Objekt importieren

Unter Objektverwaltung → Objekt anlegen → Aus Unterlagen übernehmen übernehmen Sie ein Objekt aus den Unterlagen der bisherigen Verwaltung. Die KI liest Einheiten, Eigentümer, Verteilerschlüssel, Konten, Wirtschaftsplan und offene Posten aus. Sie prüfen das Ergebnis in drei Schritten, bevor das Objekt entsteht – angelegt wird genau das, was die Prüfung zeigt.

Video-Anleitung

Das folgende Video zeigt den kompletten Anlege-Prozess — einmal per automatischem Import und einmal manuell, jeweils für WEG- und Mietverwaltung:

Auf derselben Seite können Sie ein Objekt auch manuell anlegen. Ist die Erweiterung casavi oder etg24 aktiviert, erscheint zusätzlich Aus casavi übernehmen bzw. Aus etg24 übernehmen. casavi-Abgleich öffnen bzw. etg24-Abgleich öffnen führt in den Abgleich der Erweiterung; dort legt Übernehmen das Objekt mit seinen Einheiten und Kontakten an. Konten, Wirtschaftsplan und Bestände pflegen Sie danach in abrechnung360.

Unterlagen

Unterlage	Was die KI daraus liest
Wirtschaftsplan	Konten samt Kontonummer, Verteilerschlüssel mit Werten je Einheit, Planwerte, Eigentümer; mit Einzelwirtschaftsplänen auch das beschlossene Hausgeld je Einheit
Jahresabrechnung, Anlage zur Abrechnung, Vermögensbericht	Konten, Rücklagenstände, Abrechnungsspitzen und offene Posten
Teilungserklärung	Einheiten, MEA, Flächen
Eigentümer- oder Mieterliste	Personen mit Anschrift, E-Mail und Telefon; bei einer Mietverwaltung Miete und Vorauszahlungen
Buchungsjournal	Konten und offene Posten

Erlaubt sind Excel (.xlsx), PDF, JPG und PNG bis 12 MB je Datei. In der Regel genügen der Wirtschaftsplan und die Anlage zur Abrechnung bzw. der Vermögensbericht. Excel-Dateien der Vorverwaltung liest die KI am zuverlässigsten; ältere .xls-Dateien speichern Sie vorher als .xlsx. Kontostände kommen später mit den Kontoauszügen.

Mehrere Unterlagen laden Sie gemeinsam hoch. Die Unterlage mit den meisten Angaben ist die Grundlage und bestimmt den Objekttyp; der Wirtschaftsplan mit den meisten Planwerten bestimmt Konten, Planwerte und Planjahr. Die übrigen Unterlagen ergänzen nur, was fehlt – weitere Einheiten, Schlüsselwerte für weitere Einheiten, Kontaktdaten. Gibt es einen Wirtschaftsplan je Haus, laden Sie alle hoch: Einheiten und Schlüsselwerte werden zusammengeführt.

Ablauf

1. Unterlagen hinzufügen und auswerten

   Ziehen Sie die Dateien in das Feld oder wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Unterlagen auswerten. Das Lesen dauert je nach Umfang einige Minuten. Eine Datei, die bereits gelesen wurde, kommt sofort aus dem Zwischenspeicher zurück.

2. Objekt & Einheiten prüfen

3. Schlüssel & Konten prüfen

4. Plan & Bestände prüfen (bei einer Mietverwaltung: Bestände) und auf Objekt anlegen klicken

Fehlt etwas – etwa die E-Mail-Adressen der Eigentümer –, holen Sie es während der Prüfung mit Weitere Unterlagen auslesen nach. Dabei werden nur leere Felder gefüllt und keine Einheiten hinzugefügt; was Sie bereits geändert haben, bleibt stehen. Eine Übersicht zeigt, was ergänzt wurde.

Objekt & Einheiten

• Objekttyp — WEG-Verwaltung oder Mietverwaltung (für eine SEV: Mietverwaltung). Die KI schlägt ihn vor; prüfen Sie ihn, denn er entscheidet, was entsteht: Wirtschaftsplan und Hausgeld nur bei einer WEG, Miete und Vorauszahlungen nur bei einer Mietverwaltung.
• Bezeichnung und Anschrift
• Erstes Jahr in abrechnung360 — Rücklagen und offene Posten werden zum 1. Januar dieses Jahres übernommen.
• Jahr des Wirtschaftsplans (WEG) — das Jahr, für das Planwerte und Hausgeld gelten.
• Einheiten mit Nummer, Typ, Lage, Fläche und MEA, den Eigentümern (auch mehrere je Einheit) und bei einer WEG dem Hausgeld. Ein eingetragenes Hausgeld wird als festes monatliches Hausgeld übernommen, wie es beschlossen wurde; bleibt das Feld leer, berechnet abrechnung360 das Hausgeld aus Plan und Schlüsseln. Bei einer Mietverwaltung gehört zu jeder vermieteten Einheit das Mietverhältnis mit Mietern, Beginn, Personenzahl, Kaltmiete und Vorauszahlungen.

Hinweis

Bei einer WEG muss die Summe der MEA größer als 0 sein. Viele Wirtschaftspläne nennen keine MEA – tragen Sie sie dann aus der Teilungserklärung ein.

Schlüssel & Konten

Verteilerschlüssel zeigen ihre Art, die beteiligten Einheiten und die Summe. Ein Klick auf den Namen öffnet die Werte je Einheit. Vergleichen Sie die Summe mit Ihrer Unterlage – so fällt eine falsch gelesene Zahl sofort auf.

Unter Buchungskonten wird jede Zeile genau ein Konto:

Spalte	Bedeutung
Name	So heißt das Konto später.
Zuordnung	Welchem Standardkonto von abrechnung360 das Konto entspricht. Die Zuordnung bestimmt Beschreibung, Umlagefähigkeit und bei einer Mietverwaltung die BetrKV-Kategorie. Neues Konto anlegen ergibt ein eigenes Konto ohne Standardart.
Schlüssel	Nach welchem Schlüssel das Konto verteilt.
Anfangsbestand	Nur bei Rücklagen einer WEG: der Stand zum 1. Januar des ersten Jahres in abrechnung360.

Standardnamen verwenden ist voreingestellt. Dann trägt die erste Zeile je Standardkonto dessen Namen, eine Kontonummer davor bleibt erhalten: Aus „601 Be- und Entwässerung“ wird „601 Wasserversorgung“, darunter steht der Name aus der Unterlage. Weitere Zeilen derselben Art und Zeilen ohne Zuordnung behalten ihren Namen. Schalten Sie den Schalter aus, heißen alle Konten wie in Ihrer Unterlage. Die Planwerte folgen in beiden Fällen ihrem Konto.

• Zwei Zeilen, die zum selben Standardkonto gehören – etwa Gebäude- und Haftpflichtversicherung –, bleiben zwei Konten mit eigenem Planwert.
• Wollen Sie zwei Zeilen zu einem Konto zusammenfassen, geben Sie ihnen denselben Namen; ihre Planwerte werden addiert. Beide Zeilen brauchen dafür denselben Schlüssel, sonst lässt sich die Prüfung nicht abschließen.
• Benennen Sie ein Konto um, wandern seine Planwerte mit.
• Bei einer WEG entstehen außer den Zeilen nur die Konten, die jede WEG braucht: Erhaltungsrücklage, Zinserträge, Kapitalertragsteuer, Solidaritätszuschlag und das Sammelkonto. Bei einer Mietverwaltung kommen die übrigen Konten der Betriebskostenabrechnung dazu.
• Erkennt die KI keine Konten, legt abrechnung360 die Standardkonten an.

Plan & Bestände

• Wirtschaftsplan (WEG) — je Konto der Planbetrag für das Jahr, mit Summe. Die Auswahl zeigt die Konten unter den Namen, unter denen sie angelegt werden. Ein Planwert ohne Konto verhindert das Anlegen.
• Offene Posten zum ersten Tag in abrechnung360 — Nachzahlungen und Guthaben je Einheit aus der letzten Abrechnung sowie Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Dritten, mit oder ohne Fälligkeit.

Was beim Anlegen entsteht

• das Objekt mit Bezeichnung, Anschrift und Typ
• die Einheiten mit Fläche, MEA und Typ, die Eigentümer (ein vorhandener Kontakt gleichen Namens wird wiederverwendet) und die Mietverhältnisse
• die Verteilerschlüssel mit ihren Werten
• die Buchungskonten genau wie in der Prüfung
• bei einer WEG der Wirtschaftsplan im Planjahr und das Hausgeld je Einheit, daraus die monatlichen Sollstellungen
• die Anfangsbestände der Rücklagen und die offenen Posten als Forderungen bzw. Verbindlichkeiten zum 1. Januar des ersten Jahres
• bei einer Mietverwaltung Miete und Vorauszahlungen ab dem 1. Januar des ersten Jahres, bei einem späteren Mietbeginn ab diesem
• die hochgeladenen Unterlagen im Archiv des Objekts

Danach öffnet sich das Objekt im Jahr des importierten Wirtschaftsplans, bei einer Mietverwaltung im ersten Jahr in abrechnung360 – dort finden Sie Plan, Hausgeld bzw. Mieten sofort.

Tipps für gute Ergebnisse

• Der Wirtschaftsplan liefert Konten, Plan, Schlüssel und Eigentümer, die Anlage zur Abrechnung Rücklagen und offene Posten. Telefonnummern und E-Mail-Adressen kommen aus einer Eigentümerliste.
• Excel statt Scan: Ein eingescanntes PDF funktioniert, die KI verliest sich darin aber eher – etwa um eine Ziffer.
• Prüfen Sie Objekttyp, erstes Jahr und Planjahr, bevor Sie weitergehen.
• Prüfen Sie die Summen der Schlüssel, die MEA und die Flächen – sie sind die Grundlage aller Berechnungen.

Achtung

Die KI-Ergebnisse sind ein Ausgangspunkt. Prüfen Sie alle Daten sorgfältig, bevor Sie das Objekt anlegen – insbesondere Zahlenwerte wie MEA, Flächen und Schlüsselwerte.