Zahlungen (Lastschrift & Überweisung)

Neben dem Abruf von Umsätzen kann Abrechnung360 auch Zahlungen auslösen: das Hausgeld oder die Miete per Lastschrift einziehen und Rechnungen per Überweisung begleichen. Die Übermittlung erfolgt wahlweise direkt per EBICS oder als SEPA-XML-Datei zum Upload im Online-Banking.

Zahlungen begegnen Ihnen an zwei Stellen: in der zentralen Zahlungsübersicht (Navigation Banking → Zahlungen) als objektübergreifende Übersicht und im Menüpunkt Bank des einzelnen Objekts. Dort liegt der Bereich Hausgeld-Einzug (bei Mietobjekten Mieteinzug) mit Einrichtung, Mandaten und Zahlungsläufen.

Hinweis

Zahlungen sind Teil des Banking-Moduls. Der Lastschrifteinzug steht für WEG-Objekte (Hausgeld der Eigentümer) und Mietobjekte (Miete der Mieter) zur Verfügung. Er ist einmalig einzurichten — danach läuft er auf Wunsch vollautomatisch.

Zahlungsübersicht

Die zentrale Zahlungsübersicht bündelt alle fälligen Zahlungen über sämtliche Objekte hinweg. Die Registerkarte Auszahlen sammelt offene Überweisungen (etwa aus Eingangsrechnungen), die Registerkarte Einziehen die Lastschriften. Pro Objekt zeigt eine Ampel, ob eine aktive EBICS-Verbindung besteht und Zahlungen übermittelt werden können.

Einzug einrichten

Der Bereich Hausgeld-Einzug bzw. Mieteinzug führt in drei Schritten durch die Einrichtung — alles an einer Stelle:

1. Gläubiger-ID hinterlegen — direkt im ersten Schritt, mit Link zum kostenlosen Antrag im ExtraNet der Bundesbank. Bei einer WEG gehört die Gläubiger-ID der Gemeinschaft (nicht der Verwaltung) und bleibt auch bei einem Verwalterwechsel gültig; bei Mietobjekten ist es die Gläubiger-ID des Vermieters.

2. Einzugskonto und Einzugstag festlegen — das Bankkonto, auf das eingezogen wird, und der Tag des Monats (1.–28.). Fällt der Einzugstag auf ein Wochenende, wird auf den nächsten Bankarbeitstag verschoben.

3. Automatik aktivieren — der Schalter „Hausgeld/Miete monatlich automatisch einziehen“. Voraussetzung sind die Gläubiger-ID und ein Einzugskonto mit EBICS-Verbindung.

So arbeitet der automatische Einzug

• Der Zahllauf wird zwei Bankarbeitstage vor dem Einzugstag automatisch per EBICS eingereicht.
• Eingezogen werden nur Einheiten mit aktivem SEPA-Mandat; alle anderen werden nicht einbezogen und in der Vorschau mit Grund ausgewiesen.
• Monate, für die bereits ein Zahllauf existiert — auch ein manuell gestarteter — werden übersprungen. Ein Doppeleinzug ist damit ausgeschlossen.
• Wird die Automatik erst nach dem Einzugstag eines Monats aktiviert, startet sie im Folgemonat; rückwirkende Einzüge gibt es nicht.
• Mehrere Einheiten desselben Zahlers (gleiche IBAN und gleicher Kontoinhaber, etwa Wohnung plus Stellplatz) werden zu einer Lastschrift gebündelt; der Verwendungszweck nennt alle Einheiten.
• Jeder automatische Lauf erscheint in den Zahlungsläufen (Ersteller „Automatischer Einzug“); Fehler sind dort sichtbar.

SEPA-Mandate mit PDF-Formular

Die Mandatstabelle zeigt je Einheit den aktuellen Eigentümer bzw. Mieter und den Mandatsstatus: Kein Mandat, Formular erstellt oder Aktiv.

1. Formular erstellen — erzeugt ein vorausgefülltes SEPA-Lastschriftmandat als PDF: Zahlungsempfänger mit Gläubiger-ID, reservierte Mandatsreferenz, Einheit und alle Pflichtangaben. Der Forderungstext ist bewusst weit gefasst — bei der WEG deckt er neben dem Hausgeld auch Nachschüsse aus Jahresabrechnungen und Sonderumlagen ab, beim Mietverhältnis Miete, Vorauszahlungen und Nachzahlungen. Das PDF zum Unterschreiben an den Eigentümer bzw. Mieter senden.

2. Erfassen — nach Rückkunft des unterschriebenen Formulars IBAN und Unterschriftsdatum eintragen. Das Mandat wird aktiv; die auf dem Formular gedruckte Mandatsreferenz bleibt dabei erhalten.

3. Widerrufen — bei Bankwechsel oder Auszug. Nach einem Eigentümer- oder Mieterwechsel braucht der neue Zahler ein eigenes Mandat: Mandate gelten je Eigentümer bzw. je Mietverhältnis, nie für die Einheit an sich.

Liegt ein unterschriebenes Mandat bereits vor, kann es über Erfassen auch direkt ohne Formular angelegt werden.

Tipp

Bei Mietobjekten hängt das Mandat am Mietverhältnis — Formulare lassen sich nur für vermietete Einheiten erstellen. Leerstand und Eigennutzung werden automatisch nicht einbezogen.

Einzelner Zahllauf (manuell)

Unterhalb der Mandate lässt sich ein einzelner Monat manuell einziehen — etwa als SEPA-XML-Datei für das Online-Banking oder zum Nachholen eines Monats. Die Vorschau zeigt je Einheit den fälligen Betrag, das Mandat und gegebenenfalls den Ausschlussgrund. Das Einzugskonto ist mit dem Konto aus der Einrichtung vorbelegt.

Für einen Monat mit bereits vorhandenem Zahllauf startet die Automatik keinen zweiten Einzug — ein Doppeleinzug ist damit ausgeschlossen.

Zahlungsläufe

Jede Übermittlung wird als Zahlungslauf protokolliert — mit Datum, Typ, Kanal, Status und Betrag. So bleibt nachvollziehbar, was wann an die Bank ging.

Kanal	Bedeutung
EBICS	Direkt per EBICS an die Bank übermittelt
Datei	Als SEPA-XML-Datei erzeugt, manueller Upload im Online-Banking

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