Mahnwesen

Das Mahnwesen bündelt offene Forderungen — rückständiges Hausgeld, Nachzahlungen aus der Abrechnung, Sonderumlagen oder ausstehende Mietzahlungen — über alle Objekte hinweg an einer Stelle. Sie erreichen es über Mahnwesen in der linken Navigation.

Der Ablauf ist immer derselbe: Der Mahnvorschlag zeigt, wer heute gemahnt werden kann. Mit Mahnungen generieren prüfen Sie Empfänger, Stufe und Gebühr, sehen sich das Schreiben in der Vorschau an und lösen den Versand aus. Es wird nie automatisch gemahnt.

Mahnwesen einschalten

Das Mahnwesen ist je Objekt standardmäßig ausgeschaltet. Sie schalten es unter Objekteinstellungen → Mahnwesen ein. Dort steht auch, ab wann Forderungen zählen: Ohne eigene Angabe beginnen sie nach der letzten Abrechnung, frühestens aber mit der ersten Bankbuchung des Objekts. Sollstellungen aus der Zeit davor wurden auf ein Konto gezahlt, das Abrechnung360 nie gesehen hat — sie gelten deshalb nicht als Rückstand. Haben Sie ältere Kontoauszüge nachträglich eingelesen, tragen Sie unter Forderungen ab den tatsächlichen Beginn ein.

Rückstände aus der Zeit vor Ihrer Verwaltung gehören als Forderung zur Einheit (z. B. „Rückstand per Übernahme“) — diese bleiben unabhängig vom Forderungsbeginn mahnbar.

Mahnvorschlag und alle Rückstände

Die Seite hat drei Ansichten:

• Mahnvorschlag — nur die Einheiten, die jetzt gemahnt werden können, nach Objekt gruppiert.
• Alle Rückstände — jede Einheit mit offenem Betrag, auch solche, die noch warten oder geprüft werden müssen. Die Spalte Status nennt den Grund direkt in der Zeile.
• Mahnläufe — alle bisherigen Läufe mit ihren Schreiben.

Status	Bedeutung
Mahnreif	Kann jetzt gemahnt werden
Frist läuft	Die Frist bis zur nächsten Stufe läuft noch, oder offen ist nur eine noch nicht beschlossene Nachzahlung
Zu prüfen	Es fehlen Angaben, z. B. Bankverbindung, Schuldner oder Vermieter, oder der Schuldner hat gewechselt
Gesperrt	Mahnsperre oder aktives SEPA-Mandat
Kleinbetrag	Der Rückstand liegt unter der Bagatellgrenze

Ein Klick auf die Einheit öffnet ihre offenen Posten mit Fälligkeit, Teilzahlungen und dem Betrag, den das Schreiben einfordert.

Offen ist der Betrag, den das Mahnschreiben einfordert: die unbezahlten Sollstellungen, abzüglich eines Guthabens der Einheit (etwa einer noch nicht ausgezahlten Rückzahlung aus der Abrechnung). Zahlungen werden den ältesten Forderungen zuerst zugerechnet. Einheiten mit Guthaben oder ausgeglichenem Saldo erscheinen nicht.

Wann nicht gemahnt wird

• Die Nachzahlung eines nicht beschlossenen Jahres wird zurückgehalten — sie entsteht rechtlich erst mit dem Beschluss (§ 28 Abs. 2 WEG). Das Beschlussdatum pflegen Sie in den Abrechnungsoptionen des Jahres. Laufendes Hausgeld, übertragene Vorschüsse und Sonderumlagen derselben Einheit werden trotzdem gemahnt.
• Ein SEPA-Mandat ist aktiv. Wer den Einzug erlaubt hat und nicht eingezogen wurde, ist nicht in Verzug.
• Am Objekt fehlt eine Bankverbindung. Ohne Konto gäbe es im Schreiben kein Ziel für die Zahlung.
• Die Stufenfrist läuft noch. Nach jeder Mahnung muss die Zahlungsfrist der nächsten Stufe abgewartet werden.
• Der Schuldner hat im Forderungszeitraum gewechselt. Nach einem Eigentümer- oder Mieterwechsel gehören die Posten verschiedenen Personen — hier ist eine manuelle Prüfung nötig.
• Der Rückstand liegt unter der Bagatellgrenze (Standard 10 €, einstellbar im Mahnplan).
• Es ist eine Mahnsperre gesetzt.

Mahnlauf starten

1. Mahnungen generieren — der Dialog übernimmt alle mahnreifen Einheiten (bzw. die des gefilterten Objekts), fasst sie nach Objekt zusammen und zeigt je Einheit Empfänger, Mahnstufe, offenen Betrag und Gebühr. Einzelne Einheiten nehmen Sie mit dem Häkchen heraus.

2. Schreiben prüfen — das Augensymbol öffnet das fertige Mahnschreiben als PDF-Vorschau.

3. Versandart wählen — nur E-Mail, E-Mail mit Post als Rückfallebene, beides oder nur Post. Der Dialog zeigt vorab, wie viele Schreiben per E-Mail und per Post gehen und welche Versandkosten dabei entstehen.

4. Senden — nach einer letzten Rückfrage werden die Mahnungen im Hintergrund erstellt und versendet; ein Hinweis meldet den Abschluss.

Achtung

Mit dem Versand werden die Mahnstufen hochgezählt und die Mahngebühren als Forderung gebucht. Beides lässt sich nicht per Klick zurücknehmen.

Jeder Gesamtschuldner einer Einheit erhält eine eigene Ausfertigung an seine eigene Adresse — die Mahngebühr fällt trotzdem nur einmal je Einheit an. Bei Mietverhältnissen ist das zwingend: Wird nicht jeder Vertragsmieter angeschrieben, ist eine spätere Kündigung unwirksam.

Absender des Schreibens ist immer die Gemeinschaft bzw. der Vermieter, die Verwaltung erscheint als Vertreterin. Über Objektgrenzen hinweg gibt es deshalb keinen Sammelbrief: zwei Gläubiger bedeuten zwei Briefe.

Mietverwaltung: Eigentümer ist Pflicht

Gläubiger einer Mietforderung ist der Vermieter, nicht die Verwaltung. Solange an der Einheit kein Eigentümer hinterlegt ist, bleibt sie mit dem Hinweis „Kein Vermieter zum Fälligkeitsdatum hinterlegt“ gesperrt — den Eigentümer pflegen Sie unter Einheiten und Mieter. Wechselt der Eigentümer mitten im Forderungszeitraum, wird ebenfalls gesperrt: ein Brief kann nur einen Gläubiger nennen.

Mahnsperre

Über das Schloss am Ende der Zeile (oder im Menü der geöffneten Einheit) nehmen Sie eine Einheit befristet aus jedem Mahnlauf heraus — etwa bei vereinbarter Ratenzahlung. Datum und Grund sind Pflicht; der Grund erscheint unter Alle Rückstände, damit nachvollziehbar bleibt, warum nicht gemahnt wird. Die Sperre endet automatisch mit Ablauf des Datums, Mahnsperre aufheben beendet sie vorzeitig.

Mahnläufe und Dokumente

Die Ansicht Mahnläufe zeigt alle bisherigen Mahnläufe mit Datum, Anzahl der Mahnungen, betroffenen Objekten, Forderungssumme und Gebühren. Über Anzeigen öffnen Sie die Liste der erzeugten Schreiben; ein Klick auf den Empfänger zeigt das Schreiben im Dokument-Viewer, Herunterladen am Zeilenende speichert das PDF.

Mahnplan

Den Mahnplan legen Sie einmal für die ganze Verwaltung fest — über Mahnplan oben auf der Mahnwesen-Seite, getrennt für Eigentümer und Mieter. Dort steht auch die Bagatellgrenze. Braucht ein Objekt andere Stufen, schalten Sie unter Objekteinstellungen → Mahnwesen einen eigenen Mahnplan ein.

Je Stufe legen Sie Bezeichnung, Frist und Mahngebühr fest. Die Frist der ersten Stufe zählt ab Fälligkeit, jede weitere ab der vorherigen Mahnung. Standard sind drei Stufen für Eigentümer und zwei für Mieter — für eine Kündigung wegen Zahlungsverzugs ist ohnehin keine Mahnung nötig (§ 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB), eine dritte Stufe würde sie nur verzögern.

Zur Höhe der Mahngebühr

Die erste Stufe ist standardmäßig gebührenfrei: Bei beschlossenem Fälligkeitstermin tritt der Verzug automatisch ein (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB), die erste Mahnung ist also Kulanz. Erstattungsfähig ist nur der tatsächliche Aufwand für Porto und Material — Pauschalen über 7,50 € gelten als angreifbar und lassen sich deshalb nicht eingeben.

Die Mahngebühr wird als Forderung gegen die Einheit gebucht, fällig zur Zahlungsfrist des Schreibens. Sie erscheint damit korrekt im Vermögensbericht und ist sofort mahnfähig; die Jahresabrechnung als reine Einnahmen-/Ausgabenrechnung bleibt davon unberührt.

Zusammenspiel mit den Salden

Grundlage sind dieselben Salden, die Sie auch in der Einheitenliste als Statusfarbe sehen. Wer offene Beträge zunächst im Detail prüfen möchte, findet den Einstieg über die Kontenübersicht und die Hausgeld- bzw. Vorauszahlungssalden der Einheiten.