Transaktionen und Buchungspositionen
Eine Transaktion wird abgeschlossen, indem sie vollständig über Buchungspositionen verteilt und bestätigt wird.
- Offene Transaktion
- Konto + Betrag
- § 35a / Abgrenzung
- Restbetrag = 0
- Bestätigt
Verbuchungsprozess
Abschnitt betitelt „Verbuchungsprozess“-
Transaktion öffnen
Die Buchhaltung schaltet direkt unter der Überschrift zwischen Bankumsätze, Kontenübersicht und Buchen um (auf dem Telefon als Auswahlliste); Buchen nennt die Zahl der offenen Umsätze. In den Bankumsätzen öffnet die Zeilenaktion Nicht verbucht – Buchung öffnen bzw. Verbucht – Buchung öffnen eine einzelne Transaktion; der Filter Alle · Verbucht · Offen grenzt die Liste ein. Der geführte Modus Buchen leitet Sie effizient durch alle offenen Geschäftsvorfälle — ein Fortschrittsbalken visualisiert den Status der Bearbeitung.
-
Transaktionsdaten prüfen
Im linken Bereich finden Sie die Banktransaktion mit allen relevanten Daten (Verwendungszweck, Valuta, Betrag). Rechts erfolgt die automatisierte Kontierung durch den KI-Assistenten — inklusive Vorschlägen für Sachkonto, Betrag und steuerliche Anteile nach § 35a EStG.
-
Buchungspositionen erfassen
Verifizieren Sie das Sachkonto und den Teilbetrag oder übernehmen Sie die KI-gestützte Kontierung. Erfassen Sie hierbei direkt die Anteile für haushaltsnahe Dienstleistungen sowie erforderliche Periodenabgrenzungen.
Feld Fachliche Bedeutung Buchungskonto Sachkonto zur fachlichen Zuordnung — am Ende der Liste stehen unter „Umbuchung auf eigenes Bankkonto” die übrigen Bankkonten des Objekts Betrag Wert der Einzelposition Restbetrag Verbleibende Differenz der Gesamtransaktion Dienstleistung (§ 35a) Kennzeichnung für haushaltsnahe Dienstleistungen Lohn- und Fahrtkosten Begünstigter Anteil gemäß EStG Gruppe Steuerliche Kategorisierung Periodenabgrenzung Aktivierung für jahresübergreifende Buchungen Abgrenzungsjahr Wirtschaftsjahr der fachlichen Zugehörigkeit Rechnungsbezug Verknüpfung mit dem digitalen Beleg -
Restbetrag auf null bringen
Über die Funktion „Restbetrag übernehmen“ übernimmt Abrechnung360 den Restbetrag in das Feld Betrag der Position — nützlich, wenn Sie eine Zahlung auf mehrere Sachkonten aufteilen.
-
Transaktion bestätigen
Stimmt die Summe der Buchungspositionen mit dem Transaktionsbetrag überein, bestätigen Sie die Transaktion. Erst danach fließen die Buchungen in die Auswertungen und in die Jahresabrechnung ein.
Wann Sie mehrere Buchungspositionen brauchen
Abschnitt betitelt „Wann Sie mehrere Buchungspositionen brauchen“Eine Transaktion erfordert die Aufteilung in mehrere Buchungspositionen bei:
- Verteilung eines Betrags auf unterschiedliche Sachkonten.
- Teilweiser Periodenabgrenzung.
- Rechnungen mit differenzierten Kostenarten.
- Partieller Berücksichtigung haushaltsnaher Dienstleistungen (§ 35a EStG).
Buchungsrichtung
Abschnitt betitelt „Buchungsrichtung“Maßgeblich ist das Vorzeichen der Buchungsposition, nicht das der Transaktion. Deshalb lassen sich innerhalb einer Transaktion auch gegenläufige Positionen verrechnen — etwa eine Sammellastschrift, die teils Hausgeld einzieht und teils ein Guthaben eines Eigentümers ausgleicht.
- Forderungen und Verbindlichkeiten sind in beide Richtungen buchbar. So buchen Sie Rücklastschriften, zurückgelaufene Guthabenerstattungen und Korrekturen ebenso wie durchlaufende Posten — etwa Miete für einen Eigentümer, die auf dem WEG-Konto eingeht und auf eine Verbindlichkeit gebucht wird. Einen unplausiblen Endsaldo meldet die Prüfung der Abrechnung.
- Nur die Sonderumlage hat eine feste Richtung: Zahlungseingänge der Eigentümer gehören auf das Unterkonto der Einheit, Auszahlungen auf das Hauptkonto der Sonderumlage. Das jeweils andere Konto wird für die Position nicht angeboten.
Umbuchung auf ein eigenes Bankkonto
Abschnitt betitelt „Umbuchung auf ein eigenes Bankkonto“Ging das Geld auf ein anderes Bankkonto desselben Objekts, wählen Sie dieses Konto im Feld Buchungskonto unter „Umbuchung auf eigenes Bankkonto”. Die Position schließt die Transaktion ab wie jede andere, der Betrag wird aber nicht verteilt: Er ist weder Einnahme noch Ausgabe, sondern verändert nur die Kontostände. § 35a, Abgrenzung und Rechnungsbezug blendet der Dialog dabei aus — für einen Kontoübertrag gibt es nichts davon.
Das funktioniert auch für einen Teilbetrag: Bei einer Sammelüberweisung, von der nur ein Teil auf das Rücklagenkonto ging, buchen Sie diesen Teil als Umbuchung und den Rest daneben auf die Sachkonten.
Die meisten Überträge erkennt Abrechnung360 schon beim Bankimport selbst — von Hand buchen Sie nur, was dort offen geblieben ist.
Spezialfälle
Abschnitt betitelt „Spezialfälle“- Abgrenzung — Position einem anderen Jahr zuordnen.
- Haushaltsnahe Dienstleistungen — § 35a-Anteile an der Position erfassen.
- Korrekturbuchung zwischen Kostenkonten — Beträge intern über einen anderen Verteilerschlüssel verrechnen, ohne dass Geld fließt.
- Transaktion zurücksetzen — falsch verbuchte Transaktion korrigieren.