Rücklagen und Sonderumlagen

In einer WEG werden zwei Geldtöpfe getrennt verwaltet: die laufende Erhaltungs­rücklage (regelmäßige Zuführungen aus dem Hausgeld) und einmalige Sonderumlagen (Sonderzahlungen für konkrete Maßnahmen wie eine Dachsanierung). Beide werden über eigene Konten im Kontenplan abgebildet.

• Maßnahme + Betrag
• Rücklagen-/Sonderumlagen-Konto
• Verteilerschlüssel
• Geplante Buchung je Einheit
• Hausgeld + Abrechnung

Erhaltungsrücklage

Die Erhaltungsrücklage ist ein Rücklagenkonto mit laufender Zuführung über das Hausgeld. Sie pflegen es im Kontenplan, geben die Jahres­zuführung im Wirtschaftsplan → Tab Rücklagen ein und Abrechnung360 verteilt den Betrag automatisch über die zwölf Monate auf die Einheiten — mit dem hinterlegten Verteilerschlüssel (typisch: MEA).

Felder am Rücklagenkonto

Feld	Bedeutung
Name	z. B. „Erhaltungsrücklage”
Verteilerschlüssel	Steuert, welcher Anteil pro Einheit zugeführt wird (typisch MEA)
Startsaldo	Saldo zum 01.01. des Wirtschaftsjahres
Beschreibung	Optional, ETV-Beschlussbezug für Nachvollziehbarkeit

Was die Software automatisch tut

• Jahreswechsel — die Rücklage wird ohne Zutun ins Folgejahr übertragen. Der Endsaldo des Vorjahres wird zum Startsaldo des Folgejahres.
• Zuführung — die im Wirtschaftsplan geplanten Beträge fließen anteilig in das monatliche Hausgeld pro Einheit ein. Siehe Hausgeld.
• Rücklagen­entwicklung im Abrechnungs-PDF — die Jahres­abrechnung weist Anfangs­saldo, Zuführung, Entnahmen und Endsaldo aus.

Sonderumlage anlegen

Eine Sonderumlage ist eine außerordentliche, von der ETV beschlossene Zahlung — meist für eine konkrete Maßnahme wie eine Dachsanierung oder einen Aufzugstausch. Im Datenmodell ist sie eine ReserveAccount-Variante mit Fälligkeit und Betrag und löst beim Speichern automatisch geplante Hausgeld-Buchungen pro Einheit aus.

1. Einstellungen → Kontenplan öffnen

   Im WEG-Objekt zu Einstellungen → Kontenplan wechseln und den Tab Sonderumlagen öffnen.

   

2. Sonderumlage hinzufügen

   Hinzufügen klicken und folgende Felder pflegen:

   Feld	Bedeutung
   Name	z. B. „Sonderumlage Dachsanierung”
   Betrag	Gesamtbetrag der Sonderumlage (alle Einheiten zusammen)
   Fälligkeit	Datum, an dem die Zahlung fällig wird (z. B. ETV + 4 Wochen)
   Verteilerschlüssel	Wie der Betrag auf Einheiten verteilt wird
   Beschreibung	Bezug zum ETV-Beschluss

3. Speichern

   Beim Speichern werden zwei Dinge automatisch erzeugt:

   • Geplante Buchungen pro Einheit — eine Buchung je Einheit mit dem Anteil aus dem Verteilerschlüssel, fällig am gesetzten Datum.
   • Wirtschaftsplan-Update — die Sonderumlage erscheint als Posten im Wirtschaftsplan des Fälligkeits­jahres.

4. Zahlungseingänge buchen

   Sobald die Eigentümer zahlen, importieren Sie den CAMT-Auszug und verbuchen die Zahlungen auf das Sonderumlage-Konto. Die geplante Buchung gilt dann als beglichen.

ETV-Beschluss dokumentieren

Tragen Sie das Beschlussdatum und die TOP-Nummer in die Beschreibung ein. So bleibt nachvollziehbar, warum die Umlage erhoben wurde — auch bei späterer Prüfung.

Sonderumlage ändern oder löschen

• Betrag oder Fälligkeit korrigieren — direkt im Konto bearbeiten. Abrechnung360 aktualisiert die geplanten Buchungen automatisch.
• Sonderumlage löschen — entfernt das Konto und alle zugehörigen geplanten Buchungen. Bereits eingegangene Zahlungen bleiben als Bank­transaktionen erhalten, müssen aber neu zugeordnet werden.

Nach Bestätigung der Abrechnung

Wenn die Jahresabrechnung für das Fälligkeits­jahr bereits generiert wurde, sollten Sie nach einer Änderung neu generieren — die Abrechnung würde sonst veraltete Werte zeigen.

Sonderumlage in der Jahresabrechnung

In der WEG-Jahresabrechnung erscheint die Sonderumlage:

• Geplant: im Wirtschaftsplan­block des Berichts.
• Tatsächlich: in der Einnahmen­rechnung als Zahlungseingang.
• Differenz: in der Abrechnungs­spitze des Eigentümers — wer noch nicht gezahlt hat, sieht einen offenen Posten.

Prüfpunkte

• Verteilerschlüssel passt zur Maßnahme? Dach = MEA, Heizungsumlage = Wohnfläche, Personentage bei Personen­abhängigkeit.
• Fälligkeit liegt im aktuellen Wirtschaftsjahr? Sonst landet die Umlage im falschen Jahr.
• Beschreibung mit ETV-Beschluss verknüpft? Für die Nachvollzieh­barkeit später wichtig.
• Zahlungseingänge gebucht? Offene Beträge erscheinen als Forderung in der Einzelabrechnung.

Weiter geht’s

→ Banktransaktionen verbuchen — Zahlungseingänge der Sonderumlage einbuchen.
→ Jahresabrechnung erstellen — Rücklagen und Sonderumlagen erscheinen automatisch im PDF.