Betriebskostenabrechnung erstellen

Die Betriebskosten­abrechnung (auch Nebenkosten­abrechnung) wertet umlagefähige Kosten gegen die geleisteten Vorauszahlungen je Mietverhältnis aus.

• Umlagefähige Kosten
• Vorauszahlungen
• Qualitätsprüfung
• Generieren
• PDF je Mietverhältnis

Voraussetzungen für die Abrechnung

• Einheiten + Wohnflächen sind gepflegt — die meisten Verteiler basieren darauf. Siehe Einheiten & Mieter.
• Eigentümer ist an der Einheit hinterlegt: Die Abrechnung ist die Erklärung des Vermieters, er erscheint als Absender und — bei aktiver Umsatzsteuer-Option — als „Leistender“ nach § 14 UStG. Fehlt er, tritt ersatzweise Ihre Verwaltung an diese Stelle; die Qualitätsprüfung weist darauf hin.
• Mietverhältnisse sind im Abrechnungs­zeitraum vollständig — auch Leerstand- oder Eigennutzung-Zeiten sind ohne Lücken markiert. Abgerechnet werden nur Mietverhältnisse, die an der Abrechnung teilnehmen — Stellplätze und Garagen mit Pauschalmiete sind standardmäßig ausgenommen (Kontrollkästchen am Mietverhältnis).
• Vorauszahlungen sind pro Mietverhältnis und Monat gepflegt. Siehe Vorauszahlungen.
• Betriebskosten sind im Abrechnungs­jahr erfasst und als umlagefähig gekennzeichnet — entweder über Bankbuchungen bei Treuhand-/Objektkonto oder direkt im Bereich Kosten.
• Abgrenzungen sind gesetzt, wo Kosten jahresübergreifend gehören. Siehe Abgrenzung.
• § 35a-Anteile sind gepflegt, falls die Mieter sie steuerlich geltend machen sollen — bei Bankbuchungen an der Buchungsposition, bei direkter Erfassung an der Kostenposition. Siehe Haushaltsnahe Dienstleistungen.

So generieren Sie

1. Nebenkostenabrechnung öffnen

   Mietobjekt öffnen und in der Seitenleiste den Bereich Nebenkostenabrechnung wählen.

   

2. Jahr auswählen

3. Qualitätsprüfung beachten

   Warnungen pro Mietverhältnis vor der Generierung beheben — die Tabelle am Ende dieser Seite listet die häufigsten Ursachen.

4. Abrechnungen generieren

   Die Abrechnungen entstehen im Hintergrund aus Kosten, Mietverhältnissen und Zahlungen — jederzeit erneut, wenn sich etwas geändert hat.

5. Downloads prüfen

   Dokumente einzeln über die Zeilenaktion Herunterladen oder gesammelt mit Alle herunterladen als ZIP.

Die Spalten in der Übersicht

Spalte	Bedeutung
Einheit	Einheitennummer
Beschreibung	Lage
Typ	Wohnung, Gewerbe, …
Mieter	Aktueller Mieter; bei mehreren Mietern alle Namen
Qualitätsprüfung	Warnungen oder OK
Saldo	Ergebnis der Abrechnung: positiv = Nachzahlung, negativ = Guthaben
Versendet	Wann die Abrechnung versendet wurde

Was im Dokument steht

Das PDF enthält Anschreiben, Kostenaufstellung nach § 2 BetrKV, Verteilung auf die Einheit, Vergleich mit den Vorauszahlungen und Zahlungs­anweisung. Bei mehreren Mietern auf einem Vertrag erscheinen alle Namen und eine gemeinsame Anrede. Den Zahlungshinweis bei Nachzahlung oder Guthaben — etwa mit dem Konto, auf das der Mieter zahlen soll — formulieren Sie je Objekt unter Objekteinstellungen → Textbausteine.

Häufige Ursachen für Warnungen

Warnung	Ursache	Lösung
Mieter fehlt	Kein Mietverhältnis im Zeitraum	Mietverhältnis pflegen
Wohnfläche fehlt	m²-Wert leer	Einheit ergänzen
Keine Vorauszahlung	Vorauszahlung nicht gepflegt	Vorauszahlung erfassen
Kosten nicht umlagefähig	Konto ist nicht als umlagefähig markiert	Im Kontenplan Häkchen setzen
Direkte Kosten fehlen	Kein Treuhandkonto angebunden und Kosten nicht im Bereich Kosten erfasst	Kostenposition anlegen und Betrag/§ 35a prüfen
Abgrenzung fehlt	Rechnung gehört in anderes Jahr	Abgrenzung setzen
Ausgenommen trotz Vorauszahlungen	Mietverhältnis mit Vorauszahlungen nimmt nicht an der Abrechnung teil (z. B. Stellplatz)	Kontrollkästchen am Mietverhältnis prüfen — ist eine Abrechnung vereinbart?
Nicht-Wohneinheit in m²-Umlage	Stellplatz/Garage hat eine Fläche erfasst und würde an flächenbasierten Schlüsseln teilnehmen	m²-Wert der Einheit entfernen, sofern keine Umlage gewollt ist

Saldo verstehen

Wert	Was es bedeutet
Positiv	Nachzahlung des Mieters — der Mieter überweist den Betrag
Negativ	Guthaben des Mieters — Verrechnung mit nächster Miete oder Rückerstattung
0	Vorauszahlungen exakt = Kosten — ausgeglichen

Was mit offener Miete passiert

Mit der Abrechnung sind die Vorauszahlungen eines Jahres erledigt: Ihr Anspruch geht im Abrechnungssaldo auf (BGH VIII ZR 133/10). Die Kaltmiete dagegen bleibt geschuldet und verjährt eigenständig. Damit ein Mietrückstand mit der Abrechnung nicht aus den offenen Posten und dem Mahnwesen verschwindet, legt die Generierung je Mietverhältnis mit offenem Kaltmiet-Saldo ein eigenes Abrechnungskonto „Miete ‹Jahr› Einheit ‹Nr.› ‹Mieter›“ an — fällig zum 31.12. des Abrechnungsjahres, weil die Miete schon während des Jahres fällig war. Neben ihm steht wie bisher das Konto des Betriebskostensaldos.

• Rückstand oder Überzahlung: Übergeben wird der Saldo der Kaltmiete des Jahres, also auch eine Überzahlung.
• Reihenfolge der Zahlungen: Zahlungen decken zuerst die Vorauszahlungen, dann die Kaltmiete (§ 366 Abs. 2 BGB, BGH VIII ZR 68/17) — dieselbe Reihenfolge wie in der Abrechnung.
• Nach Plan abgerechnet: Ein Jahr ohne Zahlungsinformation (Ist nach Plan, siehe Vorauszahlungen) übergibt nichts — ohne Zahlungen gibt es keinen Rückstand zu behaupten.

Umsatzsteuer-Option für Gewerbemieter (§ 9 Abs. 2 UStG)

Vermietet der Eigentümer an vorsteuerabzugsberechtigte Gewerbemieter und hat er zur Umsatzsteuer optiert, erstellt abrechnung360 die Betriebskostenabrechnung als Netto-Rechnung: Alle Nebenkosten werden netto umgelegt und einheitlich mit 19 % Umsatzsteuer belegt — auch Positionen wie Grundsteuer oder Versicherung, denn die Nebenkosten teilen als Nebenleistung das steuerliche Schicksal der Vermietung (BGH, Urteil vom 15.01.2025 — XII ZR 29/24). Die Abrechnung enthält dann einen Block „Angaben zur Umsatzsteuer (Rechnung gem. § 14 UStG)“ mit Rechnungsnummer, mit dem der Mieter die Vorsteuer ziehen kann. Grundlagen: Umsatzsteuer verstehen.

1. Option aktivieren — In den Objekteinstellungen den Abschnitt Umsatzsteuer-Option aufklappen, die Option einschalten, Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Vermieters und das Startjahr eintragen.

2. Kostenkonten klassifizieren — Jedes umlagefähige Kostenkonto braucht den enthaltenen Steuersatz (19 %, 7 % z. B. Wasser, ohne USt z. B. Grundsteuer/Versicherung), damit die Nettobeträge korrekt herausgerechnet werden.

3. Mietverhältnis markieren — Am Mietverhältnis des Gewerbemieters das Häkchen Umsatzsteuer-Ausweis (§ 9 Abs. 2 UStG) setzen. Es erscheint nur bei vermieteten, gewerblich genutzten Einheiten — für Wohnraum ist die Option gesetzlich ausgeschlossen.

Mietverhältnisse ohne Häkchen erhalten weiterhin die normale Brutto-Abrechnung. Der Steuerausweis auf die Grundmiete erfolgt nicht über die Betriebskostenabrechnung, sondern über den Mietvertrag bzw. eine Dauermietrechnung — die Abrechnung weist darauf hin.

Hinweis

Ob die Option zulässig und sinnvoll ist (Mieter muss ausschließlich vorsteuerunschädliche Umsätze erbringen), klärt der Steuerberater. abrechnung360 blockiert die Generierung, wenn Steuernummer oder Konto-Klassifikationen fehlen.

Abrechnungen versenden (E-Mail & Post)

Nach der Generierung verschickt Senden alle Betriebskostenabrechnungen des Objekts in einem Durchgang — per E-Mail (kostenfrei, an Mieter-Kontakte mit hinterlegter E-Mail-Adresse), als Brief über den angebundenen Briefdienst oder beides. Der Dialog zeigt vorab eine Kostenvorschau (Porto, Druck und Servicegebühr pro Brief); nach dem Versand füllt sich die Spalte Versendet. Als Anlagen gehen PDFs aus dem Dokumentenarchiv mit — ein Dokument des Objekts an alle Mieter, ein Dokument am Mietverhältnis (z. B. die Heizkostenabrechnung) nur an genau diesen Mieter. Nach einem Mieterwechsel erhält so der Vormieter nie die Unterlagen des Nachmieters. Details zum Ablauf: Abrechnungen versenden — der Versand funktioniert für Betriebskostenabrechnungen identisch.