Posteingang (Dokumenteneingang)

Der Dokumenteneingang ist der zentrale Posteingang Ihrer Verwaltung. Rechnungen, Angebote und Belege, die per E-Mail eingehen, sammeln sich hier — die KI liest sie aus, und Sie ordnen sie mit wenigen Klicks dem richtigen Objekt zu.

• E-Mail an Postfach
• Dokumenteneingang
• KI-Auslesung
• Objekt zuordnen
• Beleg / Rechnung

Hinweis

Der Dokumenteneingang gehört zum Posteingang-Modul und erscheint als eigener Eintrag Dokumenteneingang in der linken Navigation, sobald er für Ihre Verwaltung freigeschaltet ist.

Postfach einrichten

Jede Verwaltung erhält eine eigene E-Mail-Adresse. Alles, was an diese Adresse gesendet wird, landet automatisch im Dokumenteneingang. Sie finden und kopieren die Adresse unter Konto & Einstellungen.

Tipp

Hinterlegen Sie die Postfach-Adresse direkt bei Ihren Dienstleistern und Versorgern als Rechnungsempfänger — dann landen neue Rechnungen ohne Umweg im Dokumenteneingang. Oder leiten Sie eingehende E-Mails einfach dorthin weiter.

Dokumente bearbeiten

In der Übersicht sehen Sie alle eingegangenen Dokumente mit Betreff, Absender, Empfangsdatum und Status.

Status	Bedeutung
Neu	Eingegangen, noch nicht bearbeitet
Zurückgestellt	Bewusst zurückgestellt
Zugeordnet	Einem Objekt als Beleg oder Rechnung zugeordnet

1. Dokument öffnen

   Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Detailansicht mit der Vorschau des Dokuments. Bei Rechnungen liest die KI die wichtigsten Daten bereits aus — Rechnungssteller, Rechnungsnummer und Betrag.

   

2. Objekt und Typ wählen

   Wählen Sie das Objekt, zu dem das Dokument gehört — die KI schlägt es bereits vor. Über die Reiter Rechnung, Kontoauszug oder Dokument legen Sie fest, wie das Dokument abgelegt wird.

3. Optional vorkontieren

   Bei einer Rechnung können Sie direkt eine Buchung anlegen: Buchungskonto und Betrag je Position erfassen (mehrere Positionen möglich) und das WEG-Konto wählen, über das später gezahlt wird.

4. Zuordnen

   Mit In Objekt speichern wird das Dokument abgelegt. Als Rechnung erstellt Abrechnung360 daraus direkt eine Rechnung im Objekt — bereit zur Verbuchung und, bei aktivem Banking, optional zur Zahlung per EBICS.

Verwandte Themen

• Rechnungen — wie aus einem Dokument eine verbuchbare Rechnung wird.
• Transaktionen buchen — den Beleg an die passende Bankbuchung hängen.
• Zahlungen — eine zugeordnete Rechnung per Überweisung begleichen.