Eigentümerversammlung

Die Erweiterung Eigentümerversammlung begleitet eine Versammlung von der Einladung bis zum Protokoll: Tagesordnung mit Beschlussanträgen, Anwesenheit und Vollmachten, Abstimmung mit automatischer Auswertung nach Stimmprinzip und erforderlicher Mehrheit — und die dauerhaft geführte Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG.

Aktivierung

Aktivieren Sie Eigentümerversammlung unter Konto & Einstellungen › Erweiterungen. Danach erscheint in der linken Navigation im Abschnitt Verwaltung der Menüpunkt ETV. Siehe Erweiterungen im Überblick.

Die drei Phasen

Eine Versammlung gehört zu genau einem WEG-Objekt und durchläuft drei Phasen. Der Status steuert, was noch geändert werden kann.

Status	Phase	Was möglich ist
In Vorbereitung	Vorbereitung	Tagesordnung aufbauen, Vollmachten erfassen, Einladung erzeugen
Läuft	Durchführung	Anwesenheit, Abstimmung, Protokolltexte, Vermerke, Verkündung — Teilnehmerliste und Reihenfolge der Tagesordnung stehen fest
Protokoll in Arbeit	Nachbereitung	Protokollentwurf: Tagesordnung, Anwesenheit, Texte und Ergebnisse korrigieren, dann das Protokoll fixieren
Protokoll fixiert	Abschluss	nur noch Vermerke, Archivierung und endgültiges Löschen aus dem Archiv

Archivierte Versammlungen tragen statt des Status das Kennzeichen Archiviert.

Versammlung anlegen

1. Objekt und Termin

   Versammlung anlegen öffnet den Dialog. Wählbar sind nur WEG-Objekte. Neben Titel und Datum lassen sich Beginn, Ort, Versammlungsleitung und Protokollführung hinterlegen.

   Dazu kommen die beiden weiteren Unterschriftszeilen des Protokolls (§ 24 Abs. 6 WEG): Zweite Unterschrift (ohne Angabe „Wohnungseigentümer/in”) und Dritte Unterschrift (ohne Angabe „Vorsitz Verwaltungsbeirat”), jeweils mit Name. Die Bezeichnung ist frei — etwa „Stellv. Vorsitz Verwaltungsbeirat”, wenn der Vorsitz verhindert ist. Alles lässt sich später unter Bearbeiten ändern, bis das Protokoll fixiert ist.

2. Teilnehmerliste wird übernommen

   Beim Anlegen wird die Teilnehmerliste aus den Stammdaten geschnappschusst — eine Zeile je Einheit mit MEA und den aktuellen Eigentümern. Anwesenheitsliste und Stimmgewichte müssen den Stand der Versammlung abbilden, nicht den, den die Stammdaten später haben.

3. Bei Bedarf aktualisieren

   Solange die Versammlung in Vorbereitung ist, holt Aus Stammdaten aktualisieren im Bereich Teilnehmer einen frischen Stand — bereits erfasste Anwesenheit und Vollmachten bleiben dabei erhalten. Nach einem Eigentümerwechsel kurz vor dem Termin ist das der richtige Schritt.

Tagesordnung

Ein Tagesordnungspunkt ist entweder reine Information oder er trägt einen Beschlussantrag. Zum Antrag gehören zwei Angaben:

• Stimmprinzip — Kopfprinzip (gesetzlicher Regelfall, § 25 Abs. 2 WEG), Objektprinzip (je Einheit) oder Wertprinzip (nach MEA). Je Punkt wählbar, weil die Gemeinschaftsordnung abweichen kann.
• Erforderliche Mehrheit — einfache Mehrheit, Zwei-Drittel-Mehrheit oder Einstimmigkeit.

Enthaltungen zählen nie mit

Maßgeblich ist die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Enthaltungen gehen weder in den Zähler noch in den Nenner ein.

Seit dem WEMoG gibt es kein Quorum mehr — jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung ist beschlussfähig. Die Präsenz wird trotzdem angezeigt und protokolliert.

In der Vorbereitung schalten Sie oben zwischen den Bereichen Tagesordnung und Teilnehmer um. Die Reihenfolge der Punkte ändern Sie über das Menü ⋯ eines Punkts (Nach oben, Nach unten).

Während der Versammlung kommen keine Punkte hinzu, und die Reihenfolge bleibt, wie eingeladen (§ 23 Abs. 2 WEG). Titel, Erläuterung, Beschlussantrag und Protokolltext bleiben dagegen bis zum Fixieren des Protokolls änderbar — der Beschlussantrag etwa, weil er in der Praxis noch im Termin geschärft wird. Was eingeladen war, belegen die im Dokumentenarchiv abgelegte Einladung und der Verlauf. Stimmprinzip, Mehrheit und Ergebnis stehen mit der Verkündung fest und ändern sich nur über Ergebnis berichtigen im Protokollentwurf. Was in der Versammlung zu einem Punkt besprochen wurde, gehört in seinen Protokolltext.

Stellt sich nach der Verkündung heraus, dass über einen Punkt gar nicht abzustimmen war, schalten Sie unter Bearbeiten den Schalter Mit Beschlussfassung aus. Ergebnis und Stimmen entfallen, der Beschluss verschwindet aus der Beschluss-Sammlung; seine Nummer bleibt vergeben, und der Verlauf hält fest, was verkündet war.

Einladung

Einladung im Kopf der Versammlung lädt das Ladungsschreiben als PDF herunter — mit Tagesordnung, Beschlussanträgen und dem Textform-Hinweis nach § 24 Abs. 4 WEG, im Design der übrigen Dokumente, mit Logo und Absender Ihrer Organisation. Die Einladung gibt es nur, solange die Versammlung in Vorbereitung ist: Danach können sich Beschlussanträge noch ändern, und eine spätere Fassung hätte niemand erhalten. Legen Sie die verschickte Einladung deshalb vor dem Start über ⋯ › Einladung im Dokumentenarchiv ablegen ab; ein erneutes Ablegen ersetzt die frühere Fassung.

Die Übersicht zeigt zu jeder geplanten Versammlung, bis wann die Einladung heraus sein muss: zwei Wochen Ladungsfrist (§ 24 Abs. 4 WEG) plus eine Woche Postlauf, mit der jede Verwaltung planen sollte.

Durchführung

1. Anwesenheit erfassen

   Je Einheit anwesend, vertreten (mit Namen des Bevollmächtigten) oder abwesend. Gehört eine Einheit mehreren Personen, halten Sie mit Anwesende Person angeben fest, wer gekommen ist. Nur anwesende und vertretene Einheiten dürfen abstimmen.

   

2. Abstimmen

   Gestimmt wird je Einheit. „Übrige Stimmen erfassen“ bucht den Rest in einem Zug — die Gegenprobe einer Handzeichen-Abstimmung: Abweichler einzeln, der Rest en bloc.

3. Vermerk erfassen (optional)

   Wortmeldungen, Vorbehalte oder eine im Saal angekündigte Anfechtung halten Sie mit Vermerk erfassen direkt am Tagesordnungspunkt fest — auch schon vor der Verkündung und auch an Punkten ohne Beschlussfassung. Der Vermerk bleibt am Punkt, steht nach der Verkündung am Beschluss und erscheint im Protokoll unter dem jeweiligen TOP; in der Punktliste ist er als Vermerk sichtbar.

4. Protokolltext schreiben (optional)

   Mit Protokolltext halten Sie fest, was das Protokoll unter dem Punkt sagen soll: Bericht, Aussprache, Änderungsanträge. Beim ersten Öffnen ist er mit der Erläuterung aus der Einladung vorbelegt; die Einladung selbst ändert sich dadurch nicht. Solange Sie keinen Protokolltext schreiben, übernimmt das Protokoll die Erläuterung.

5. Ergebnis feststellen

   Das ist die Verkündung. Das Ergebnis wird gezählt, eingefroren und erhält die nächste laufende Nummer der Beschluss-Sammlung des Objekts. Auch abgelehnte Anträge werden als Negativbeschluss nummeriert.

Beim Kopfprinzip auf uneinheitliche Köpfe achten

Beim Kopfprinzip fasst die Auswertung Einheiten derselben Eigentümer zu einem Kopf zusammen. Hat ein Kopf für seine Einheiten unterschiedlich gestimmt, wird er als Enthaltung gewertet — das Cockpit weist darauf hin, damit Sie im Saal nachfragen können.

Einmal gezogene Beschlussnummern werden nie wiederverwendet, auch wenn eine Versammlung später gelöscht wird.

Beschluss-Sammlung

§ 24 Abs. 7 WEG verlangt eine dauerhaft geführte Sammlung aller Beschlüsse. Sie steht je Objekt zur Verfügung, nach Nummer sortiert, und enthält auch die Beschlüsse archivierter Versammlungen. Herunterladen gibt die Sammlung des gewählten Objekts als PDF aus, etwa zum Ausdrucken für die Einsicht.

Zu einem Beschluss lässt sich in jeder Phase ein Vermerk erfassen — im laufenden Cockpit ebenso wie hier, Jahre später, für eine Anfechtungsklage oder eine Gerichtsentscheidung. Ein Beschluss mit Vermerk wird als umstritten gekennzeichnet, damit seine Endgültigkeit nicht versehentlich vorausgesetzt wird.

Abschließen und Protokoll fixieren

Versammlung abschließen ist möglich, sobald jeder Beschlusspunkt ein festgestelltes Ergebnis hat. Das Versammlungsende wird dabei gesetzt und lässt sich unter Bearbeiten im Feld Ende korrigieren.

Danach ist das Protokoll ein Entwurf (Status Protokoll in Arbeit). Protokoll lädt es als PDF herunter: Präsenz, Anwesenheitsliste, Protokolltext, Abstimmungsergebnis und Vermerk je Punkt und die Unterschriftszeilen nach § 24 Abs. 6 WEG. Geben Sie es an Beirat und Mitunterzeichner zur Durchsicht und arbeiten Sie die Korrekturen direkt ein — im Entwurf bleibt alles änderbar:

• Tagesordnung — Punkte bearbeiten, mit Tagesordnungspunkt hinzufügen nachtragen, umsortieren oder löschen. Ein verkündeter Beschluss lässt sich nicht löschen, seine Nummer steht in der Beschluss-Sammlung.
• Ergebnisse — Ergebnis berichtigen korrigiert Stimmen, Stimmprinzip und Mehrheit; Beschlussnummer und Verkündungszeitpunkt bleiben. Ein nachgetragener Punkt mit Beschlussantrag bekommt sein Ergebnis über Ergebnis erfassen.
• Anwesenheit — im Bereich Anwesenheit, der neben Tagesordnung umgeschaltet wird.
• Eckdaten — Ort, Versammlungsleitung, Protokollführung und Unterschriftszeilen unter Bearbeiten.

Ist das Protokoll so unterschrieben, legt Protokoll fixieren es in dieser Fassung im Dokumentenarchiv des Objekts ab (Dokumentart „Protokoll”). Danach lässt sich an der Versammlung nichts mehr ändern, nur noch Vermerke ergänzen; das Fixieren lässt sich nicht rückgängig machen. Fehlt noch ein Ergebnis, nennt der Kopf der Seite die Zahl der offenen Beschlüsse.

Änderungsverlauf

⋯ › Verlauf zeigt jede Änderung an der Versammlung mit Person, Zeitpunkt und den Werten vorher und nachher — vom Anlegen über Tagesordnung, Anwesenheit und Ergebnisse bis zum Fixieren. Einträge werden nie überschrieben. Die einzelnen Stimmabgaben einer laufenden Abstimmung sind ausgeblendet und erscheinen mit Einzelne Stimmabgaben zeigen.

Archivieren und löschen

Abgeschlossene Versammlungen lassen sich über ⋯ › Archivieren archivieren und mit Aus dem Archiv holen zurückholen. Das ist ein rein organisatorischer Schritt — das Protokoll bleibt abrufbar, Vermerke bleiben erfassbar, und die Beschlüsse bleiben in der Sammlung. Archiviert heißt nur: raus aus der Arbeitsliste. In der Übersicht sind sie hinter dem Schalter Archivierte anzeigen versteckt.

Versammlungen in Vorbereitung lassen sich jederzeit löschen. Eine gehaltene Versammlung löschen Sie aus dem Archiv heraus über Endgültig löschen, samt Tagesordnung, Anwesenheit, Abstimmungen und Protokolltexten. Ihre Beschlüsse verschwinden aus der Beschluss-Sammlung, die Nummern werden nicht neu vergeben. Was im Dokumentenarchiv abgelegt ist, bleibt dort. Löschen Sie so nur, was keine Bedeutung mehr hat, etwa eine Probeversammlung, und laden Sie ein nicht fixiertes Protokoll vorher herunter, wenn Sie es aufbewahren wollen. Eine laufende Versammlung lässt sich nicht löschen.

Im Chat-Assistenten

Bei aktiver Erweiterung kann der Chat-Assistent auf die Versammlungen zugreifen — mit denselben Rechten, die Sie selbst haben.

Fragen, die er beantwortet:

• „Welche Versammlungen stehen an?“
• „Was steht auf der Tagesordnung der ETV im September?“
• „Was hat die Gemeinschaft zur Dachsanierung beschlossen?“ — durchsucht die Beschluss-Sammlung, Negativbeschlüsse eingeschlossen
• „Bis wann muss die Einladung raus?“

Was er auf Zuruf anlegt:

• eine Versammlung planen
• Tagesordnungspunkte anlegen — auch aus Dokumenten: „Lies die drei Angebote zur Dachsanierung und mach mir daraus einen TOP.“ Der Assistent liest die Belege mit den Dokumenten-Werkzeugen und formuliert daraus einen abstimmungsfähigen Beschlussantrag.

Verkünden bleibt Ihre Aufgabe

Starten, Stimmen erfassen, Ergebnis feststellen, archivieren und löschen sind keine Chat-Funktionen. Die Verkündung ist ein Rechtsakt des Versammlungsleiters im Saal (§ 24 WEG) und gehört nicht in die Hand eines Assistenten. Der Assistent liefert deshalb auch keine Einzelstimmen, nur die festgestellten Summen.

Der Assistent legt Tagesordnungspunkte außerdem nur in der Vorbereitungsphase an. Nachträge im Protokollentwurf erfassen Sie selbst.

Bewusst nicht enthalten

• Umlaufbeschlüsse (§ 23 Abs. 3 WEG)
• Versand der Einladung per E-Mail oder Post — dafür ist der Abrechnungsversand das Vorbild und der Ausbau geplant
• Online-Abstimmung durch Eigentümer über das Kundenportal
• hybride und virtuelle Versammlungen