GoBD verstehen

„Ist die Software GoBD-konform?” — diese Frage stellen Steuerberater und Eigentümer regelmäßig. Die kurze Antwort: Eine GoBD-Zertifizierung für Software existiert rechtlich nicht, und für den größten Teil der Verwaltungsarbeit gelten die GoBD gar nicht unmittelbar. Diese Seite erklärt die Rechtslage und wie abrechnung360 Belege tatsächlich speichert.

Was die GoBD sind

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 11.03.2024 und am 14.07.2025) regeln, wie steuerlich relevante Aufzeichnungen und Belege elektronisch zu führen und aufzubewahren sind. Die Kernanforderungen:

• Nachvollziehbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss sich vom Beleg zur Buchung zur Auswertung verfolgen lassen — und rückwärts.
• Vollständigkeit: Kein Beleg darf verloren gehen.
• Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO): Einmal Erfasstes darf nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder verändert werden.
• Originalformat (Rz. 131): Elektronisch empfangene Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden.
• Datenzugriff (§ 147 Abs. 6 AO): Die Finanzverwaltung kann bei einer Prüfung Einsicht und maschinell auswertbare Daten verlangen.

Warum es keine „GoBD-zertifizierte Software” gibt

Das steht wörtlich in den GoBD selbst (Kapitel 12, „Zertifizierung und Software-Testate”):

„Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung […] werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt.” (Rz. 180)

„‚Zertifikate’ oder ‚Testate’ Dritter können bei der Auswahl eines Softwareproduktes dem Unternehmen als Entscheidungskriterium dienen, entfalten jedoch […] gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.” (Rz. 181)

Verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit ist allein der Steuerpflichtige — auch bei Auslagerung auf Dienstleister oder Software (Rz. 21). Eine Software kann die Anforderungen technisch unterstützen; „konform” wird immer erst das Zusammenspiel aus Software, Arbeitsweise und Verfahrensdokumentation des Anwenders. Freiwillige Wirtschaftsprüfer-Testate (IDW PS 880) ändern daran nichts.

GoBD im Volltext (PDF)

Für wen gelten die GoBD in der Immobilienverwaltung?

Konstellation	GoBD anwendbar?	Was stattdessen bzw. zusätzlich gilt
WEG ohne Personal, ohne USt-Option	Nein	§ 28 WEG (prüffähige Abrechnung), § 18 Abs. 4 WEG (Belegeinsicht), Herausgabe an den Nachverwalter (§ 667 BGB)
WEG mit USt-Option	Ja — die Aufzeichnungen nach § 22 UStG sind steuerliche Aufzeichnungen	§ 14/14b UStG (die Einzelabrechnung wirkt als Rechnung)
WEG als Arbeitgeberin (z. B. Hausmeister)	Ja, für das Lohnkonto (§ 41 EStG)	—
Privater Vermieter (Überschusseinkünfte)	In der Regel nein (Ausnahme: § 147a AO ab 500.000 € Einkünften)	§ 556 BGB, Belegeinsicht des Mieters einschließlich Zahlungsbelegen (BGH, VIII ZR 118/19)
Vermietende GmbH / optierte Gewerbemiete	Ja — die Objektbuchhaltung ist Vorsystem der Finanzbuchhaltung (Rz. 20)	—

Unabhängig von den GoBD gilt: Jede WEG und jeder Vermieter ist Unternehmer im Sinne des UStG und muss erhaltene Rechnungen aufbewahren (§ 14b UStG). Die zivilrechtlichen Pflichten — prüffähige Abrechnung, Belegeinsicht, vollständige Übergabe beim Verwalterwechsel — gelten immer und sind im Verwalteralltag der strengere Maßstab.

Aufbewahrungsfristen

Unterlage	Frist	Grundlage
Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge)	8 Jahre (seit 2025, vorher 10)	§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG
Bücher, Jahresabschlüsse	10 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO
WEG-Verwaltungsunterlagen	10 Jahre empfohlen	OLG München, 34 Wx 046/07 (analoge Anwendung)
Teilungserklärung, Beschluss-Sammlung, Protokolle	dauerhaft	§ 24 Abs. 7 WEG

Stand in abrechnung360

So speichert abrechnung360 Belege und Abrechnungen:

• Originalformat, unverändert: Jeder Beleg wird exakt so gespeichert, wie er hochgeladen oder per Posteingang empfangen wurde. Die KI-Auslesung (Beträge, Rechnungsdaten) erzeugt nur zusätzliche Metadaten — die Originaldatei bleibt unangetastet. ZUGFeRD-Rechnungen behalten ihren eingebetteten strukturierten XML-Teil.
• Eindeutige Zuordnung: Belege liegen je Objekt und Jahr abgelegt und werden mit Buchungspositionen verknüpft — jede Position der Abrechnung lässt sich bis zum Beleg nachweisen und umgekehrt. Das deckt zugleich die Belegeinsicht der Eigentümer und Mieter ab.
• Versionierte Ablage, kein endgültiges Löschen: Die Speicherung ist versioniert. Wird ein Beleg gelöscht, wird die Datei nur als gelöscht markiert und bleibt über den Support wiederherstellbar. Wird eine Abrechnung neu generiert, bleibt der vorherige Stand als Version erhalten — bei umsatzsteuerlicher Option zugleich das Rechnungsdoppel nach § 14b UStG.
• Export und Datenzugriff: Der Abrechnungs-Download enthält sämtliche Rechnungsbelege des Jahres als ZIP; für die Mietverwaltung steht ein DATEV-Export bereit; jeder Beleg ist einzeln herunterladbar.

Was beim Verwalter bleibt: die Verfahrensdokumentation (Rz. 151 ff.), ein internes Kontrollsystem (Zugriffsrechte, Vier-Augen-Prinzip nach Bedarf) und die Einhaltung der Fristen vor einer Kontokündigung oder Objektabgabe. Bei Objekten mit USt-Option, angestelltem Personal oder DATEV-Übergabe empfiehlt sich die Abstimmung mit dem Steuerberater — die Fundstellen dieser Seite sind dafür gedacht, mitgeschickt zu werden.