Umsatzsteuer verstehen

Abrechnungen in der Immobilienverwaltung sind im Regelfall umsatzsteuerfrei. Erst wenn zur Steuerpflicht optiert wird, muss Umsatzsteuer in der Abrechnung ausgewiesen werden. Diese Seite erklärt die fachlichen Grundlagen.

Grundsatz: steuerfrei

Bereich	Befreiung	Bedeutung
WEG-Verwaltung	§ 4 Nr. 13 UStG	Leistungen der Gemeinschaft an die Eigentümer (Gebrauchsüberlassung des Gemeinschaftseigentums, Instandhaltung, Instandsetzung, sonstige Verwaltung, Lieferung von Wärme und ähnlicher Gegenstände) sind steuerfrei
Mietverwaltung	§ 4 Nr. 12 UStG	Vermietung und Verpachtung von Grundstücken ist steuerfrei

Folgen im Regelfall:

• In Jahresabrechnung, Einzelabrechnung und Betriebskostenabrechnung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
• Die in Eingangsrechnungen (Handwerker, Versorger, Verwaltervergütung) enthaltene Umsatzsteuer ist Kostenbestandteil: Es werden Bruttobeträge umgelegt.
• Ein Vorsteuerabzug ist ausgeschlossen.

Option zur Steuerpflicht (§ 9 UStG)

Auf die Steuerbefreiung kann verzichtet werden („Option“), soweit die Leistung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht wird — praktisch also gegenüber Gewerbeeinheiten bzw. Gewerbemietern.

WEG

• Unternehmer ist die Gemeinschaft, nicht der einzelne Eigentümer. Ein einzelner Teileigentümer kann nicht für sich allein optieren; ohne Option der Gemeinschaft gibt es keinen Steuerausweis in seiner Einzelabrechnung und damit keinen Vorsteuerabzug.
• Die Option erfordert einen Beschluss der Eigentümerversammlung und wird ausgeübt, indem die Gemeinschaft die Umsätze als steuerpflichtig behandelt — regelmäßig durch Abrechnung mit gesondertem Steuerausweis.
• Eine Teiloption ist möglich: nur gegenüber einzelnen (gewerblichen) Teileigentümern und/oder nur für bestimmte Leistungen. Steuerfreie oder nicht steuerbare Posten (siehe unten) bleiben immer ohne Umsatzsteuer.
• Wann sinnvoll: wenn gewerbliche Teileigentümer vorsteuerabzugsberechtigt sind, oder um bei großen Investitionen (z. B. Heizungserneuerung, Blockheizkraftwerk) den Vorsteuerabzug zu erlangen.

Mietverwaltung

• Option nur unter den engen Voraussetzungen des § 9 Abs. 2 UStG: Der Mieter muss Unternehmer sein und das Grundstück ausschließlich für Umsätze verwenden, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen. Für Wohnraummietverhältnisse ist die Option ausgeschlossen.

Welche Umsatzsteuer wird bei Option ausgewiesen?

WEG-Einzelabrechnung

Die Leistungen der Gemeinschaft unterliegen nicht einheitlich 19 %, sondern jeweils dem Steuersatz der einzelnen Leistung:

Position	Steuersatz
Lieferung von Wärme / Heizung	19 %
Lieferung von Wasser	7 % (ermäßigt, Anlage 2 Nr. 34 UStG)
Verwaltung, Instandhaltung, Hausreinigung, Gartenpflege u. ä.	19 %
Grundsteuer	keine USt (nicht steuerbar, durchlaufend)
Versicherungsbeiträge	keine USt (versicherungsteuerbelastet, steuerfrei)
Öffentliche Gebühren (z. B. Abfall)	keine USt

Die Einzelabrechnung wirkt gegenüber dem optierten Eigentümer als Rechnung i. S. d. § 14 UStG: Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag müssen gesondert ausgewiesen werden, damit der Eigentümer die Vorsteuer ziehen kann.

Betriebskostenabrechnung (Gewerbemiete mit Option)

Anders als in der WEG gilt hier ein einheitlicher Steuersatz: Die Betriebskosten sind unselbständige Nebenleistungen zur Vermietung und teilen deren umsatzsteuerliches Schicksal (BGH, Urteil vom 15.01.2025 — XII ZR 29/24):

• Auf sämtliche umgelegten Nebenkosten fallen 19 % an — auch auf Positionen, die beim Lieferanten ermäßigt besteuert wurden (z. B. Wasser mit 7 %).
• Der Vermieter hat den Vorsteuerabzug aus den Eingangsrechnungen und legt daher die Nettokosten um, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer.
• Die Abrechnung muss die Umsatzsteuer gesondert ausweisen, damit der gewerbliche Mieter die Vorsteuer ziehen kann.

Pflichten und Folgen der Option

• Steuererklärungen: Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Jahreserklärung; Abführung der vereinnahmten Umsatzsteuer.
• Vorsteuerabzug (§ 15 UStG) aus Eingangsleistungen; bei Teiloption Vorsteueraufteilung nach § 15 Abs. 4 UStG (nur der auf steuerpflichtige Ausgangsumsätze entfallende Anteil ist abziehbar) und ggf. Berichtigung nach § 15a UStG bei späterer Nutzungsänderung.
• Falscher Steuerausweis: Wird ohne wirksame Option Umsatzsteuer ausgewiesen, schuldet der Aussteller die Steuer nach § 14c UStG — ohne dass der Empfänger Vorsteuer ziehen darf.
• Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG): steuerpflichtige Umsätze bleiben ohne Steuererhebung, wenn sie im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreiten (Grenzen seit 01.01.2025) — dann aber auch kein Vorsteuerabzug.

Sonderfall Wärmelieferung (EuGH „WEG Tevesstraße“)

Der EuGH hat entschieden, dass die deutsche Steuerbefreiung für die Lieferung von Wärme durch eine WEG an ihre Eigentümer unionsrechtswidrig ist (EuGH, Urteil vom 17.12.2020 — C-449/19). Die Wärmelieferung gegen verbrauchsabhängiges Entgelt ist eine wirtschaftliche Tätigkeit und steuerbar.

Praktische Bedeutung: § 4 Nr. 13 UStG steht weiterhin im Gesetz und wird von der Finanzverwaltung angewendet. Eine WEG kann sich aber auf das EuGH-Urteil berufen, um die Wärmelieferung steuerpflichtig zu behandeln — und damit den Vorsteuerabzug aus Anschaffung und Instandhaltung der Heizungsanlage zu erlangen. Ob sich das lohnt, hängt vom Einzelfall ab (Investitionsvolumen, Anteil vorsteuerabzugsberechtigter Eigentümer) und gehört in steuerliche Beratung.

Stand in abrechnung360

abrechnung360 bildet die Umsatzsteuer-Option vollständig ab. Ohne Option bleibt alles beim Regelfall: steuerfreie Abrechnung, Umlage der Bruttobeträge. Mit aktivierter Option (Objekt-Einstellungen, mit Beschlussdatum bei der WEG, Steuernummer und Startjahr):

• WEG: Die Jahresabrechnung markierter gewerblicher Einheiten erhält den zusätzlichen Abschnitt „IV. Angaben zur Umsatzsteuer (Rechnung gem. § 14 UStG)“ — je Steuersatz aufgeschlüsselt, mit fortlaufender Rechnungsnummer, bei Eigentümerwechsel je Besitzzeitraum. Die Kostenverteilung selbst bleibt für alle Eigentümer unverändert brutto. Anleitung: Jahresabrechnung — Umsatzsteuer-Option.
• Mietverwaltung: Die Betriebskostenabrechnung markierter Gewerbemietverhältnisse wird zur Netto-Rechnung mit einheitlich 19 % USt auf alle Nebenkosten und § 14-Angaben. Anleitung: Betriebskostenabrechnung — Umsatzsteuer-Option.
• MV-Kontenübersicht: Ist die Objektoption für das gewählte Jahr aktiv, zeigt die Registerkarte Kostentragung je klassifiziertem Kostenkonto Brutto, Eingangssteuersatz, den rechnerisch enthaltenen USt-Anteil und Netto. Ohne Option, vor dem Startjahr und bei WEG-Objekten bleibt die normale Soll-/Haben-/Saldo-Ansicht bestehen. Der angezeigte Anteil ist nicht automatisch die abziehbare Vorsteuer.
• Dafür trägt jedes Kostenkonto eine Steuersatz-Klassifikation (19 % / 7 % / ohne USt); unvollständige Konfiguration blockiert die Generierung, damit kein unrichtiger Steuerausweis (§ 14c UStG) entsteht.

Der Abrechnungs-Assistent kann die Option komplett einrichten: Option mit Beschlussdatum, Steuernummer und Startjahr aktivieren, Kostenkonten klassifizieren, Einheiten bzw. Gewerbemietverhältnisse optieren und die Vollständigkeit prüfen. Für Mietobjekte liefert er zusätzlich die Überschussrechnung (Anlage V) als Vorbereitung für die Steuererklärung des Vermieters (ohne AfA) — für das Gesamtjahr oder einen Teilzeitraum (z. B. ein Quartal) und auf Wunsch als PDF-Download.

Außerhalb der Software bleiben bewusst: Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Jahreserklärung, Vorsteuerabzug und -aufteilung, § 15a-Berichtigungen, die § 19-Grenzüberwachung, der Steuerausweis auf die Grundmiete (Dauermietrechnung) sowie die Vermietung von Stellplätzen an Externe — Letztere ist kraft Gesetzes steuerpflichtig (§ 4 Nr. 12 Satz 2 UStG), unabhängig von der Option; ob praktisch die Kleinunternehmerregelung greift, klärt der Steuerberater.

Hinweis

Diese Seite gibt den fachlichen Rahmen wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung. Ob und wie optiert wird, sollte immer mit einem Steuerberater abgestimmt werden.