Abgrenzung verstehen

Eine Abgrenzung wird verwendet, wenn eine Banktransaktion in einem Jahr bezahlt wurde, fachlich aber in ein anderes Abrechnungsjahr gehört.

Beispiel: Die Heizkostenabrechnung für 2025 wird erst im Januar 2026 bezahlt. Die Banktransaktion liegt in 2026, die Kosten sollen aber in der Abrechnung 2025 verteilt werden.

Wirkung

In einer Buchungsposition kann Als Abgrenzung buchen aktiviert werden. Danach wird ein Abgrenzungsjahr gewählt.

Feld	Bedeutung
Als Abgrenzung buchen	Aktiviert die jahresübergreifende Zuordnung
Abgrenzungsjahr	Jahr, in dem die Position fachlich berücksichtigt wird

Die Abgrenzung hängt an der Buchungsposition, nicht an einem eigenen Konto: Das Gegenkonto entsteht bei der Generierung automatisch aus dem Konto der Position und heißt „Forderung aus Abgrenzung: Kontoname“ bzw. „Verbindlichkeit aus Abgrenzung: Kontoname“. Es ist kein Stammdatenkonto, erscheint also nicht in der Kontenliste, sondern nur in der Abrechnung und im Vermögensbericht. Ein solches Konto muss und darf nicht selbst angelegt werden.

Zulässige Fälle

Die Jahresabrechnung ist eine reine Einnahmen-/Ausgabenrechnung (Abflussprinzip, BGH V ZR 44/09, V ZR 251/10). Eine Abgrenzung ist die Ausnahme davon und deshalb nur dort vorgesehen, wo die VDIV-Musterabrechnung 3.0 sie ausdrücklich zulässt:

Sachverhalt	Behandlung
Heiz- und Messdienstkosten (Anwendungsbereich der HeizkostenV), Abrechnung erscheint erst im Folgejahr	Abgrenzen — auch im Folgejahr gezahlte Beträge sind verteilungsrelevant
Brennstoffvorrat (Heizöl, Pellets)	Über Vorratskonto mit Verbrauchskorrektur, nicht über die Abgrenzung
Sonstige Lieferantenrechnung (Handwerker, Winterdienst, Versicherung, Verwaltervergütung), Leistung im Abrechnungsjahr, Zahlung im Folgejahr	Nicht abgrenzen — Kosten gehören ins Zahlungsjahr, der offene Betrag wird als Verbindlichkeit im Vermögensbericht ausgewiesen
Hausgeld-Vor- oder Nachzahlung	Nicht abgrenzen — der Vorschuss ist über die Sollstellung erfasst, Rückstände erscheinen als „Ausstehende Hausgelder“ und im Vermögensbericht

Die Musterabrechnung 3.0 führt beide Seiten selbst vor: die Messdienstgebühren, die erst im Folgejahr gezahlt werden und trotzdem verteilt werden, und die Schlusszahlung an einen Handwerker, die im Folgejahr gezahlt wird und deshalb nicht in die Kostenverteilung des Abrechnungsjahres einfließt, sondern nur als Verbindlichkeit im Vermögensbericht steht.

Was die Abrechnung daraus macht

Maßgeblich sind zwei Jahre: das Jahr des Geldflusses und das gewählte Abgrenzungsjahr.

Position	Geldfluss	Abrechnung des Abgrenzungsjahres	Abrechnung des Zahlungsjahres
Kosten	später (Rechnung im Folgejahr bezahlt)	Kosten werden verteilt, Verbindlichkeit aus Abgrenzung steht zum 31.12. offen	Geldabfluss auf dem Geldkonto, Verbindlichkeit wird aufgelöst, keine erneute Verteilung
Kosten	früher (Vorauszahlung geleistet)	Kosten werden verteilt, Forderung aus Abgrenzung aus dem Vorjahr wird aufgelöst	Geldabfluss auf dem Geldkonto, Forderung steht zum 31.12. offen
Einnahme	später (Zahlung geht erst im Folgejahr ein)	Einnahme wird berücksichtigt, Forderung aus Abgrenzung steht zum 31.12. offen	Geldzufluss auf dem Geldkonto, Forderung wird aufgelöst
Einnahme	früher (Vorauszahlung erhalten)	Einnahme wird berücksichtigt, Verbindlichkeit aus Abgrenzung aus dem Vorjahr wird aufgelöst	Geldzufluss auf dem Geldkonto, Verbindlichkeit steht zum 31.12. offen

In der Kontenübersicht steht die Position ebenfalls im Abgrenzungsjahr — mit dem Datum der Zahlung und dem Hinweis Abgrenzung. Im Zahlungsjahr erscheint sie dort nicht noch einmal, das Kontenblatt zeigt also dieselben Beträge, die die Abrechnung des Jahres verteilt. Ein eingegrenzter Zeitraum (z. B. ein Quartal) bleibt dagegen eine reine Kassenauswertung ohne Abgrenzungen.

Das Geldkonto wird immer nur im Jahr des tatsächlichen Geldflusses bewegt. Ein enthaltener Lohnanteil nach § 35a EStG wird mit abgegrenzt und erscheint in den steuerlichen Angaben des Abgrenzungsjahres.

Voraussetzung: die Zahlung muss gebucht sein

Die Abgrenzung setzt an einer Zahlung an. Solange die Rechnung nicht bezahlt und die Banktransaktion nicht erfasst ist, kennt die Abrechnung des Abgrenzungsjahres den Betrag nicht.

• Zahlung erfassen, Abgrenzungsjahr setzen, das betroffene Jahr danach neu generieren.
• Ist die Rechnung noch nicht bezahlt und soll der Betrag trotzdem zum 31.12. im Vermögensbericht stehen: Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonto ohne Fälligkeit anlegen. Der Betrag gilt dann als Bestand, erzeugt keine Sollstellung gegen die Eigentümer und wird nicht gemahnt — verteilt wird dadurch aber nichts.
• Ein Forderungs- oder Verbindlichkeitskonto mit Fälligkeit ist etwas anderes: Es erzeugt eine Sollstellung über das Sammelkonto, also einen Anspruch gegenüber der Einheit. Für Lieferantenabgrenzungen ist es der falsche Weg.

Wann nicht verwenden?

• Wenn Zahlung und Leistung ins gleiche Jahr gehören.
• Wenn nur das Buchungsdatum falsch erfasst wurde.
• Wenn die Transaktion bereits im richtigen Jahr importiert wurde.
• Für Hausgeld-Vor- und Nachzahlungen.
• Für sonstige Lieferantenrechnungen außerhalb der Heiz- und Messdienstkosten.

Prüfpunkte

• Das Abgrenzungsjahr darf nicht das Transaktionsjahr sein.
• Der Betrag der Buchungsposition muss fachlich zum gewählten Jahr gehören.
• Bei geteilten Transaktionen kann nur ein Teilbetrag abgegrenzt werden.
• Nach dem Setzen des Abgrenzungsjahres beide betroffenen Jahre neu generieren.
• Ist ein Jahr bereits beschlossen, wird nicht nachträglich in dieses Jahr abgegrenzt.