |
Die Spalten sind fest vorgegeben und lassen sich nicht umbenennen.
Vorgang anlegen
Abschnitt betitelt „Vorgang anlegen“-
Neuer Vorgang
Die Schaltfläche oben rechts öffnet den Dialog. Pflichtangabe ist allein der Titel; alle weiteren Angaben lassen sich später ergänzen.
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Bearbeiter und Frist setzen
Unter Bearbeiter stehen die Mitarbeiter Ihrer Organisation aus der Benutzerverwaltung zur Auswahl. Bleibt das Feld leer, gilt der Vorgang als nicht zugewiesen und erscheint im entsprechenden Filter. Fällig am bleibt leer, wenn keine Frist besteht.
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Sachverhalt und Dateien erfassen
Der Kommentar wird als erster Eintrag im Vorgang hinterlegt und beschreibt den Sachverhalt. Über Dateien und Fotos anhängen lassen sich Belege, Fotos oder Schreiben bereits beim Anlegen hinzufügen. Mit Anlegen startet der Vorgang im Status Offen.
Vorgang bearbeiten
Abschnitt betitelt „Vorgang bearbeiten“Ein Klick auf eine Karte oder eine Tabellenzeile öffnet den Vorgang. Dort ändern Sie Titel, Status, Bearbeiter und Frist und bestätigen mit Speichern; die Schaltfläche wird erst nach einer Änderung aktiv. Darunter stehen Anlage- und Änderungszeitpunkt.
Kommentare bilden den Verlauf des Vorgangs: Jeder Eintrag wird mit Name und Zeitpunkt gespeichert, der älteste zuerst. Damit bleibt nachvollziehbar, wer wann welche Schritte veranlasst hat — insbesondere bei einer Übergabe an eine Vertretung.
Vorgang löschen entfernt den Vorgang samt Kommentaren und Anhängen endgültig. Es erfolgt eine Rückfrage, eine Wiederherstellung ist nicht möglich. Zum Abschließen eines Vorgangs ist der Status Abgeschlossen vorgesehen.
Fälligkeiten
Abschnitt betitelt „Fälligkeiten“Ist die Frist erreicht oder überschritten, werden Karte und Tabellenzeile rot hervorgehoben und im Vorgang erscheint ein Hinweis. Abgeschlossene Vorgänge bleiben unmarkiert. In der Liste sind alle Fristen in der Spalte Fällig aufgeführt.
Dateien, Fotos und Dokumente
Abschnitt betitelt „Dateien, Fotos und Dokumente“Anhänge gehören zum jeweiligen Vorgang und lassen sich beim Anlegen oder jederzeit später über Dateien hinzufügen im geöffneten Vorgang ergänzen.
- Zulässige Formate: Bilder, PDF, Word, Excel, Text- und CSV-Dateien, standardmäßig bis 50 MB je Datei.
- Fotos werden vor dem Hochladen automatisch verkleinert; die Dateigröße muss daher nicht vorab reduziert werden.
- Anzeigen: Bilder öffnen sich als Vorschau im Vorgang, alle übrigen Dateien werden heruntergeladen. Karte und Tabellenzeile weisen die Anzahl der Anhänge aus.
- Löschen einzelner Anhänge ist möglich und wird einmal rückgefragt.
Damit liegen Fotos, Kostenvoranschläge und der Kommentarverlauf zu einem Sachverhalt gemeinsam vor. Für Belege der Buchhaltung bleibt der Dokumenteneingang zuständig.
Hinweise
Abschnitt betitelt „Hinweise“- Vorgänge gelten organisationsweit, nicht je Objekt. Es empfiehlt sich, das Objekt im Titel zu führen, etwa „Wasserschaden MV Lachnerstr. 1“.
- Bearbeiter stammen aus der Benutzerverwaltung. Verlässt eine Person die Organisation, bleiben ihre Vorgänge bestehen und zeigen im Dialog einen Hinweis; weisen Sie diese Vorgänge anschließend neu zu.
- Kommentare lassen sich nachträglich nicht ändern. Korrekturen erfolgen als neuer Eintrag.