Vorauszahlungen und Betriebskosten

In der Mietverwaltung zahlt der Mieter monatlich Nebenkosten­vorauszahlungen, die am Jahresende gegen die tatsächlichen umlagefähigen Betriebskosten verrechnet werden. Die Differenz ist die Nachzahlung oder das Guthaben.

• Mietverhältnis
• Vorauszahlung/Monat
• Umlagefähige Kosten
• Nachzahlung oder Guthaben

Miete und Vorauszahlungen pflegen

Miete und Vorauszahlungen gehören zum Mietverhältnis: Sie tragen sie direkt im Abschnitt Miete ein, wenn Sie das Mietverhältnis unter Einheiten und Mieter anlegen oder bearbeiten. Der Bereich Mieten & Vorauszahlungen in der Seitenleiste des Objekts zeigt dieselben Beträge zusätzlich als Jahresübersicht — dort pflegen Sie mehrere Mietverhältnisse nacheinander und vergleichen Soll und Ist.

Die monatliche Gesamtmiete setzt sich aus drei Teilen zusammen:

Teil	Bedeutung
Kaltmiete	Nettomiete ohne Nebenkosten
Nebenkostenvorauszahlung	Monatliche Vorauszahlung auf die umlagefähigen Betriebskosten (Pflichtfeld)
Heizkostenvorauszahlung	Monatliche Vorauszahlung auf Heiz- und Warmwasserkosten

Aus der Nebenkosten- (und Heizkosten-)vorauszahlung rechnet Abrechnung360:

• den Soll-Stand der Vorauszahlungen im Jahr (Monatsbetrag × Mietmonate)
• den Vergleich mit den tatsächlich umgelegten Kosten
• die resultierende Nachzahlung oder Gutschrift

Die Kaltmiete fließt in die Gesamtmiete ein, wird in der Betriebskosten­abrechnung aber nicht verrechnet: Abgerechnet werden nur die Vorauszahlungen auf die Betriebskosten.

Zwei Wege führen zu denselben Beträgen:

• Am Mietverhältnis — auf der Seite Objekt die Einheit bearbeiten und im Schritt Mieter das Mietverhältnis öffnen. Beim Anlegen tragen Sie die Beträge im Abschnitt Miete samt Gültig ab ein; bei einem bestehenden Mietverhältnis steht dort die Liste Mietstaffelung.
• Über die Jahresübersicht — im Bereich Mieten & Vorauszahlungen die Zeile des Mietverhältnisses aufklappen. Darin steht dieselbe Liste Mietstaffelung. Der schnelle Weg, wenn Sie mehrere Mietverhältnisse nacheinander anpassen.

In der Liste Mietstaffelung legen Sie mit Mietstaffel hinzufügen eine neue Stufe an; Bearbeiten und Löschen stehen am Ende jeder Zeile. Nach jeder Änderung berechnet Abrechnung360 die Sollmiete des Mietverhältnisses neu.

Anpassung mitten im Jahr

Für eine Mieterhöhung oder angepasste Vorauszahlung legen Sie eine neue Mietstaffel mit eigenem Gültig ab-Datum an — die bisherige Stufe bleibt erhalten. Abrechnung360 zerlegt den Zeitraum automatisch; in der Jahresübersicht steht unter der Sollmiete dann gestaffelt, die einzelnen Stufen sehen Sie, wenn Sie die Zeile aufklappen.

Je Datum gibt es nur eine Mietstaffel: Legen Sie eine neue für ein schon belegtes Datum an, ersetzt sie die vorhandene. Verschieben Sie eine bestehende Staffel auf das Datum einer anderen, lehnt Abrechnung360 das mit „Für den TT.MM.JJJJ gibt es schon eine Mietstaffel.“ ab.

Die Übersicht „Mieten & Vorauszahlungen“

Die Tabelle vergleicht Soll und Ist je Mietverhältnis:

Spalte	Bedeutung
Gesamtmiete Soll	Kaltmiete + Nebenkosten- + Heizkostenvorauszahlung über die Mietmonate des Zeitraums
Gesamtmiete Ist	Tatsächlich vereinnahmte Miete; übernimmt gebuchte Zahlungen, ist manuell überschreibbar. Ohne Zahlungsdaten wird nach Plan abgerechnet.
Saldo	Differenz Ist − Soll: − Rückstand / + Guthaben
Nebenkosten	Tatsächlich auf das Mietverhältnis umgelegte Betriebskosten
Empf. VZ/Mon.	Empfohlene künftige monatliche Vorauszahlung (§ 560 BGB) auf Basis der letzten Abrechnung

Wie die Ist-Miete zustande kommt

Die Spalte Gesamtmiete Ist kann auf zwei Wegen befüllt werden:

1. Aus gebuchten Zahlungen — Sie importieren die Bankauszüge und buchen die Mietzahlungen auf das Mietverhältnis. Die Summe der gebuchten Zahlungen wird automatisch als Ist übernommen. Siehe Transaktionen buchen.
2. Manuell eingetragen — Sie wählen in der Zeile die Aktion Ist-Miete erfassen und tragen den vereinnahmten Betrag unter Gesamtmiete Ist ein. Der manuelle Wert ersetzt die gebuchte Summe des Jahres; die Aktion heißt dann Manuell überschrieben – bearbeiten (Stift mit Haken). Über die Zeilenaktion Auf berechneten Wert zurücksetzen kehren Sie nach einer Rückfrage zum gebuchten Wert zurück. Ein manueller Wert von 0 bedeutet „nichts gezahlt“.

Bucht das Objekt überhaupt keine Mietzahlungen und gibt es für das Mietverhältnis keinen manuellen Wert, zeigt die Spalte nach Plan — die Abrechnung wird dann mit Soll = Ist erstellt. Sobald im Objekt Miete gebucht wird, zählt ein Mietverhältnis ohne Zahlungseingang mit 0 €.

Betriebskosten erfassen

Betriebskosten kommen typischerweise über zwei Wege ins System:

1. Mit Treuhand- oder Objektkonto — Sie importieren die CAMT-Auszüge und buchen die Kosten auf das passende Konto. Siehe Transaktionen buchen.
2. Ohne eigenes Objektkonto — Sie tragen die Kosten direkt im Bereich Kosten ein. Dieser Weg passt, wenn Sie nicht über ein separates Treuhandkonto buchen oder die Kosten aus einer externen Übersicht übernehmen.

Wichtig: Jedes Kostenkonto hat im Mietverwaltungs-Kontext das Feld „umlagefähig“. Nur umlagefähige Kosten erscheinen in der Betriebskosten­abrechnung.

Sondereigentumsverwaltung

Bei einer SEV ist das Hausgeld der WEG nicht als Ganzes umlagefähig. Wie Sie die Bestandteile über getrennte Kostenkonten trennen, steht unter Sondereigentumsverwaltung im Überblick.

Kosten direkt eintragen oder überschreiben

Im Bereich Kosten erfassen Sie je Kostenposition:

Feld	Bedeutung
Kostenbezeichnung	Verständliche Bezeichnung für Abrechnung und Prüfung
Verteilung nach	Standardverteilung, z. B. Wohnfläche, Personentage oder Einheiten
Betrag	Gesamtkosten im Abrechnungsjahr; kann bei Bedarf manuell überschrieben werden
§ 35a Lohnanteil	Lohn- und Fahrtkostenanteil für den steuerlichen Ausweis
§ 35a Kategorie	Haushaltsnahe Dienstleistung oder Handwerkerleistung

Bearbeitet wird über die Aktion Bearbeiten am Ende der Zeile. Ist ein Betrag oder § 35a-Anteil von Hand überschrieben, heißt sie Manuell überschrieben – bearbeiten; Auf berechneten Wert zurücksetzen stellt nach einer Rückfrage wieder den gebuchten Wert her. Die § 35a-Kategorie steht als graue Zeile unter dem § 35a-Lohnanteil.

Nutzen Sie diese direkte Erfassung immer dann, wenn keine Bankbuchung als Quelle in Abrechnung360 vorhanden ist. Gibt es eine Bankbuchung, bleibt der Bankweg nachvollziehbarer, weil Zahlung, Beleg und Kostenposition zusammenpassen.

Welche Kosten sind umlagefähig?

Die Betriebskosten­verordnung zählt auf, welche Kosten überhaupt umlagefähig sein können. Maßgeblich ist im Einzelfall der Mietvertrag — prüfen Sie die Umlagevereinbarung, bevor Sie ein Konto als umlagefähig kennzeichnen:

• Grundsteuer, Wasser und Abwasser
• Heizkosten und Warmwasser
• Müllabfuhr, Straßenreinigung
• Hausreinigung, Gartenpflege
• Beleuchtung, Schornsteinfeger
• Versicherung Gebäude, Haftpflicht
• Hauswart
• Aufzug, Antenne, Waschküche
• Sonstige Betriebskosten — nur, wenn sie im Mietvertrag einzeln benannt sind

Üblicherweise nicht umlagefähig: Instandhaltung und Instandsetzung (Reparaturen), Verwaltungskosten und Zuführungen zur Erhaltungsrücklage. Kleinreparaturen rechnen Sie nicht über die Betriebskosten­abrechnung ab. Bei Zweifeln zur Umlagefähigkeit klären Sie die Position anhand des Mietvertrags oder mit Ihrer Rechtsberatung.

Heizung und Warmwasser aufteilen

Heiz- und Warmwasserkosten werden in der Regel geteilt abgerechnet: ein Teil nach erfasstem Verbrauch, der Rest nach Fläche. Übernehmen Sie die Verbrauchsanteile aus der Abrechnung Ihres Messdienstleisters als datierten Verteilerschlüssel und legen Sie den Grundkostenanteil über die Wohnfläche um. Die konkrete Aufteilung richtet sich nach Ihren Vorgaben für das Objekt.

Prüfpunkte vor der Abrechnung

• Alle Vorauszahlungen gepflegt?
• Alle Bankauszüge importiert und gebucht? Nur erforderlich, wenn Sie mit Treuhand- oder Objektkonto arbeiten.
• Direkt erfasste Kosten vollständig? Ohne Bankkonto müssen alle umlagefähigen Kosten im Bereich Kosten stehen.
• Umlagefähigkeit pro Konto korrekt gesetzt?
• Abgrenzungen für jahresübergreifende Rechnungen? Siehe Abgrenzung.
• Haushaltsnahe Dienstleistungen (§ 35a) — wenn die Mieter steuerliche Vorteile geltend machen sollen? Siehe § 35a.

Nächster Schritt

→ Betriebskosten­abrechnung erstellen

→ Miete per Lastschrift einziehen — mit SEPA-Mandaten und aktivierter Automatik wird die Gesamtmiete jeden Monat automatisch eingezogen.