Einheiten und Mieter

Einheiten, Eigentümer und Mietverhältnisse bilden die Datenbasis der Betriebskosten­abrechnung. Bei Wohn- und Gewerbeeinheiten ist die Wohnfläche Pflicht — viele Verteilerschlüssel der Mietverwaltung basieren darauf. Stellplätze und Garagen bleiben dagegen bewusst ohne Fläche (siehe unten).

Felder einer Einheit

Feld	Pflicht?	Bedeutung
Nummer	ja	Laufende Nummer
Beschreibung	nein	Lage, z. B. „EG rechts“
Typ	ja	Wohnung, Gewerbe, Garage, …
Quadratmeter	ja (Wohn-/Gewerbeeinheiten)	Grundlage für flächenbasierte Umlagen. Bei Stellplätzen und Garagen leer lassen, sonst nehmen sie an der m²-Umlage teil
Zimmer	nein	Stammdaten
Gewerblich genutzt	nein	Beeinflusst Auswertungen + ggf. Umlagefähigkeit

Eigentümer pflegen

Der Eigentümer einer Einheit ist in der Mietverwaltung der Vermieter, in dessen Auftrag Sie tätig sind: Gläubiger der Mietforderungen, Aussteller der Betriebskosten­abrechnung und Adressat der Überschussrechnung. Ohne ihn steht die Einheit im Mahnwesen unter Zu prüfen und wird nicht gemahnt — mahnen kann nur, wer einen Gläubiger nennen kann.

1. Einheit bearbeiten (Zeilenaktion Bearbeiten in der Liste Einheiten) und im Assistenten den Schritt Eigentümer aufrufen.

2. Eigentümer hinzufügen wählen und Datum Erwerb eintragen. Mehrere Kontakte am selben Zeitraum bilden eine gemeinsame Eigentümerschaft (Eheleute, Erbengemeinschaft).

3. Eigentümerwechsel: legen Sie den neuen Eigentümer mit seinem Erwerbsdatum an — das Verkaufsdatum des vorherigen ergibt sich automatisch.

Der Unterschied zur WEG liegt nicht in den Daten, sondern in ihrer Wirkung: In der WEG ist der Eigentümer Schuldner des Hausgelds und bekommt die Jahresabrechnung. In der Mietverwaltung ist er Gläubiger der Miete; Schuldner ist der Mieter. Miteigentumsanteile (MEA) gibt es deshalb nur bei WEG-Objekten.

Mietverhältnis-Status

Pro Zeitraum kann eine Einheit drei Status haben:

Status	Bedeutung	Wirkung auf Abrechnung
Vermietet	Mietvertrag mit Mieter aktiv	Mieter bekommt Betriebskosten­abrechnung
Leerstand	Wohnung leer, keine Mietzahlung	Eigentümer trägt die nicht umgelegten Kosten; eine leerstehende Wohnung zählt bei Personentagen mit einer Person, eine Garage mit null
Eigennutzung	Eigentümer wohnt selbst	Wie Leerstand, aber explizit gekennzeichnet; Personenzahl frei pflegbar

Leerstand- und Eigennutzungs­zeiten müssen lückenlos eingetragen sein, sonst entstehen unklare Bilder in der Abrechnung.

Personenzahl bei Leerstand

Bei Verteilung nach Personentagen zählt eine leerstehende Wohnung automatisch mit einer Person (fiktive Belegung). Eine Personenzahl von 0 ist dort bewusst nicht möglich — sonst würden die übrigen Mieter die personen­abhängigen Kosten des Leerstands mittragen. Der auf den Leerstand entfallende Anteil verbleibt beim Eigentümer. Die Regel gilt für Vorauszahlungen und Betriebskosten­abrechnung gleichermaßen. Rechtlicher Hintergrund: Das Leerstands­risiko trägt der Vermieter (BGH Az. VIII ZR 159/05), die fiktive Person ist der dafür anerkannte Weg (BGH Az. VIII ZR 180/12).

Garagen, Stellplätze und Grundstücke sind davon ausgenommen — sie zählen nie mit, auch nicht im Leerstand, und auch nicht, wenn sie vermietet sind. Bei Gewerbeeinheiten ist 0 zulässig.

Mietverhältnis pflegen

1. Einheit öffnen

   Auf der Seite Objekt in der Liste Einheiten in der Zeile der Einheit Bearbeiten wählen und zum Schritt Mieter wechseln.

2. Mietverhältnis hinzufügen

   Mietverhältnis hinzufügen klicken.

3. Daten erfassen

   Beginn-Datum, Mieter-Kontakte und ggf. Endedatum eintragen. Bei mehreren Mietern: alle Kontakte am selben Verhältnis anhängen — sie erscheinen automatisch im gemeinsamen Anschreiben.

   Die Kontrollkästchen „Nimmt an der Betriebskostenabrechnung teil“ steuert, ob das Mietverhältnis eine Abrechnung erhält. Bei Wohn- und Gewerbeeinheiten ist sie vorausgewählt (abwählen bei Pauschal- oder Inklusivmiete), bei Stellplätzen und Garagen standardmäßig aus.

4. Miete eintragen

   Im Abschnitt Miete tragen Sie Kaltmiete, Nebenkosten-Vorauszahlung und ggf. Heizkosten-Vorauszahlung ein — Gültig ab ist üblicherweise der Einzugstag. Die Summe ist die monatliche Gesamtmiete, aus der die Sollstellungen entstehen.

   Bei einem bestehenden Mietverhältnis steht an dieser Stelle die Liste Mietstaffelung: Eine spätere Mieterhöhung legen Sie dort mit Mietstaffel hinzufügen und einem neuen Gültig-ab-Datum an, die bisherigen Stufen bleiben erhalten. Details siehe Vorauszahlungen.

5. Speichern

Mieterwechsel mitten im Jahr

• Einheit 5
• Schmidt bis 30.06.2026
• Weber ab 01.07.2026
• 2 Abrechnungen je Mieter

Wie bei der WEG: das alte Mietverhältnis bekommt ein End-Datum, das neue beginnt einen Tag später. Die Betriebskosten­abrechnung erstellt automatisch zwei separate Dokumente — eines pro Mieter — mit anteiligen Kosten und Vorauszahlungen.

Stellplätze, Garagen und Kellerabteile

Separat vermietete Stellplätze und Garagen legen Sie als eigene Einheit an (Typ Garage bzw. Stellplatz) — mit eigenem Mietverhältnis und der Stellplatzmiete als Kaltmiete ohne Vorauszahlungen, direkt im Abschnitt Miete des Mietverhältnisses. So bleiben Sollstellung, Zahlungseingänge und Leerstand je Stellplatz nachvollziehbar.

• Keine Betriebskostenabrechnung: Stellplatzverträge sind fast immer Pauschalmiete — die Einheit nimmt standardmäßig nicht an der Abrechnung teil. Ist im Garagenvertrag ausnahmsweise eine Umlage vereinbart, aktivieren Sie die Kontrollkästchen am Mietverhältnis.
• Keine Fläche und keine Personen erfassen: Stellplätze zählen weder bei Flächen- noch bei Personen- oder Einheiten-Schlüsseln mit; die Abrechnungsprüfung warnt, wenn eine Nicht-Wohneinheit mit m² an einer Flächenumlage teilnehmen würde.
• Ein Mieter, mehrere Einheiten: Mietet dieselbe Person Wohnung und Stellplatz, zieht der Lastschrifteinzug beide in einer Abbuchung ein (gleiche IBAN und gleicher Kontoinhaber).
• Kellerabteile sind mitvermietetes Zubehör der Wohnung — nicht als eigene Einheit anlegen. Nur ein separat als Lager vermieteter Kellerraum wird wie ein Stellplatz behandelt.

Prüfpunkte

• Eigentümer hinterlegt? Ohne Vermieter wird die Einheit nicht gemahnt, und die Abrechnung nennt die Verwaltung statt des Eigentümers.
• Wohnflächen vollständig? Bei Wohn- und Gewerbeeinheiten auch im Leerstand m² pflegen — Stellplätze und Garagen bleiben ohne Fläche.
• Mietzeiträume lückenlos? Lücken bedeuten ungewolltes Leerstand-Bild.
• Mehrere Mieter auf einem Vertrag? Alle Kontakte am Verhältnis anhängen.
• Mietverhältnis endet korrekt? Bei Auszug das Endedatum eintragen — sonst überlappt das Verhältnis mit dem Nachmieter.

Nächster Schritt

→ Vorauszahlungen — definieren Sie, was die Mieter monatlich vorab leisten.