Kundenportal einrichten

Das Kundenportal gibt Eigentümern und Mietern einen eigenen, sicheren Zugang, unter dem sie ihre versandten Abrechnungen als PDF und den Saldo ihrer Einheit einsehen. Es ist ein Plugin: eine eigenständige Anwendung unter einer eigenen Adresse, die Sie aus der Verwaltung heraus mit Freigaben und Einladungen steuern.

Zwei Sichten

Diese Seite beschreibt die Verwaltersicht — freigeben und einladen. Was Eigentümer und Mieter anschließend im Portal sehen, steht unter Kundenportal — die Nutzersicht.

Voraussetzungen

• Das Kundenportal ist unter Konto & Einstellungen › Erweiterungen aktiviert.
• Die einzuladenden Kontakte haben eine E-Mail-Adresse hinterlegt. Ohne E-Mail ist keine Einladung möglich.
• Die Abrechnungen, die sichtbar sein sollen, wurden bereits versandt — nur versandte Abrechnungen erscheinen im Portal.

Objekt für das Portal freigeben

Öffnen Sie im Marktplatz beim Kundenportal die Schaltfläche Öffnen. Sie landen auf der Seite Eigentümer- und Mieterportal mit einer Liste Ihrer aktiven Objekte.

Jede Zeile zeigt das Objekt mit Typ-Kennzeichnung (WEG oder Mietverwaltung — SEV-Objekte erscheinen als Mietverwaltung) und rechts einen Freigabe-Schalter. Erst wenn ein Objekt freigegeben ist, lassen sich seine Kontakte einladen.

Was sehen die Nutzer?

Sichtbar sind ausschließlich versandte Abrechnungen und der Saldo der eigenen Einheit — keine Buchhaltung, keine Daten anderer Einheiten und keine internen Notizen.

Eigentümer und Mieter einladen

Klappen Sie eine freigegebene Objektzeile auf, um die Kontaktliste zu sehen. Jeder Kontakt zeigt seine Rolle (Eigentümer, Mieter, ggf. Beirat), seine E-Mail-Adresse und den Einladungsstatus.

1. Einzelnen Kontakt einladen

   Über Einladen in der Kontaktzeile wird ein Portalzugang eingerichtet und eine Einladungs-E-Mail versendet. Der Status wechselt zu „Eingeladen am …“.

2. Alle auf einmal einladen

   Sind mehrere Einladungen offen, laden Sie mit Alle einladen (N) sämtliche Kontakte mit E-Mail-Adresse gemeinsam ein.

3. Beiratsrolle vergeben (optional)

   Der Beirat-Schalter je Kontakt gewährt Zugriff auf alle Abrechnungen des Objekts, nicht nur die der eigenen Einheit — passend für Verwaltungsbeiräte.

   Damit sieht der Kontakt auch die Salden der anderen Einheiten. Vergeben Sie den Schalter nur an die gewählten Beiratsmitglieder, halten Sie fest, wer ihn wann erhalten hat, und nehmen Sie ihn nach Ende der Amtszeit über Zugang entziehen zurück.

Zugang statt Adresse

Nicht die E-Mail-Adresse gewährt den Zugang, sondern die Verknüpfung zwischen Portalkonto und Kontakt. Nutzt dieselbe Person mehrere Einheiten oder ist bei mehreren Verwaltungen im Portal, verwendet sie überall dasselbe Konto.

Zugang entziehen

Bereits eingeladene Kontakte zeigen ein Zugang entziehen-Symbol. Nach einer Rückfrage („Portalzugang von … wirklich entziehen?“) wird die Verknüpfung gelöst. Der Kontakt verliert sofort den Portalzugang; seine Korrespondenzadresse und Stammdaten bleiben unverändert.

Was im Hintergrund passiert

• Beim Einladen legt Abrechnung360 im eigenen Nutzerpool des Portals ein Konto zur E-Mail-Adresse an (oder verwendet ein bestehendes) und verknüpft es mit dem Kontakt.
• Die Einladungs-E-Mail mit den Zugangsdaten verschickt das Portal automatisch. Beim ersten Login vergibt der Nutzer ein eigenes Passwort.
• Eine Selbstregistrierung gibt es nicht — Zugang entsteht ausschließlich durch Ihre Einladung.