Kontenübersicht

Die Kontenübersicht ist eine der drei Ansichten der Buchhaltung — neben Bankumsätze und Buchen, umgeschaltet direkt unter der Überschrift. Während die Bankumsätze die Bankbewegungen zeigen, betrachtet die Kontenübersicht dieselben Buchungen aus Sicht der Buchungskonten: Was ist auf jedem Konto gebucht, und wie ist der Saldo?

Kontenübersicht je Kontenart

Aufbau

Die Konten sind nach Kontenart in Registerkarten gegliedert. In einer WEG sind das:

Registerkarte	Inhalt
Kostentragung	Umlagefähige Bewirtschaftungskosten
Direktkosten	Einheitenscharf zugeordnete Kosten
Rücklagen	Erhaltungs- und Liquiditätsrücklage
Hausgeld	Beitragskonten je Einheit
Forderungen	Ansprüche der Gemeinschaft (z. B. Hausgeldrückstände)
Verbindlichkeiten	Offene Verpflichtungen (z. B. Guthaben aus Vorjahren)
Sonderumlagen	Geplante und laufende Sonderzahlungen

In der Mietverwaltung sind die Konten fachlich anders gegliedert:

Registerkarte	Inhalt
Kostentragung	Umlagefähige und nicht umlagefähige Objektkosten
Miete	Tatsächlich gebuchte Mietzahlungen
Vermögenswerte	Bestände und sonstige Vermögenswerte des Mietobjekts
Privatentnahmen	Erfolgsneutraler Privatverkehr des Eigentümers
Kautionen	Erfolgsneutrale Einzahlungen und Rückzahlungen von Mietkautionen
Überschussrechnung	Einnahmen, Ausgaben und erfolgsneutrale Zahlungen als Vorbereitung der Anlage V

Jede Zeile ist ein Buchungskonto mit Soll, Haben und Saldo. Beträge sind vorzeichenrichtig: ein roter Saldo steht für eine Belastung, ein grüner für ein Guthaben.

Kontenblatt aufklappen

Konto öffnen

Ein Klick auf ein Konto klappt das Kontenblatt auf. Es listet jede einzelne Buchung mit Beleg, Datum, Beschreibung sowie Soll, Haben und der laufenden Saldoentwicklung — abgeschlossen mit einer Summenzeile.
Beleg nachverfolgen

Ist eine Buchung mit einer Rechnung verknüpft, führt die Belegnummer direkt zur hinterlegten Rechnung. So lässt sich jeder Saldo bis zum Originalbeleg zurückverfolgen.

USt neben dem Bruttobetrag anzeigen (nur Mietverwaltung)

Ist für das Mietobjekt die Umsatzsteuer-Option (§ 9 UStG) aktiviert und gilt sie bereits für das ausgewählte Jahr, zeigt die Registerkarte Kostentragung statt Soll/Haben die Spalten:

Spalte	Bedeutung
Brutto	Gebuchter Bruttobetrag des Kostenkontos
USt-Satz	Am Konto hinterlegte Klassifikation: 19 %, 7 % oder ohne USt
davon USt	Rechnerisch im Bruttobetrag enthaltener USt-Anteil
Netto	Brutto abzüglich des rechnerischen USt-Anteils

Typische Klassifikationen sind Hausreinigung 19 %, Trinkwasser 7 % und Müllgebühren ohne USt. Ein noch nicht gepflegtes Konto wird als „nicht klassifiziert“ angezeigt. Den Steuersatz pflegen Sie im Kontenplan am jeweiligen Kostenkonto.

Ohne aktive Option oder vor deren Startjahr bleibt die normale Ansicht mit Soll, Haben und Saldo erhalten. WEG-Objekte erhalten diesen MV-Ausweis nicht.

Kostenkonten-Saldenliste exportieren

In der Registerkarte Kostentragung eines Mietobjekts wählen Sie Gesamtjahr oder ein Quartal (Q1–Q4). Die Auswahl filtert sowohl die angezeigten Kontensalden als auch den Export über PDF herunterladen.

Die PDF-Saldenliste enthält je Kostenkonto Soll, Haben und Saldo sowie eine Summenzeile, im Layout der übrigen Dokumente mit Logo, Objekt und Erstellungsdatum. Bei einer im Zeitraum wirksamen Umsatzsteuer-Option weist sie den Saldo als Brutto aus und ergänzt den Eingangs-USt-Satz, den rechnerisch enthaltenen USt-Anteil und den rechnerischen Nettobetrag. Für WEG-Objekte ändert sich die Kontenübersicht nicht; Mietobjekte ohne wirksame Option bleiben beim Soll-/Haben-/Saldo-Modell.

Die Saldenliste dient der Kontenabstimmung und kann als Anlage an Eigentümer oder Steuerberater weitergegeben werden. Sie ist weder eine Betriebskostenabrechnung für Mieter noch die steuerliche Überschussrechnung oder ein vollständiger Objekt- und Liquiditätsbericht.

Privatentnahmen und Privateinlagen buchen (nur Mietverwaltung)

Überweisungen zwischen Objektkonto und Privatkonto des Eigentümers gehören auf ein Konto der Kategorie Privatentnahmen. Das Konto führt Entnahmen und Einlagen in beide Richtungen und ist erfolgsneutral:

Eine Auszahlung an den Eigentümer ist keine Ausgabe des Objekts.
Eine Privateinlage ist keine Mieteinnahme.
Beide Vorgänge bleiben aus der Betriebskostenabrechnung ausgeschlossen und erscheinen in der Überschussrechnung nur als erfolgsneutrale Zahlung.

Bezahlt der Eigentümer dagegen eine echte Objektaufwendung privat, muss die Aufwendung weiterhin auf dem passenden Kostenkonto erfasst werden. Eine bloße Privatentnahme würde die Ausgabe sonst nicht abbilden.

Kautionen buchen (nur Mietverwaltung)

Ein- und Auszahlungen von Mietkautionen gehören auf ein Konto der Kategorie Kaution. Optional ordnen Sie das Konto einer Einheit zu. Die Buchungen sind erfolgsneutral: Eine eingegangene Kaution ist keine Mieteinnahme, eine Rückzahlung keine Objektaufwendung.

Die Registerkarte Kautionen zeigt die Kautionsbuchungen des ausgewählten Jahres. Das tatsächliche Kautionsguthaben auf einem getrennten Kautions- oder Treuhandkonto bleibt davon als Bankvermögen getrennt.

Hausgeld je Einheit prüfen

Die Registerkarte Hausgeld zeigt die Beitragskonten der Einheiten. Hier lässt sich je Eigentümer der Soll- und Ist-Stand ablesen — ein schneller Weg, um Rückstände oder Überzahlungen zu erkennen.

Hausgeldkonten je Einheit

Überschussrechnung (Anlage V, nur Mietverwaltung)

Die Registerkarte Überschussrechnung stellt für Mietobjekte die Geldflüsse nach dem Zufluss-/Abflussprinzip (§ 11 EStG) zusammen — als Vorbereitung der Anlage V zur Steuererklärung des Eigentümers. Die Übersicht nennt bewusst keine Position „Werbungskosten“: Sie zeigt, was geflossen ist, die steuerliche Einordnung bleibt Sache der Steuerkanzlei.

Block	Inhalt
Einnahmen	Kaltmiete Wohnungen und Häuser, Miete Gewerbe und sonstige Flächen, Miete für Garagen und Stellplätze, Umlagen (Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen), Nachzahlungen aus Betriebskostenabrechnungen früherer Jahre sowie Erstattungen und Rückbuchungen an Mieter
Nachrichtlich: enthaltene Umsatzsteuer	Nur bei aktiver Umsatzsteuer-Option: die in den Mieten optierter Mietverhältnisse enthaltene Umsatzsteuer, bereits Teil der Mietzeilen
Umlagefähige Ausgaben (Betriebskosten)	Bezahlte Betriebskosten, die über die Abrechnung umgelegt werden, einschließlich Vorratskäufen auf Vermögenswert-Konten mit Verbrauchskonto (z. B. Heizöl)
Nicht umlagefähige Ausgaben	Verwaltung, Instandhaltung, Vermieteranteile, Darlehenszinsen
Ergebnis	Einnahmen minus beide Ausgabenblöcke: Einnahmenüberschuss (grün) oder Ausgabenüberschuss (rot), jeweils vor AfA; nachrichtlich die Nettoveränderung der Bankkonten im Zeitraum
Erfolgsneutrale Zahlungen	Zahlungen, die weder Einnahme noch laufende Ausgabe sind: Darlehenstilgung auf Verbindlichkeitskonten, Privatentnahmen und -einlagen, Kautionen, Anschaffungen und Vermögenswerte ohne Verbrauchskonto, sonstige Forderungen und Verbindlichkeiten

Miete aufteilen. Das Mietkonto führt die Gesamtmiete. Für die Übersicht wird jeder Zahlungseingang vereinfachend nach § 366 Abs. 2 BGB aufgeteilt: Zuerst gelten die im Zeitraum vereinbarten Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen aus Mieten & Vorauszahlungen als gezahlt, der Rest ist Kaltmiete. Zahlt ein Mieter zu wenig, fehlt der Betrag also bei der Kaltmiete; die Summe der Einnahmen ändert sich dadurch nicht. Ohne gepflegte Vorauszahlungen zählt der gesamte Eingang als Kaltmiete. Gewerbe sowie Garagen und Stellplätze werden über den Einheitentyp erkannt. Auszahlungen an Mieter auf dem Mietkonto — etwa ein Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung des Vorjahres — erscheinen als Erstattung, Zahlungen auf die automatisch angelegten Abrechnungskonten als Nachzahlung.

Ohne Bankbuchung erfasste Kosten. Kostenpositionen aus dem Bereich Kosten sind im Gesamtjahr enthalten und mit „ohne Bankbuchung“ gekennzeichnet; sie ersetzen für ihr Konto den gebuchten Betrag, so wie in der Betriebskostenabrechnung. Da sie kein Datum tragen, fehlen sie in Quartalsauswertungen, die Übersicht weist dann darauf hin.

Vollständigkeit prüfen. Sind Bankumsätze des Zeitraums noch keinem Konto zugeordnet, nennt die Übersicht ihre Anzahl und warnt, auch im PDF. Buchen Sie sie in den Transaktionen, bevor Sie die Auswertung weitergeben. Die nachrichtliche Nettoveränderung der Bankkonten dient dem Steuerberater als erste Plausibilitätsprüfung.

Die Absetzung für Abnutzung (AfA) kennt abrechnung360 nicht — sie ergänzt der Steuerberater, ebenso die Abgrenzung von Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten und die Zuordnung regelmäßig wiederkehrender Zahlungen um den Jahreswechsel (§ 11 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 2 EStG). Die Auswertung ersetzt keine steuerliche Beratung.

Zeitraum wählen und als PDF exportieren

Über dem Bericht wählen Sie den Auswertungszeitraum: Gesamtjahr oder ein einzelnes Quartal (Q1–Q4) — etwa um dem Steuerberater die Zahlen quartalsweise zu übergeben. Die Schaltfläche PDF herunterladen exportiert genau den angezeigten Zeitraum im Layout der übrigen Dokumente mit Logo, Objekt und Vermieter im Kopf und allen Blöcken.

Auch der Abrechnungs-Assistent liefert die Überschussrechnung — auf Wunsch für einen Teilzeitraum („Überschussrechnung Q2 2026“) und als PDF-Download-Link.

Orientierung: Blöcke und Anlage V

Die Zeilennummern des Vordrucks ändern sich jährlich; die Zuordnung ist eine Orientierungshilfe, keine steuerliche Beratung.

Block der Übersicht	Anlage V (Struktur)
Kaltmiete Wohnungen und Häuser	Mieteinnahmen Wohnungen ohne Umlagen
Miete Gewerbe und sonstige Flächen	Mieteinnahmen andere Räume
Miete Garagen und Stellplätze	Garagen und Stellplätze
Umlagen	Umgelegte Neben- und Betriebskosten
Nachzahlungen und Erstattungen aus Abrechnungen	Erhaltene Nachzahlungen bzw. geleistete Erstattungen
Nachrichtlich: enthaltene Umsatzsteuer	Vereinnahmte Umsatzsteuer
Umlagefähige Ausgaben	Umgelegte Kosten
Nicht umlagefähige Ausgaben	Schuldzinsen, Erhaltungsaufwand, nicht umgelegte Kosten — Einordnung nach Kontoname durch den Steuerberater
Erfolgsneutrale Zahlungen	Tilgung nicht abziehbar; Anschaffungen ggf. über AfA oder Sofortabzug; Kautionen und Privatverkehr ohne Bezug

Damit die Zuordnung leichtfällt, lohnen sprechende Kontonamen: „Darlehenszinsen“, „Instandhaltung“, „Verwaltung“, „Kontoführung“.