Sondereigentumsverwaltung im Überblick

Bei der Sondereigentumsverwaltung (kurz SEV) verwalten Sie eine einzelne Eigentumswohnung im Auftrag ihres Eigentümers — also das Sondereigentum innerhalb einer WEG. Sie betreuen das Mietverhältnis, ziehen Miete und Vorauszahlungen ein, tragen die Kosten des Eigentümers (allen voran das Hausgeld an die WEG) und rechnen am Jahresende gegenüber dem Mieter ab.

Abbildung in Abrechnung360

Eine SEV bilden Sie über ein Objekt mit der Verwaltungsart „Mietverwaltung“ ab: Im Feld Eigentümer tragen Sie die Person ein, in deren Auftrag Sie tätig sind. Eine separate SEV-Verwaltungsart brauchen Sie dafür nicht. Damit stehen Ihnen alle Funktionen der Mietverwaltung zur Verfügung: Mietverhältnisse, Vorauszahlungen, Kosten, Betriebskosten­abrechnung und die Überschussrechnung für die Anlage V.

Fachlich	In Abrechnung360
SEV-Mandat	Ein Objekt mit Verwaltungsart Mietverwaltung
Auftraggeber (Sondereigentümer)	Feld Eigentümer in den Objektstammdaten
Verwaltete Wohnung	Eine Einheit im Objekt
Mieter	Mietverhältnis mit Zeitraum an der Einheit
Hausgeld an die WEG, Instandhaltung, Versicherung	Kostenkonten im Kontenplan — je Konto gekennzeichnet, ob umlagefähig
Abrechnung gegenüber dem Mieter	Betriebskosten­abrechnung
Abrechnung gegenüber dem Eigentümer	Überschussrechnung und DATEV-Export

SEV und WEG im selben Haus

Verwalten Sie zugleich die WEG und einzelne Wohnungen darin, brauchen Sie zwei Objekte: das WEG-Objekt für das Gemeinschaftseigentum und je SEV-Mandat ein Mietverwaltungs-Objekt.

Der SEV-Workflow

1. Sondereigentumsverwaltung einrichtenMietverwaltungs-Objekt mit Eigentümer als Auftraggeber
2. Einheit & MieterWohnfläche der Wohnung, Mietverhältnis mit Zeitraum
3. Miete & VorauszahlungenKaltmiete, Nebenkosten- und Heizkostenvorauszahlung
4. Kosten erfassenHausgeld und Eigentümerkosten — per Bankbuchung oder direkt als Kostenposition
5. Buchhaltung prüfenMiete, Kosten, Privatentnahmen, Kaution, Überschussrechnung
6. Betriebskosten­abrechnungGegenüber dem Mieter abrechnen

Umlagefähig oder Eigentümerkosten?

Der entscheidende Unterschied zur klassischen Mietverwaltung ist der Umgang mit dem Hausgeld: Es ist als Ganzes keine umlagefähige Betriebskostenposition. Legen Sie im Kontenplan daher getrennte Kostenkonten an und setzen Sie das Kennzeichen umlagefähig nur an den Konten, deren Kosten der Mieter tragen muss. Die monatliche Hausgeldzahlung teilen Sie anhand des Wirtschaftsplans der WEG auf diese Konten auf.

Bestandteil des Hausgelds	Üblicherweise auf den Mieter umlagefähig?
Betriebskosten nach BetrKV (Wasser, Müll, Hausmeister, Versicherung, Heizung …)	ja
Zuführung zur Erhaltungsrücklage	nein
Verwaltervergütung der WEG	nein
Instandhaltung und Instandsetzung	nein
Kosten der Sondereigentumsverwaltung selbst	nein

Maßgeblich ist der Mietvertrag. Klären Sie einzelne Positionen im Zweifel anhand der Umlagevereinbarung oder mit Ihrer Rechtsberatung.

Kosten auf Konten ohne dieses Kennzeichen bleiben beim Eigentümer: Sie erscheinen nicht in der Betriebskosten­abrechnung, wohl aber in der Überschussrechnung. Führen Sie den Rücklagenanteil des Hausgelds auf einem eigenen Konto und stimmen Sie die steuerliche Behandlung mit der Steuerkanzlei des Eigentümers ab. Details zur Kennzeichnung: Vorauszahlungen und Betriebskosten.

Verwalten Sie die WEG selbst, entnehmen Sie die Aufteilung der WEG-Jahresabrechnung der Einheit. Bei fremdverwalteten Gemeinschaften fordern Sie beim WEG-Verwalter eine Aufstellung der umlagefähigen Kosten und der § 35a-Anteile an.

Zeitliche Zuordnung

Die WEG-Jahresabrechnung liegt meist erst im Folgejahr vor. Damit Nachzahlungen oder Guthaben im richtigen Abrechnungsjahr landen, nutzen Sie die Abgrenzung.

Häufige Fehlerquellen

• Kein Eigentümer im Objekt gepflegt — der Auftraggeber fehlt dann in Anschreiben und Auswertungen.
• Hausgeld komplett als umlagefähig gebucht — Rücklagenzuführung und Verwaltervergütung landen dann in der Mieterabrechnung, obwohl sie dort nicht hingehören.
• Mieteinnahmen als Kosten oder Privatentnahme verbucht — die Überschussrechnung wird dadurch verfälscht. Siehe Kontenübersicht.
• WEG-Abrechnung des Vorjahres ohne Abgrenzung gebucht — die Betriebskosten­abrechnung des Mieters trifft dann das falsche Jahr.
• Wohnfläche fehlt — viele Verteilerschlüssel der Betriebskosten­abrechnung basieren darauf.

Nächster Schritt

→ Sondereigentumsverwaltung einrichten