Eigene Felder und Notizen
Für Angaben, die abrechnung360 nicht als eigenes Feld kennt — die Kundennummer aus der Vorsoftware, eine Beiratsfunktion, die Schlüsselnummer — gibt es eigene Felder: Bezeichnung und Wert wählen Sie selbst, eingerichtet werden muss nichts. Dazu kommt je Kontakt, Objekt und Einheit ein Notizfeld für Freitext.
Wo Sie die Felder finden
Abschnitt betitelt „Wo Sie die Felder finden“| Ort | Weg dorthin |
|---|---|
| Kontakt | Stammdaten › Kontakt öffnen › Bearbeiten |
| Objekt (WEG und Mietobjekt) | Objekt öffnen › Karte Details › Bearbeiten |
| Einheit | Objekt öffnen › Liste Einheiten › Zeilenaktion Bearbeiten › Schritt Einheit |
So legen Sie ein Feld an
Abschnitt betitelt „So legen Sie ein Feld an“- Über Bearbeiten das Formular öffnen.
- Unter Weitere Felder auf Feld hinzufügen klicken.
- Bezeichnung eintragen (z. B.
Kundennummer) und daneben den Wert (z. B.12345). - Über Speichern übernehmen.
Das Papierkorb-Symbol am Zeilenende entfernt ein Feld wieder. Neue Felder werden unten angefügt.
Unterhalb der eigenen Felder steht ein Notizfeld für Freitext über mehrere Zeilen, genau eines je Kontakt, Objekt und Einheit. Die Notiz einer Einheit steht in der Einheitenliste als graue zweite Zeile unter der Beschreibung — anders als die Beschreibung wird sie nie auf eine Abrechnung gedruckt. Sie eignet sich deshalb für interne Angaben wie Kellerraum- oder Schlüsselnummern. Für strukturierte Angaben sind die eigenen Felder besser geeignet, weil sie ihre Bezeichnung mitführen. Notizen sind intern: Eigentümer und Mieter sehen sie nicht, auch nicht im Kundenportal.
Was eigene Felder und Notizen nicht tun
Abschnitt betitelt „Was eigene Felder und Notizen nicht tun“Beides sind reine Stammdaten zur Anzeige und werden bewusst nirgends automatisch ausgewertet:
| Keine Wirkung auf die Abrechnung | Sie fließen nicht in Jahresabrechnung, Betriebskostenabrechnung, Wirtschaftsplan oder Verteilerschlüssel ein. |
| Nicht in Dokumenten | Anders als der Titel eines Kontakts erscheinen sie nicht in Anschreiben, Adressblöcken oder erzeugten PDFs. |
| Nicht durchsuchbar | Die Suche in den Stammdaten findet Name, Firma, E-Mail, Telefon und Ort — nicht die Inhalte eigener Felder oder Notizen. |
| Keine Prüfung des Werts | Der Wert ist immer Text; führende Nullen bleiben deshalb erhalten. |
Soll eine Angabe tatsächlich in die Abrechnung einfließen, ist ein eigener Verteilerschlüssel oder ein Sachkonto der richtige Weg.
Beim Bearbeiten an anderer Stelle — etwa beim Zuordnen eines Eigentümers zu einer Einheit oder beim Abgleich über casavi und etg24 — bleiben eigene Felder und Notizen erhalten. Beim KI-Import eines Objekts werden keine eigenen Felder erzeugt.