Objekt importieren

Abrechnung360 bietet einen KI-gestützten Import für bestehende Objekte. Die KI liest Einheiten, MEA, Eigentümer und Konten aus Ihren Dokumenten aus; das Ergebnis prüfen Sie vor der Übernahme.

Video-Anleitung

Das folgende Video zeigt den kompletten Anlege-Prozess — einmal per automatischem Import und einmal manuell, jeweils für WEG- und Mietverwaltung:

Unterstützte Dokumente

Dokumenttyp	Format	Was wird extrahiert?
Teilungserklärung	PDF	Einheiten, MEA, Eigentümer, Adresse
Wirtschaftsplan	PDF	Kostenkonten, Planwerte, Verteilerschlüssel
Hausgeldabrechnung	PDF	Konten, Kosten, Verteilerwerte
Eigentümerliste	PDF, Bild	Eigentümer, Kontaktdaten
Sonstige Unterlagen	PDF, JPG, PNG	Je nach Inhalt

Tipp

Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen. Die KI fasst die Ergebnisse aller Dokumente zusammen und dedupliziert automatisch.

Import-Ablauf

1. Dokumente hochladen

   Laden Sie ein oder mehrere Dokumente hoch (PDF, JPG oder PNG, max. 12 MB pro Datei). Die Analyse startet automatisch im Hintergrund.

2. KI-Analyse abwarten

   Die KI analysiert jedes Dokument und extrahiert strukturierte Daten. Der Fortschritt wird in Echtzeit per WebSocket angezeigt. Bereits analysierte Dokumente werden zwischengespeichert — bei erneutem Upload desselben Dokuments wird das Ergebnis sofort geladen.

3. Ergebnisse prüfen und anpassen

   Nach der Analyse werden die extrahierten Daten in einem mehrstufigen Assistenten angezeigt. Alle Daten können vor dem Bestätigen manuell angepasst werden.

4. Import bestätigen

   Nach der Prüfung erstellt der Import das Objekt mit allen zugehörigen Daten.

Der Import-Assistent

Schritt 1: Objektdaten

Hier legen Sie die Grunddaten fest:

• Verwaltungsart — WEG-Verwaltung oder Mietverwaltung (für eine SEV: Mietverwaltung)
• Adresse — Straße, Hausnummer, PLZ, Ort (mit Adresssuche)
• Bezeichnung — Name des Objekts
• Abrechnungsjahr — Für welches Jahr Verteilerwerte gelten

Hinweis

Die Verwaltungsart bestimmt, welche Standardkonten und Verteilerschlüssel automatisch angelegt werden.

Schritt 2: Einheiten

Alle erkannten Einheiten werden in einer Tabelle angezeigt:

Feld	Beschreibung	Bearbeitbar
Nr.	Einheitennummer	Ja
Typ	Wohnung, Garage, Gewerbe, etc.	Ja
Beschreibung	Freitext-Bezeichnung	Ja
m²	Wohnfläche	Ja
MEA	Miteigentumsanteil (nur WEG)	Ja
Räume	Anzahl Räume	Ja
Eigentümer	Name des Eigentümers	Ja
Mieter	Name des Mieters	Ja

Mögliche Anpassungen:

• Werte in jeder Zelle direkt bearbeiten
• Neue Einheiten hinzufügen
• Einheiten entfernen
• Eigentümer-/Mieterdaten korrigieren

Schritt 3: Verteilerschlüssel

Die erkannten Verteilerschlüssel mit ihren Werten pro Einheit:

Feld	Beschreibung
Name	Bezeichnung des Schlüssels
Typ	MEA, Quadratmeter, Personentage, etc.
Werte	Pro Einheit der zugehörige Anteilswert

Mögliche Anpassungen:

• Schlüsselnamen und -typen ändern
• Einzelne Werte pro Einheit korrigieren
• Neue Verteilerschlüssel hinzufügen
• Nicht benötigte Schlüssel entfernen

Schritt 4: Buchungskonten

Die erkannten Kostenkonten:

Feld	Beschreibung
Name	Kontobezeichnung (z. B. „Hausmeister“)
Umlagefähig	Ob die Kosten auf Mieter umgelegt werden können
Verteilerschlüssel	Zugeordneter Schlüssel für die Kostenverteilung

Mögliche Anpassungen:

• Kontonamen bearbeiten
• Umlagefähigkeit ändern
• Anderen Verteilerschlüssel zuordnen
• Konten hinzufügen oder entfernen

Was wird beim Bestätigen angelegt?

Nach dem Bestätigen erstellt der Import automatisch:

• Objekt (WEG oder Mietobjekt) mit Adresse und Stammdaten
• Standard-Verteilerschlüssel (abhängig von der Verwaltungsart)
• Zusätzliche Verteilerschlüssel aus dem Import
• Kostenkonten mit zugeordneten Verteilerschlüsseln
• Einheiten mit Stammdaten (m², MEA, Typ)
• Eigentumsverhältnisse mit Kontaktdaten
• Mietverhältnisse (falls Mieter erkannt wurden)
• Verteilerwerte pro Einheit und Schlüssel
• Abrufkonto und ggf. Beitragskonten (WEG)

Tipps für beste Import-Ergebnisse

• Laden Sie gut lesbare PDFs hoch (kein Scan in schlechter Qualität)
• Die Teilungserklärung liefert die beste Grundlage für Einheiten und MEA
• Ein Wirtschaftsplan ergänzt Kostenkonten und Verteilerschlüssel
• Prüfen Sie immer die MEA-Werte und Quadratmeter — diese sind die Basis für alle Berechnungen
• Bei Mietverwaltung: Stellen Sie sicher, dass die Wohnfläche bei jeder Einheit eingetragen ist

Achtung

Die KI-Ergebnisse sind ein Ausgangspunkt. Prüfen Sie alle extrahierten Daten sorgfältig, bevor Sie den Import bestätigen — insbesondere Zahlenwerte wie MEA und Quadratmeter.