Vorauszahlungen und Betriebskosten

In der Mietverwaltung zahlt der Mieter monatlich Nebenkosten­vorauszahlungen, die am Jahresende gegen die tatsächlichen umlagefähigen Betriebskosten verrechnet werden. Die Differenz ist die Nachzahlung oder das Guthaben.

• Mietverhältnis
• Vorauszahlung/Monat
• Umlagefähige Kosten
• Nachzahlung oder Guthaben

Miete und Vorauszahlungen pflegen

Miete und Vorauszahlungen pflegen Sie je Mietverhältnis in der Registerkarte Kosten, im Abschnitt Mieten & Vorauszahlungen. Das Mietverhältnis selbst (Mieter, Zeitraum) legen Sie zuvor unter Einheiten und Mieter an — die Beträge tragen Sie dann hier ein.

Die monatliche Gesamtmiete setzt sich aus drei Teilen zusammen:

Teil	Bedeutung
Kaltmiete	Nettomiete ohne Nebenkosten
Nebenkostenvorauszahlung	Monatliche Vorauszahlung auf die umlagefähigen Betriebskosten (Pflichtfeld)
Heizkostenvorauszahlung	Monatliche Vorauszahlung auf Heiz- und Warmwasserkosten

Aus der Nebenkosten- (und Heizkosten-)vorauszahlung rechnet Abrechnung360:

• den Soll-Stand der Vorauszahlungen im Jahr (Monatsbetrag × Mietmonate)
• den Vergleich mit den tatsächlich umgelegten Kosten
• die resultierende Nachzahlung oder Gutschrift

Die Kaltmiete fließt in die Gesamtmiete ein, wird in der Betriebskosten­abrechnung aber nicht verrechnet: Abgerechnet werden nur die Vorauszahlungen auf die Betriebskosten.

1. Mietobjekt öffnen und die Registerkarte Kosten aufrufen.

2. Mietverhältnis auswählen

   Im Abschnitt Mieten & Vorauszahlungen die Zeile des Mietverhältnisses markieren und Vorauszahlung pflegen wählen.

3. Beträge erfassen

   Im Dialog Gültig ab, Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlung und ggf. Heizkostenvorauszahlung eintragen.

4. Speichern

Anpassung mitten im Jahr

Für eine Mieterhöhung oder angepasste Vorauszahlung legen Sie eine weitere Staffel mit neuem Gültig ab-Datum an. Abrechnung360 zerlegt den Zeitraum automatisch und markiert die Zeile als gestaffelt — die einzelnen Stufen (Miet-Staffelung) sehen Sie, wenn Sie die Zeile aufklappen.

Die Übersicht „Mieten & Vorauszahlungen“

Die Tabelle vergleicht Soll und Ist je Mietverhältnis:

Spalte	Bedeutung
Gesamtmiete Soll	Kaltmiete + Nebenkosten- + Heizkostenvorauszahlung über die Mietmonate des Zeitraums
Gesamtmiete Ist	Tatsächlich vereinnahmte Miete; übernimmt gebuchte Zahlungen, ist manuell überschreibbar. Ohne Zahlungsdaten wird nach Plan abgerechnet.
Saldo	Differenz Ist − Soll: − Rückstand / + Guthaben
Nebenkosten	Tatsächlich auf das Mietverhältnis umgelegte Betriebskosten
Empf. VZ/Mon.	Empfohlene künftige monatliche Vorauszahlung (§ 560 BGB) auf Basis der letzten Abrechnung

Wie die Ist-Miete zustande kommt

Die Spalte Gesamtmiete Ist kann auf zwei Wegen befüllt werden:

1. Aus gebuchten Zahlungen — Sie importieren die Bankauszüge und buchen die Mietzahlungen auf das Mietverhältnis. Die Summe der gebuchten Zahlungen wird automatisch als Ist übernommen. Siehe Transaktionen buchen.
2. Manuell eingetragen — Sie klicken den Ist-Wert direkt in der Tabelle an und tragen den vereinnahmten Betrag von Hand ein. Der manuelle Wert überschreibt die gebuchte Summe (Kennzeichnung im Feld); über Zurücksetzen kehren Sie zum gebuchten Wert zurück.

Liegen weder Buchungen noch ein manueller Wert vor, zeigt die Spalte nach Plan — die Abrechnung wird dann mit Soll = Ist erstellt.

Betriebskosten erfassen

Betriebskosten kommen typischerweise über zwei Wege ins System:

1. Mit Treuhand- oder Objektkonto — Sie importieren die CAMT-Auszüge und buchen die Kosten auf das passende Konto. Siehe Transaktionen buchen.
2. Ohne eigenes Objektkonto — Sie tragen die Kosten direkt in der Registerkarte Kosten ein. Dieser Weg passt, wenn Sie nicht über ein separates Treuhandkonto buchen oder die Kosten aus einer externen Übersicht übernehmen.

Wichtig: Jedes Kostenkonto hat im Mietverwaltungs-Kontext das Feld „umlagefähig“. Nur umlagefähige Kosten erscheinen in der Betriebskosten­abrechnung.

Sondereigentumsverwaltung

Bei einer SEV ist das Hausgeld der WEG nicht als Ganzes umlagefähig. Wie Sie die Bestandteile über getrennte Kostenkonten trennen, steht unter Sondereigentumsverwaltung im Überblick.

Kosten direkt eintragen oder überschreiben

In der Registerkarte Kosten erfassen Sie je Kostenposition:

Feld	Bedeutung
Kostenbezeichnung	Verständliche Bezeichnung für Abrechnung und Prüfung
Verteilung nach	Standardverteilung, z. B. Wohnfläche, Personentage oder Einheiten
Betrag	Gesamtkosten im Abrechnungsjahr; kann bei Bedarf manuell überschrieben werden
§ 35a Lohnanteil	Lohn- und Fahrtkostenanteil für den steuerlichen Ausweis
§ 35a Kategorie	Haushaltsnahe Dienstleistung oder Handwerkerleistung

Nutzen Sie diese direkte Erfassung immer dann, wenn keine Bankbuchung als Quelle in Abrechnung360 vorhanden ist. Gibt es eine Bankbuchung, bleibt der Bankweg nachvollziehbarer, weil Zahlung, Beleg und Kostenposition zusammenpassen.

Welche Kosten sind umlagefähig?

Die Betriebskosten­verordnung zählt auf, welche Kosten überhaupt umlagefähig sein können. Maßgeblich ist im Einzelfall der Mietvertrag — prüfen Sie die Umlagevereinbarung, bevor Sie ein Konto als umlagefähig kennzeichnen:

• Grundsteuer, Wasser und Abwasser
• Heizkosten und Warmwasser
• Müllabfuhr, Straßenreinigung
• Hausreinigung, Gartenpflege
• Beleuchtung, Schornsteinfeger
• Versicherung Gebäude, Haftpflicht
• Hauswart
• Aufzug, Antenne, Waschküche
• Sonstige Betriebskosten — nur, wenn sie im Mietvertrag einzeln benannt sind

Üblicherweise nicht umlagefähig: Instandhaltung und Instandsetzung (Reparaturen), Verwaltungskosten und Zuführungen zur Erhaltungsrücklage. Kleinreparaturen rechnen Sie nicht über die Betriebskosten­abrechnung ab. Bei Zweifeln zur Umlagefähigkeit klären Sie die Position anhand des Mietvertrags oder mit Ihrer Rechtsberatung.

Heizung und Warmwasser aufteilen

Heiz- und Warmwasserkosten werden in der Regel geteilt abgerechnet: ein Teil nach erfasstem Verbrauch, der Rest nach Fläche. Übernehmen Sie die Verbrauchsanteile aus der Abrechnung Ihres Messdienstleisters als datierten Verteilerschlüssel und legen Sie den Grundkostenanteil über die Wohnfläche um. Die konkrete Aufteilung richtet sich nach Ihren Vorgaben für das Objekt.

Prüfpunkte vor der Abrechnung

• Alle Vorauszahlungen gepflegt?
• Alle Bankauszüge importiert und gebucht? Nur erforderlich, wenn Sie mit Treuhand- oder Objektkonto arbeiten.
• Direkt erfasste Kosten vollständig? Ohne Bankkonto müssen alle umlagefähigen Kosten in der Registerkarte Kosten stehen.
• Umlagefähigkeit pro Konto korrekt gesetzt?
• Abgrenzungen für jahresübergreifende Rechnungen? Siehe Abgrenzung.
• Haushaltsnahe Dienstleistungen (§ 35a) — wenn die Mieter steuerliche Vorteile geltend machen sollen? Siehe § 35a.

Nächster Schritt

→ Betriebskosten­abrechnung erstellen

→ Miete per Lastschrift einziehen — mit SEPA-Mandaten und aktivierter Automatik wird die Gesamtmiete jeden Monat automatisch eingezogen.