DATEV-Export

Der DATEV-Export stellt die Buchungen eines Mietobjekts in dem Format bereit, das Steuerkanzleien einlesen: einen Buchungsstapel und die zugehörigen Kontenbeschriftungen im DATEV-Format (EXTF). Sie wählen einen Zeitraum, laden eine ZIP-Datei herunter und übergeben diese der Kanzlei.

Einrichtungsschritte

Berater- und Mandantennummer von der Steuerkanzlei erfragen

Die Beraternummer identifiziert die Kanzlei, die Mandantennummer Sie als deren Mandant. Ohne beide Angaben lässt sich der Buchungsstapel in DATEV nicht zuordnen.
Export aktivieren

Öffnen Sie Objekt › Einstellungen und scrollen Sie zur Karte DATEV-Export. Solange die Funktion nicht aktiviert ist, steht dort nur der Schalter Export aktiv.
Nummern eintragen und speichern

Mit dem Schalter erscheinen die Felder Beraternummer und Mandantennummer. Tragen Sie beide ein und bestätigen Sie mit Speichern. Erst danach werden darunter Jahr, Zeitraum und Download eingeblendet.
DATEV-Kontonummern vergeben

Jedes Konto benötigt ein Gegenstück im Kontenrahmen der Kanzlei — die DATEV-Kontonummer. Die Schaltfläche Nummern automatisch vorschlagen unterhalb des Exports vergibt alle fehlenden Nummern auf einmal; einzeln pflegen Sie die Nummer im Kontenplan beim Bearbeiten eines Kontos.

Kontonummern zuordnen

Der Vorschlag orientiert sich am SKR 04 und vergibt je Kontenart eine Nummer aus folgendem Bereich:

Kontenart	Nummernbereich
Bankkonto	1800–1899
Kostentragung, Direktkosten	6300–6999
Rücklage, Sonderumlage	2900–3299
Hausgeld, Mietkonto	4800–4999
Forderung	1300–1369
Verbindlichkeit, Privatentnahmen, Kaution	3500–3799

Zwei Nummern sind reserviert und sollten nicht anderweitig vergeben werden: 1460 für Geldtransit (Umbuchungen zwischen eigenen Bankkonten) und 1370 als Verrechnungskonto. Die Kontenarten selbst sind unter Kontenarten beschrieben.

Export erzeugen

Wählen Sie unterhalb der Karte Jahr und Zeitraum — das gesamte Jahr oder ein einzelnes Quartal — und klicken Sie auf Export herunterladen. Ein Zeitraum darf nicht über den Jahreswechsel hinausreichen; für zwei Jahre werden zwei Exporte erzeugt. Darunter werden Anzahl der Buchungen, Summe Soll und Summe Haben des gewählten Zeitraums angezeigt.

Die ZIP-Datei enthält zwei Dateien und wird unverändert an die Kanzlei übergeben:

Datei	Inhalt
`EXTF_Buchungsstapel_…csv`	Alle Buchungen des Zeitraums mit Betrag, Soll/Haben, Konto und Gegenkonto, Belegdatum und Buchungstext
`EXTF_Kontenbeschriftungen_…csv`	Die Bezeichnungen zu den verwendeten Kontonummern

Voraussetzungen für den Download

Ist eine Voraussetzung nicht erfüllt, bleibt die Schaltfläche deaktiviert und der Grund wird darüber angezeigt:

Meldung	Was zu tun ist
Berater- und Mandantennummer fehlen	Beide Nummern oben eintragen und speichern
N Konten ohne DATEV-Kontonummer	Nummern vergeben — per Nummern automatisch vorschlagen oder einzeln im Kontenplan
Doppelt vergebene DATEV-Kontonummern	Jede Nummer darf nur einmal vorkommen; die betroffenen Konten werden in der Meldung genannt
Alle Kontonummern müssen gleich viele Stellen haben	Entweder durchgängig vierstellig oder durchgängig fünfstellig
0 Buchungen	Im gewählten Zeitraum liegen keine Buchungen vor — anderes Jahr oder Quartal wählen

Eine Meldung blockiert den Download nicht, ist für die Vollständigkeit des Exports aber entscheidend:

N Umsätze im Zeitraum sind nicht (vollständig) zugeordnet.

Nicht zugeordnete Umsätze fehlen im Export und fallen erst in der Kanzlei auf. Ordnen Sie sie vorher in der Buchhaltung zu.

Was genau exportiert wird

Nur tatsächliche Zahlungsflüsse. Jede bestätigte Buchungsposition wird zu einer Buchung: das Konto der Position gegen das Bankkonto. Geplante Buchungen (Soll-Stellungen wie Hausgeld oder Miete) sind nicht enthalten, da ihnen keine Zahlung zugrunde liegt.
Umbuchungen zwischen eigenen Bankkonten werden über das Konto Geldtransit geführt und nicht als Aufwand gebucht.
Buchungstext ist der Empfänger bzw. Absender samt Verwendungszweck. Ist einer Position eine Rechnung zugeordnet, steht deren Rechnungsnummer im Belegfeld 1.
Umsatzsteuer wird als DATEV-Steuerschlüssel übergeben, sofern für das Objekt die Umsatzsteueroption im betreffenden Jahr aktiv ist. Andernfalls bleibt das Feld leer.