Heizkostenabrechnung

Die Heizkostenabrechnung ist die einzige Kostenart, die nicht einfach einem Verteilerschlüssel folgt: sie braucht eine eigene Rechnung nach der Heizkostenverordnung, bevor überhaupt ein Anteil je Einheit existiert. Die Erweiterung Heizkostenabrechnung übernimmt diese Rechnung — und gibt das Ergebnis anschließend als Verteilerschlüssel an die Buchhaltung weiter. Der bisher übliche manuelle Übertrag der Einzelbeträge entfällt damit.

Sie funktioniert für beide Objektarten: in der WEG je Einheit für die Jahresabrechnung, in der Mietverwaltung je Nutzungszeitraum für die Betriebskostenabrechnung.

Aktivierung

Aktivieren Sie Heizkostenabrechnung unter Konto & Einstellungen › Erweiterungen. Danach erscheint in der linken Navigation im Abschnitt Verwaltung der Menüpunkt Heizkostenabrechnung. Siehe Erweiterungen im Überblick.

Voraussetzungen

Die Erweiterung führt keine eigenen Stammdaten. Sie rechnet mit dem, was in Abrechnung360 schon steht:

Woher	Was
Kostenkonten des Objekts	die tatsächlich gebuchten Heizkosten — die monatlichen Abschläge an den Gasversorger stehen ohnehin schon dort
Einheiten	die Wohnfläche für die Grundkosten
Zählerbasierter Verteilerschlüssel	die Zählerstände je Einheit, siehe Verteilerschlüssel
Mietverhältnisse (nur MV)	die Nutzungszeiträume für den Nutzerwechsel

Legen Sie also vorab einen zählerbasierten Verteilerschlüssel für die Wärmezähler an — bei Warmwasser einen zweiten für die Warmwasserzähler. Die Zählerstände pflegen Sie wie gewohnt im Bereich Verteilung des Objekts; die Erweiterung liest sie von dort und lässt Sie fehlende Stände auch direkt in der Abrechnung nachtragen.

Einmalig einrichten

Die Verteilungsparameter gehören zum Objekt und gelten für jedes Jahr. Sie öffnen sie in einer Abrechnung über Verteilung rechts oben; der Bereich Verteilung einrichten öffnet sich seitlich und wird mit Speichern übernommen.

1. Grund- und Verbrauchskosten festlegen

   § 7 Abs. 1 HeizkostenV verlangt, dass mindestens 50 % und höchstens 70 % der Heizkosten nach erfasstem Verbrauch verteilt werden. Der Regler ist auf diesen Rahmen begrenzt; 30 % Grundkosten / 70 % Verbrauchskosten ist der Regelfall. Der Anteil gilt einheitlich für das ganze Gebäude. Erzeugt die Anlage auch Warmwasser, stellen Sie den Anteil für Warmwasser mit einem zweiten Regler ein.

2. Verteilerschlüssel zuordnen

   Unter Grundkosten wählen Sie den Schlüssel für die Wohnfläche (oder den umbauten Raum), unter Verbrauch Heizung den Zähler-Schlüssel. Bei Wärmezählern rechnet die Anzeige in kWh, bei Heizkostenverteilern in Einheiten — die Bezeichnung tragen Sie unter Einheit der Zähler selbst ein.

3. Warmwasser klären

   Unter Warmwasser wählen Sie das Verfahren nach § 9 HeizkostenV (siehe unten) und bei Warmwasserzählern den Schlüssel Verbrauch Warmwasser. Erzeugt die Anlage nur Wärme, wählen Sie Kein Warmwasser aus der Anlage.

4. Nutzerwechsel-Verfahren wählen

   Unter Nutzerwechsel: Gradtagszahlen oder Zeitanteilig — betrifft nur die Grundkosten der Heizung (siehe unten).

5. CO₂-Aufteilung wählen

   Unter CO₂-Kosten: Wohngebäude, Nichtwohngebäude oder Keine CO₂-Aufteilung (siehe unten).

6. Kostenkonten zuordnen

   Unter Kostenkonten ordnen Sie jedes Konto des Objekts, das in die Abrechnung eingeht, einem der vier Kostentöpfe zu. Konten, die schon eine BetrKV-Kategorie für Heizung, Warmwasser oder Schornsteinfeger tragen, werden als Vorschlag erkannt; ‹n› Vorschläge übernehmen ordnet sie in einem Klick zu.

Die vier Kostentöpfe

Topf	Was hineingehört
Brennstoff- und Energiekosten	Gas, Öl, Fernwärme, Strom zur Wärmeerzeugung samt Lieferung (§ 7 Abs. 2 Nr. 1)
Heiznebenkosten	Betriebsstrom, Wartung, Reinigung, Schornsteinfeger, Emissionsmessung, Messdienst, Abrechnung (§ 7 Abs. 2)
Zusatzkosten Heizung	Kosten, die ausschließlich die Heizung betreffen
Zusatzkosten Warmwasser	Kosten, die ausschließlich die Warmwasserversorgung betreffen

Die ersten beiden Töpfe sind die Kosten der Heizanlage — sie werden nach § 9 zwischen Heizung und Warmwasser geteilt. Die Zusatzkosten gehören von Anfang an zu einer Seite und werden nicht geteilt.

Trennung von Heizung und Warmwasser (§ 9)

Eine verbundene Anlage erzeugt Wärme und Warmwasser aus demselben Brennstoff. Angeboten werden nur die Verfahren, die die Verordnung kennt — ein frei gewählter Prozentsatz ist nicht darunter:

Verfahren	Grundlage
Wärmemengenzähler	die gemessene Wärmemenge. Seit dem 31.12.2013 der gesetzliche Regelfall (§ 9 Abs. 2 Satz 1)
Formel aus der Warmwassermenge	Q = 2,5 · V · (tw − 10) aus der gemessenen Menge — zulässig, wenn eine Messung der Wärmemenge unzumutbar teuer wäre (§ 9 Abs. 2 Satz 2)
Formel aus der Wohnfläche	Q = 32 · Wohnfläche — nur wenn auch die Warmwassermenge nicht gemessen werden kann (§ 9 Abs. 3)
Kein Warmwasser aus der Anlage	die Anlage erzeugt nur Wärme; es wird ausschließlich nach § 7 gerechnet

Der Quotient, aus dem der Warmwasseranteil hergeleitet ist — Wärmemenge Warmwasser zu Gesamtenergie der Anlage — steht auf dem Bildschirm und auf dem Dokument. Eine Prozentzahl, die der Empfänger nicht nachrechnen kann, wird ihm nichts wert sein.

CO₂-Kosten (CO2KostAufG)

Der im Brennstoff enthaltene CO₂-Preis wird seit 2023 zwischen Vermieter und Mieter geteilt. Dafür braucht die Abrechnung zwei Angaben von der Brennstoffrechnung — den CO₂-Preis und die Emissionsmenge in kg. Der Lieferant muss beide ausweisen (§ 5 CO2KostAufG). Sie tragen sie unter Abrechnungsdaten ein.

Wohngebäude werden nach dem Stufenmodell des § 5 eingeordnet: die spezifischen Emissionen — Kilogramm CO₂ je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr — ergeben eine von zehn Stufen und damit den Vermieteranteil.

Spezifische Emissionen	Anteil Mieter	Anteil Vermieter
unter 12 kg CO₂/m²·a	100 %	0 %
12 bis unter 17	90 %	10 %
17 bis unter 22	80 %	20 %
22 bis unter 27	70 %	30 %
27 bis unter 32	60 %	40 %
32 bis unter 37	50 %	50 %
37 bis unter 42	40 %	60 %
42 bis unter 47	30 %	70 %
47 bis unter 52	20 %	80 %
ab 52	5 %	95 %

Bei Nichtwohngebäuden wird hälftig geteilt (§ 8 CO2KostAufG).

Was mit dem Vermieteranteil geschieht, hängt an der Objektart — und das ist keine Feinheit:

• In der Mietverwaltung verlässt er die verteilten Kosten. Die Kostenaufstellung zeigt den Abzug als eigene Zeile, damit die Brennstoffkosten weiterhin zum Kontosaldo passen. Die Mieter tragen nur ihren Teil.
• In der WEG gibt es kein Mietverhältnis. Die Gemeinschaft verteilt den vollen Brennstoffpreis; die vermietenden Eigentümer rechnen den Vermieteranteil mit ihren eigenen Mietern ab. Die Abrechnung weist die Angaben dafür aus (§ 6 Abs. 2 CO2KostAufG), zieht aber nichts ab.

Nutzerwechsel (§ 9b)

Wechselt der Nutzer mitten im Zeitraum, teilt § 9b HeizkostenV die Kosten so auf:

• Verbrauchskosten folgen der Zwischenablesung am Tag des Auszugs.
• Übrige Heizkosten folgen den Gradtagszahlen oder der Zeit — Ihre Wahl in der Einrichtung. Die Gradtagszahlen gewichten die Monate nach Heizbedarf: der Winter wiegt deutlich schwerer als der Sommer.
• Übrige Warmwasserkosten werden immer zeitanteilig geteilt.

In der Mietverwaltung entsteht dadurch je Nutzungszeitraum eine eigene Zeile — auch für Leerstände, deren Anteil beim Eigentümer bleibt und nicht auf die übrigen Mieter verschoben wird.

Ablauf einer Abrechnung

Die Seite einer Abrechnung zeigt oben die Kostenaufstellung — was die Anlage gekostet hat, die Kaskade des § 7 Abs. 2 — und daneben die Verteilung nach § 9 und § 7 Abs. 1. Darunter folgen CO₂-Kosten, Prüfung, Zählerstände, Einzelabrechnung und die Übernahme.

1. Abrechnung anlegen

   In der Übersicht Heizkostenabrechnungen wählen Sie Abrechnung erstellen und geben Objekt und Abrechnungsjahr an. Der Zeitraum ist zunächst das Kalenderjahr und lässt sich unter Abrechnungsdaten (rechts oben) verkürzen — er muss innerhalb des Jahres liegen.

2. Abrechnungsdaten ergänzen

   Unter Abrechnungsdaten: bei Warmwasser der Gesamtenergieverbrauch der Anlage und die Angabe, die das gewählte § 9-Verfahren braucht (Wärmemenge für Warmwasser bzw. Warmwassermenge und Warmwassertemperatur). Dazu die CO₂-Angaben Enthaltener CO₂-Preis und Emissionen und, wenn nötig, ein Hinweis auf der Abrechnung.

3. Prüfung abarbeiten

   Der Abschnitt Prüfung nennt jeden Punkt, der die Übernahme blockiert — mit der Einheit, dem Datum und der Schaltfläche, die ihn löst (Verteilung einrichten oder Verbrauchsdaten erfassen). Fehlende Zählerstände tragen Sie darunter im Abschnitt Zählerstände ein und speichern jeden Stand einzeln.

4. Ergebnis prüfen

   Die Einzelabrechnung zeigt je Einheit bzw. je Nutzungszeitraum Fläche, Verbrauch, Grund- und Verbrauchskosten und die Summe. Ein Klick auf eine Zeile öffnet seitlich die vier Positionen der Verordnung mit ihrer Herleitung; dort lädt Herunterladen die Abrechnung dieser Partei als PDF.

   

5. Übernehmen

   Im Abschnitt Übernahme in die Jahresabrechnung (Mietverwaltung: in die Betriebskostenabrechnung) wählen Sie Übernehmen. Die Anteile werden als Verteilerschlüssel in der Buchhaltung gespeichert. Vorher nennt eine Rückfrage genau, welche Schlüssel angelegt und welche Kostenkonten ihnen zugeordnet werden. Solange die Prüfung noch etwas blockiert oder kein Kostenkonto zugeordnet ist, steht der Grund neben der Schaltfläche.

Ein fehlender Zählerstand blockiert die Übernahme

Das ist Absicht. Ein fehlender Stand ist nicht dasselbe wie kein Verbrauch — ohne ihn würde sich der Anteil dieser Einheit still auf die übrigen verschieben. Verteilt wird deshalb nie ersatzweise gleichmäßig; die Prüfung nennt Einheit und Ablesedatum.

Ein Stand ist fällig zum 31.12., zum Tag eines Zählerwechsels und zum Tag, an dem ein Mietverhältnis endet (Zwischenablesung, § 9b Abs. 1 HeizkostenV).

Was die Übernahme bewirkt

Ein Verteilerschlüssel verteilt ein Kostenkonto proportional zu seinen Werten. Steht als Wert der Euro-Anteil einer Partei, gibt die Abrechnung genau diesen Anteil zurück — deshalb funktioniert die Übergabe ohne einen einzigen manuellen Übertrag.

Angelegt werden jahresbezogene Schlüssel: sie halten einen Wert je Jahr, die Übernahme für 2026 überschreibt also nichts von 2025.

Schlüssel	Verteilt
Heizkostenabrechnung	Brennstoff- und Heiznebenkosten
Heizkostenabrechnung (Heizung)	Zusatzkosten Heizung
Heizkostenabrechnung (Warmwasser)	Zusatzkosten Warmwasser

Angelegt wird nur, was gebraucht wird — eine Anlage ohne Warmwasser und ohne Zusatzkosten kommt mit einem Schlüssel aus. Die zugeordneten Kostenkonten bekommen den Schlüssel gesetzt, sodass die nächste Jahres- bzw. Betriebskostenabrechnung ihn von selbst verwendet. Die Abrechnung erhält danach den Status Übernommen.

Ablage im Dokumentenarchiv

Mit der Übernahme legt Abrechnung360 die Heizkostenabrechnung jedes Nutzers im Dokumentenarchiv ab — in der WEG beim Eigentumsverhältnis, in der Mietverwaltung beim Mietverhältnis, mit der Dokumentart Heizkostenabrechnung. So legen Sie sie beim Versand der Jahres- bzw. Betriebskostenabrechnung als Anlage bei. Leerstände werden übersprungen.

Der Abschnitt Übernahme zeigt, ob die abgelegte Fassung aktuell ist. Wurde nach der Ablage erneut übernommen, weist er auf die veraltete Fassung hin; Erneut ablegen ersetzt sie, statt eine zweite Datei anzulegen. Fehlt die Ablage ganz, holen Sie sie mit Im Dokumentenarchiv ablegen nach.

Korrigieren heißt: erneut übernehmen

Haben Sie einen Zählerstand nachgetragen oder eine Buchung korrigiert, rechnen Sie nicht neu „anstoßen“ — die Abrechnung wird bei jedem Aufruf frisch aus der Buchhaltung gerechnet. Erneut übernehmen überschreibt die Werte des Jahres und ersetzt die abgelegten Abrechnungen im Dokumentenarchiv. Frühere Jahre bleiben unberührt.

Das Dokument

Herunterladen in der Seitenansicht einer Zeile erzeugt die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung einer Partei im Design der übrigen Dokumente, Herunterladen im Menü ⋯ (Weitere Aktionen) der Abrechnung die aller Parteien: Empfänger im Anschriftenfeld, Kostenaufstellung, Aufteilung mit dem § 9-Quotienten, der CO₂-Block nach § 6 CO2KostAufG und die Einzelabrechnung mit Gesamtwerten, eigenen Werten und dem Betrag je Einheit. Bei einem Nutzerwechsel weist das Dokument den eigenen Nutzungszeitraum und die Aufteilung nach § 9b aus.

Im Chat-Assistenten

Bei aktiver Erweiterung kann der Chat-Assistent auf die Heizkostenabrechnungen zugreifen — mit denselben Rechten, die Sie selbst haben.

Fragen, die er beantwortet:

• „Wie ist der Stand der Heizkostenabrechnung 2025 für Gemarkenstr. 1?“
• „Welche Zählerstände fehlen noch?“ — mit Einheit, Zähler und Ablesedatum
• „Was zahlt Wohnung 3 an Heizkosten?“
• „Wie hoch ist der CO₂-Anteil des Vermieters, und in welcher Stufe liegt das Gebäude?“
• „Für welche Objekte fehlt die Heizkostenabrechnung 2025 noch?“

Was er auf Zuruf erledigt:

• eine Abrechnung für ein Jahr anlegen
• einen Zählerstand aufnehmen — praktisch, wenn ein Eigentümer den Stand am Telefon durchgibt. Der Stand wird auf den Zähler des Objekts geschrieben und steht damit auch im Bereich Verteilung.

Übernehmen und Verteilung bleiben auf dem Bildschirm

Die Übernahme in die Abrechnung ist keine Chat-Funktion: dabei müssen Sie sehen, welche Verteilerschlüssel und welche Kostenkonten betroffen sind. Auch die Verteilungsparameter ändert der Assistent nicht — § 7 Abs. 1 HeizkostenV verlangt ein einheitliches Verhältnis für das ganze Gebäude, eine stille Änderung würde jedes abgerechnete Jahr neu bewerten.

Zählerstände über den Chat lässt sich der Assistent vor dem Schreiben bestätigen. Prüfen Sie Einheit, Datum und Wert — ein falscher Stand verschiebt Kosten zwischen den Einheiten.

Bewusst nicht enthalten

• Kürzungsrecht nach § 12 HeizkostenV — die 15 % sind ein Recht, das der Nutzer gegen die Abrechnung geltend macht, kein Parameter der Abrechnung selbst.
• Abrechnungszeiträume über den Jahreswechsel — Zähler werden je Kalenderjahr geführt. Kürzere Zeiträume innerhalb eines Jahres sind möglich.
• Vorerfassung nach Nutzergruppen (§ 5 Abs. 2 HeizkostenV) und das Rohrwärmeverfahren nach VDI 2077.
• Eigener Versand — die Erweiterung verschickt nichts selbst. Die abgelegten Abrechnungen gehen als Anlage mit dem Abrechnungsversand hinaus.