Dokumentenarchiv

Das Dokumentenarchiv gehört zum Objekt: Sie öffnen es im Objekt über Dokumente in der Navigation (Pfad „Objektverwaltung › ‹Objekt› › Dokumente“). Dort liegt alles, was zum Objekt gehört — Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Protokolle, Schriftverkehr — in einer Liste. Was ein Dokument ist, sagt seine Art, nicht ein eigener Ordner.

Die Zeile unter dem Titel nennt, wie viele Dokumente abgelegt sind und — bei aktivem Kundenportal — wie viele davon im Portal sichtbar sind.

Dokumente hochladen

Ziehen Sie Dateien an eine beliebige Stelle der Seite oder wählen Sie sie über Hochladen aus. Zugelassen sind bis zu 12 MB je Datei:

Format	Ansicht im Archiv	Durchsuchbar nach
PDF, JPEG, PNG	Vorschau mit Zoom	Name und Inhalt
Word (.docx), Excel (.xlsx, .xls), CSV	Vorschau wie bei einer PDF	.docx, .xlsx: Name und Inhalt; .xls, .csv: Name
PowerPoint (.pptx), OpenDocument (.odt, .ods, .odp)	keine Vorschau — Herunterladen	Name und Inhalt
Ältere Formate (.doc, .ppt), Text (.txt)	keine Vorschau — Herunterladen	Name

PDFs und Bilder durchlaufen die Rechnungserkennung: Eine Rechnung wird ausgelesen und als Rechnung angelegt, alles andere ordnet die KI einem Dokumenttyp zu. Office- und Textdateien werden ohne Einordnung abgelegt; die Art setzen Sie bei Bedarf über Bearbeiten. Dateien aus Ihrem Posteingang landen nach dem Ablegen ebenfalls hier. Eine Datei, die im Objekt schon liegt, wird mit einem Hinweis abgelehnt.

Ordnen und suchen

Links steht der Ordnerbaum. Oben wählen Sie, wonach er gruppiert:

Gruppierung	Ordner
Art	die Dokumentart, z. B. Rechnung, Kontoauszug oder ein eigener Typ
Jahr	das Jahr des Dokumentdatums
Person	das Eigentums- oder Mietverhältnis, dem ein Dokument gehört — sonst Dem Objekt zugeordnet
Portal	wer es im Portal sieht: Beirat, Eigentümer, Mieter, Einzeln freigegeben oder Nicht freigegeben (nur bei aktivem Kundenportal)

Alle Dokumente zeigt die ganze Liste. Auf dem Telefon wird der Baum zu einer Auswahlliste über der Tabelle.

Das Suchfeld Nach Name oder Inhalt suchen durchsucht das Archiv über alle Jahre — den Namen und die Dokumentart ebenso wie den Inhalt. So finden Sie auch einen Scan mit nichtssagendem Dateinamen, etwa mit dem Suchbegriff „Dachsanierung“.

Ansehen, bearbeiten, löschen

Ein Klick auf die Bezeichnung öffnet das Dokument in der Vorschau, eine Rechnung in ihrer Prüfansicht. Am Ende jeder Zeile stehen die Aktionen:

Aktion	Wirkung
Einer Person freigeben / Einer Person zuordnen	ordnet das Dokument einem Eigentums- oder Mietverhältnis zu (siehe unten)
Herunterladen	lädt die Originaldatei
Bearbeiten	öffnet Dokument bearbeiten mit Bezeichnung, Dokumentart und Datum
Löschen	löscht das Dokument nach einer Rückfrage

Über Bearbeiten ändern Sie die Dokumentart auch nachträglich, etwa wenn die KI einen Vertrag als Schriftverkehr eingeordnet hat. Das Datum bestimmt, unter welchem Jahr das Dokument erscheint. Rechnungen bearbeiten Sie in ihrer eigenen Ansicht.

Markieren Sie mehrere Zeilen, öffnet ‹n› ausgewählt die Sammelaktionen: Freigeben (ohne Kundenportal Einer Person zuordnen), Erneut verarbeiten, Als bezahlt markieren, SEPA-Überweisung (mit Banking-Modul) und Löschen. Die Rechnungsaktionen wirken nur auf die markierten Rechnungen.

Dokumenttypen

Dokumenttypen im Kopf der Seite zeigt die Ablage-Arten des Objekts. Mit Typ anlegen ergänzen Sie eigene — etwa „Mietvertrag“ oder „Versicherung“ — mit Name und Beschreibung. Die Beschreibung sagt der KI, woran sie ein neues Dokument dieses Typs erkennt. Rechnung und Kontoauszug erkennt abrechnung360 selbst; diese Typen sind fest.

Ein Typ, dem noch Dokumente angehören, lässt sich erst löschen, wenn Sie diese einem anderen Typ zugeordnet haben.

Unterlagen einer Person zuordnen und freigeben

Ein Dokument gehört entweder dem ganzen Objekt oder einem bestimmten Eigentums- oder Mietverhältnis. Über Einer Person freigeben wählen Sie unter Für das Verhältnis (getrennt nach Aktuell und Beendet):

Mit aktivem Kundenportal ist das Dokument danach im Portal sichtbar — nur für diese Person. Ist die Erweiterung Kommunikation aktiv, können Sie die Person über Beteiligte benachrichtigen per Rundschreiben informieren.
Ohne Kundenportal heißt die Aktion Einer Person zuordnen: Das Dokument gehört dann dieser Person und kann ihrer Abrechnung beim Versand beiliegen.

Bei einem bereits zugeordneten Dokument heißt die Aktion Freigabe verwalten bzw. Zuordnung verwalten. Dort ziehen Sie mit Freigabe zurückziehen die Freigabe zurück oder geben mit Zuordnung aufheben das Dokument wieder dem ganzen Objekt.

Solange ein Dokument einem Eigentums- oder Mietverhältnis zugeordnet ist, lässt sich dieses Verhältnis nicht löschen. Heben Sie die Zuordnung vorher im Archiv auf oder ordnen Sie das Dokument neu zu.