Datensicherung
Ihre Daten liegen in abrechnung360 redundant über mehrere Rechenzentren verteilt und werden laufend gesichert. Für die eigene Datenhoheit kommen Sie zusätzlich jederzeit selbst an Ihre Daten heran — komplett oder einzeln.
| Weg | Wofür | Was Sie erhalten |
|---|---|---|
| Vollständiges Backup | Archivierung, eigene Datensicherung | ein ZIP-Archiv mit dem Datenbestand der ganzen Organisation |
| Abrechnungen einzeln herunterladen | laufender Betrieb, Versand, eigene Ablage | die PDFs eines Objekts und Jahres |
| Automatische Sicherung | Schutz vor technischen Ausfällen | läuft im Hintergrund; Betrieb durch Abrechnung360 |
Vollständiges Backup der Organisation
Abschnitt betitelt „Vollständiges Backup der Organisation“Die Erweiterung Backup sammelt den Datenbestand Ihrer Organisation in einer einzigen ZIP-Datei — Stammdaten, Objekte, Abrechnungen und hochgeladene Dokumente in einem Zug.
Die Seite besteht aus zwei Teilen: dem Hinweis, was ein Backup umfasst, und darunter der Liste der erstellten Archive mit Erstellt, Von, Status, Größe und der verbleibenden Verfügbarkeit.
In drei Schritten zum Archiv
Abschnitt betitelt „In drei Schritten zum Archiv“-
Backup erstellen
Die Schaltfläche oben rechts stellt den Auftrag ein. Die Erstellung läuft im Hintergrund — Sie können die Seite verlassen und später zurückkehren.
-
Erstellung abwarten
Die Liste zeigt jeden Auftrag mit Status, Ersteller und Zeitpunkt. Je nach Datenmenge dauert ein Lauf einige Minuten. Pro Organisation läuft immer nur ein Backup; solange es läuft, ist die Schaltfläche gesperrt.
-
Herunterladen
Steht der Auftrag auf bereit, laden Sie das Archiv über Herunterladen in Ihre eigene Ablage. Über das Papierkorb-Symbol löschen Sie ein Archiv vorzeitig.
Was im Archiv liegt
Abschnitt betitelt „Was im Archiv liegt“Im Archiv finden Sie zuerst Ihre Kontakte und die Objektübersicht, dahinter für jedes Objekt einen eigenen Ordner. Ein Objektordner enthält:
| Inhalt | Was Sie darin finden |
|---|---|
| Objektdaten | Anschrift, Baujahr, Fläche, Heizungsart, Gläubiger-Identifikationsnummer |
| Einheiten | alle Wohn- und Gewerbeeinheiten mit Miteigentumsanteil, Fläche, Zimmern und Nutzung |
| Bankkonten | die Konten des Objekts |
| Verteilerschlüssel | nach welchen Schlüsseln die Kosten auf die Einheiten verteilt werden |
| WEG-Jahresabrechnungen | die erzeugten Abrechnungs-PDFs, je Wirtschaftsjahr in einem Ordner |
| Betriebskostenabrechnungen | die erzeugten Abrechnungs-PDFs der Mietverhältnisse, ebenfalls je Jahr |
| Dokumente | alle hochgeladenen Dateien des Objekts — Kontoauszüge, Rechnungen, Schreiben |
Die Kontakte enthalten alle Eigentümer, Mieter und sonstigen Ansprechpartner mit Anschrift und Kontaktdaten — und dazu, welcher Einheit sie als Eigentümer oder Mieter zugeordnet sind, mit Beginn und Ende des jeweiligen Verhältnisses.
Berücksichtigt werden die Abrechnungen der letzten zehn Jahre; Jahre ohne Abrechnung tauchen nicht auf. Abrechnungs-PDFs liegen nur im Archiv, wenn sie zuvor generiert wurden.
Nicht enthalten sind Buchungen und Wirtschaftspläne sowie die Daten aus Erweiterungen wie casavi oder etg24 — diese Systeme führen ihren Bestand selbst. Ein Backup enthält außerdem nur, was dem anfordernden Benutzer in der Software zugänglich ist.
Ein fertiges Archiv steht sieben Tage zum Download bereit und wird danach automatisch gelöscht; die Liste zeigt bei jedem Eintrag die verbleibende Zeit. Laden Sie es zeitnah in Ihre eigene Ablage. Ein abgelaufenes Backup lässt sich nicht wiederherstellen; ein neues erstellen Sie jederzeit.
Abrechnungen einzeln herunterladen
Abschnitt betitelt „Abrechnungen einzeln herunterladen“Für jede erzeugte Abrechnung steht ein PDF-Paket bereit, das Sie auf einen lokalen Datenträger oder in Ihre eigene Ablage (z. B. File Server, Dokumentenmanagement) übernehmen können.
WEG-Jahresabrechnung
Abschnitt betitelt „WEG-Jahresabrechnung“In der Registerkarte WEG-Abrechnungen steht pro Einheit nach der Generierung ein Dokumentenpaket bereit:
- WEG-Einzelabrechnung als personalisiertes PDF (je Postanschrift, bei mehreren Eigentümern getrennt),
- Buchungsjournal mit allen Buchungen des Wirtschaftsjahres.
Über das Aktionssymbol oben rechts lassen sich alle Dokumente des Objekts gesammelt als ZIP-Archiv herunterladen.
Betriebskostenabrechnung (Mietverwaltung)
Abschnitt betitelt „Betriebskostenabrechnung (Mietverwaltung)“In der Registerkarte Mieterabrechnungen werden nach der Generierung pro Mietverhältnis die PDFs angeboten — einzeln über das Auswahlmenü oder gesammelt als ZIP.
Automatische Sicherung durch abrechnung360
Abschnitt betitelt „Automatische Sicherung durch abrechnung360“Unabhängig von Ihren eigenen Downloads betreibt abrechnung360 eine laufende technische Datensicherung. Sie ist für jede Organisation dauerhaft aktiv — Sie müssen dafür nichts einschalten, buchen oder konfigurieren; es gibt auch keine Einstellung, mit der sie sich abschalten ließe. Damit sind Stammdaten, Buchungen und Dokumente in der Software gegen Hardwareausfälle abgesichert:
- Laufende Backups — die Datenbanken werden kontinuierlich gesichert.
- Verteilt über mehrere Rechenzentren — Backups liegen nicht an einem einzigen Standort. Fällt einer aus, sind die Daten in einem anderen weiterhin verfügbar.
- Betrieb in zertifizierten Rechenzentren — die Infrastruktur entspricht den gängigen Standards für Cloud-Dienste in Deutschland.
Nicht abgedeckt sind Daten, die Sie selbst entfernen: manuell gelöschte Dokumente und Daten sowie Dokumente, die durch eine Neugenerierung ersetzt wurden.