Rücklagen und Sonderumlagen

In einer WEG werden zwei Geldtöpfe getrennt verwaltet: die laufende Erhaltungs­rücklage (regelmäßige Zuführungen aus dem Hausgeld) und einmalige Sonderumlagen (Sonderzahlungen für konkrete Maßnahmen wie eine Dachsanierung). Beide werden über eigene Konten im Kontenplan abgebildet.

• Maßnahme + Betrag
• Rücklagen-/Sonderumlagen-Konto
• Verteilerschlüssel
• Geplante Buchung je Einheit
• Hausgeld + Abrechnung

Erhaltungsrücklage

Die Erhaltungsrücklage ist ein Rücklagenkonto mit laufender Zuführung über das Hausgeld. Sie pflegen es im Kontenplan, geben die Jahres­zuführung im Wirtschaftsplan → Registerkarte Rücklagen ein und Abrechnung360 verteilt den Betrag automatisch über die zwölf Monate auf die Einheiten — mit dem hinterlegten Verteilerschlüssel (typisch: MEA).

Felder am Rücklagenkonto

Feld	Bedeutung
Name	z. B. „Erhaltungsrücklage“
Verteilerschlüssel	Steuert, welcher Anteil pro Einheit zugeführt wird (typisch MEA)
Startsaldo	Saldo zum 01.01. des Wirtschaftsjahres
Beschreibung	Optional, ETV-Beschlussbezug für Nachvollziehbarkeit

Was die Software automatisch tut

• Jahreswechsel — die Rücklage wird ohne Zutun ins Folgejahr übertragen. Der Endsaldo des Vorjahres wird zum Startsaldo des Folgejahres.
• Zuführung — die im Wirtschaftsplan geplanten Beträge fließen anteilig in das monatliche Hausgeld pro Einheit ein. Siehe Hausgeld.
• Rücklagen­entwicklung im Abrechnungs-PDF — die Jahres­abrechnung weist Anfangs­saldo, Zuführung, Entnahmen und Endsaldo aus.

Rücklage und Bankkonto nicht verwechseln

Eine Umbuchung zwischen Girokonto und Tagesgeldkonto ist zunächst nur ein Kontenübertrag innerhalb der WEG. Sie ist nicht automatisch eine Rücklagenentnahme. Mehr dazu steht in der FAQ zur WEG-Abrechnung.

Sonderumlage anlegen

Eine Sonderumlage ist eine außerordentliche, von der ETV beschlossene Zahlung — meist für eine konkrete Maßnahme wie eine Dachsanierung oder einen Aufzugstausch. In Abrechnung360 legen Sie dafür ein eigenes Sonderumlagenkonto mit Fälligkeit und Betrag an; beim Speichern entstehen automatisch geplante Hausgeld-Buchungen pro Einheit.

1. Einstellungen → Kontenplan öffnen

   Im WEG-Objekt zu Objekteinstellungen → Kontenplan wechseln und die Registerkarte Sonderumlagen öffnen.

   

2. Sonderumlage hinzufügen

   Buchungskonto anlegen klicken — bei geöffneter Registerkarte ist die Kategorie Sonderumlage schon gewählt — und folgende Felder pflegen:

   

   Feld	Bedeutung
   Name	z. B. „Sonderumlage Dachsanierung“
   Betrag	Gesamtbetrag der Sonderumlage (alle Einheiten zusammen)
   Fälligkeitsdatum	Datum, an dem die Zahlung fällig wird (z. B. ETV + 4 Wochen)
   Verteilerschlüssel	Wie der Betrag auf Einheiten verteilt wird
   Beschreibung	Bezug zum ETV-Beschluss

3. Speichern

   Beim Speichern werden zwei Dinge automatisch erzeugt:

   • Geplante Buchungen pro Einheit — eine Buchung je Einheit mit dem Anteil aus dem Verteilerschlüssel, fällig am gesetzten Datum.
   • Wirtschaftsplan-Update — die Sonderumlage erscheint mit ihrem beschlossenen Betrag als Posten im Wirtschaftsplan des Fälligkeits­jahres, und nur dort. In spätere Planjahre wird sie nicht übernommen.

4. Zahlungseingänge buchen

   Sobald die Eigentümer zahlen, importieren Sie den CAMT-Auszug und verbuchen die Zahlungen auf das Sonderumlage-Konto. Die geplante Buchung gilt dann als beglichen.

ETV-Beschluss dokumentieren

Tragen Sie das Beschlussdatum und die TOP-Nummer in die Beschreibung ein. So bleibt nachvollziehbar, warum die Umlage erhoben wurde — auch bei späterer Prüfung.

Sonderumlage ändern oder löschen

• Betrag, Fälligkeitsdatum oder Verteilerschlüssel korrigieren — in der Registerkarte Sonderumlagen die Zeile über Bearbeiten ändern. Abrechnung360 berechnet die Anteile je Einheit und die geplanten Buchungen neu; die aufgeklappte Zeile zeigt sie unter Anteile je Einheit. Das geht auch, wenn bereits Zahlungen gebucht sind. Ein negativer Betrag wird abgelehnt.
• Werte im Verteilerschlüssel ändern — die Sollstellungen folgen dem Schlüssel der Sonderumlage. Ändern Sie einen Wert im Schlüssel, auch nachträglich, baut Abrechnung360 die Sollstellungen aller Sonderumlagen auf diesem Schlüssel neu auf. Eine Einheit, deren Anteil auf 0 fällt, schuldet aus der Sonderumlage nichts mehr.
• Sonderumlage löschen — geht nur, solange auf die Sonderumlage noch keine Zahlung gebucht ist, weder ein Eingang auf einem Einheitenkonto noch eine Auszahlung vom Hauptkonto. Dann entfernt das Löschen das Konto, die Einheitenkonten und alle zugehörigen Sollstellungen.
• Bereits bezahlte Sonderumlage — lässt sich nicht löschen; Abrechnung360 lehnt das mit einem Hinweis ab. Ihr Geld gehört in die Rücklagenentwicklung. Stimmt der Betrag nicht, korrigieren Sie den Betrag.

Nach Bestätigung der Abrechnung

Wenn die Jahresabrechnung für das Fälligkeits­jahr bereits generiert wurde, sollten Sie nach einer Änderung neu generieren — die Abrechnung würde sonst veraltete Werte zeigen.

Sonderumlage in der Jahresabrechnung

In der WEG-Jahresabrechnung erscheint die Sonderumlage:

• Geplant: im Wirtschaftsplan­block des Berichts, mit dem beschlossenen Betrag und nur in der Abrechnung des Fälligkeitsjahres.
• Tatsächlich: in der Einnahmen­rechnung als Zahlungseingang.
• Offen: als Zahlungsrückstand im Saldo der Einheit — die Forderung bleibt der Sonderumlage zugeordnet und wird nicht in die Abrechnungsspitze eingerechnet.

Prüfpunkte

• Verteilerschlüssel passt zur Maßnahme? Dach = MEA, Heizungsumlage = Wohnfläche, Personentage bei Personen­abhängigkeit.
• Fälligkeit liegt im aktuellen Wirtschaftsjahr? Sonst landet die Umlage im falschen Jahr.
• Beschreibung mit ETV-Beschluss verknüpft? Für die Nachvollzieh­barkeit später wichtig.
• Zahlungseingänge gebucht? Offene Beträge erscheinen als Forderung in der Einzelabrechnung.

Nächster Schritt

→ Banktransaktionen verbuchen — Zahlungseingänge der Sonderumlage einbuchen.
→ Jahresabrechnung erstellen — Rücklagen und Sonderumlagen erscheinen automatisch im PDF.