Einstellungen & Absendedaten
Unter Konto & Einstellungen › Kontoeinstellungen pflegen Sie die Daten Ihrer Verwaltung, die auf allen generierten Dokumenten (Abrechnungen, Anschreiben usw.) erscheinen. Die Seite ist ein Akkordeon wie die Objekteinstellungen: Jeder Abschnitt klappt per Klick auf, mehrere können gleichzeitig offen sein. Unter dem Seitentitel steht Ihre Kundennummer.
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Firmendaten | Name, Anschrift und E-Mail-Adressen Ihrer Verwaltung |
| Logo und Markenfarbe | Erscheinungsbild Ihrer Abrechnungen und Briefe |
| Posteingang | E-Mail-Postfach, über das Belege und weitergeleitete Mails in den Posteingang gelangen (nur mit Inbox-Modul) |
| Account löschen | Alle Daten Ihrer Verwaltung entfernen (nur sichtbar, solange kein Vertrag abgeschlossen ist) |
Firmendaten (Absendedaten)
Abschnitt betitelt „Firmendaten (Absendedaten)“Die Absendedaten werden für alle Dokumente verwendet, die das System generiert — z. B. Jahresabrechnungen, Anschreiben und Rechnungen. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen markiert; Speichern übernimmt die Änderungen.
| Feld | Beschreibung | Verwendung |
|---|---|---|
| Firmenname | Name Ihrer Verwaltung | Briefkopf, Absenderzeile, Anschreiben |
| Bezugsperson | Ansprechpartner Ihrer Verwaltung | Stammdaten Ihrer Verwaltung |
| Straße | Firmenadresse | Absenderzeile auf Dokumenten |
| PLZ | Postleitzahl | Absenderzeile |
| Ort | Stadt | Absenderzeile |
| Unternehmens-E-Mail-Adresse | Rechnungs- und Kontakt-E-Mail | Kommunikation, Rechnungen |
| Antwortadresse | Optionale Adresse für Antworten | Antworten auf Abrechnungen, Mahnungen und Rundschreiben gehen an diese Adresse. Ohne Eintrag gilt die Unternehmens-E-Mail-Adresse; der Absender bleibt unverändert. |
Logo und Markenfarbe
Abschnitt betitelt „Logo und Markenfarbe“Links pflegen Sie Firmenlogo und Markenfarbe, rechts zeigt eine Vorschau als Briefkopf, wie beides auf einer Abrechnung wirkt: Firmenname und Logo oben, Titel und Akzentlinien in der Markenfarbe. Die Vorschau folgt jeder Änderung sofort.
Firmenlogo
Abschnitt betitelt „Firmenlogo“Das Firmenlogo erscheint oben rechts auf jeder Abrechnung (z. B. WEG-Abrechnungen, Betriebskostenabrechnungen).
Anforderungen:
- Format: PNG oder JPG
- Maximale Dateigröße: 8 MB
- Empfehlung: Transparenter Hintergrund (PNG) für optimale Darstellung
-
Kontoeinstellungen öffnen
Konto & Einstellungen › Kontoeinstellungen, Abschnitt Logo und Markenfarbe aufklappen.
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Logo hochladen
Ziehen Sie die Bilddatei auf das Feld Logo hochladen oder klicken Sie darauf und wählen Sie eine Datei aus.
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Fertig
Das Logo wird sofort gespeichert; neue Abrechnungen tragen ab jetzt dieses Logo.
Markenfarbe
Abschnitt betitelt „Markenfarbe“Die Markenfarbe wird für Titel und Akzente auf Abrechnungen und Briefen verwendet. Zur Wahl stehen:
| Gruppe | Bedeutung |
|---|---|
| Aus dem Logo | Bis zu vier Farben, die abrechnung360 aus Ihrem hochgeladenen Logo ausliest — so passt die Farbe ohne Suchen zum Logo |
| Standard | Die Standardfarbe von abrechnung360 |
| Eigene | Über das Plus-Symbol (Eigene Farbe wählen) eine beliebige Farbe per Farbwähler oder Hex-Wert festlegen |
Die Auswahl wird automatisch gespeichert, eine eigene Schaltfläche dafür gibt es nicht. Ist eine Farbe auf weißem Papier zu hell, warnt ein Hinweis: „Auf weißem Papier schwer lesbar. Eine dunklere Farbe hebt Titel besser hervor.“
Posteingang
Abschnitt betitelt „Posteingang“Mit Inbox-Modul legen Sie im Abschnitt Posteingang über Postfach anlegen eine E-Mail-Adresse für Ihre Verwaltung an. Rechnungen, Kontoauszüge und weitergeleitete Mails von Mietern oder Eigentümern, die an diese Adresse gehen, erscheinen im Posteingang — mit einem Vorschlag, wohin sie gehören. Die Adresse übernehmen Sie mit Kopieren. Am Abschnitt zeigt ein Status, ob ein Postfach aktiv ist.
Objektfotos
Abschnitt betitelt „Objektfotos“Zusätzlich zum Firmenlogo kann jedes Objekt (WEG oder Mietobjekt) Fotos erhalten. Sie dienen der visuellen Zuordnung; eines davon ist das Titelbild, das die Seite Objekt zeigt.
-
Objekt öffnen
In der Objektverwaltung das Objekt anklicken; Sie landen auf der Seite Objekt.
-
Foto hinzufügen
Auf das Feld Foto hinzufügen klicken oder Fotos hineinziehen. Ist schon ein Foto vorhanden, fügen Sie über das Kamera-Symbol oben rechts im Bild weitere hinzu.
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Fotos ansehen
Ein Klick auf das Titelbild öffnet alle Fotos des Objekts. Dort machen Sie ein Foto über Als Titelbild verwenden zum Titelbild, laden es herunter oder entfernen es über Foto löschen.
Erlaubt sind JPG und PNG bis 50 MB je Datei.
Objektstammdaten
Abschnitt betitelt „Objektstammdaten“Die Stammdaten eines Objekts pflegen Sie auf dessen Seite Objekt:
| Feld | Wo | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Bearbeiten in der Kopfzeile | Name des Objekts (z. B. „WEG Musterstraße 1“) |
| Adresse | Bearbeiten in der Kopfzeile | Straße, Hausnummer, PLZ, Ort |
| Baujahr | Karte Details › Bearbeiten | Baujahr des Gebäudes |
| Gesamtquadratmeter | Karte Details › Bearbeiten | Gesamte Wohn-/Nutzfläche in m² |
| Heizungsart | Karte Details › Bearbeiten | Art der Heizung (Freitext) |
| Weitere Felder und Notiz | Karte Details › Bearbeiten | Eigene Angaben zum Objekt, z. B. Hausmeister oder Schlüsselnummer |
Die Verwaltungsart — WEG-Verwaltung oder Mietverwaltung — legen Sie beim Anlegen des Objekts fest; die Objekteinstellungen zeigen sie unter dem Seitentitel. Eine Sondereigentumsverwaltung bilden Sie als Mietverwaltung ab.
